برنامه ریزی منابع بنگاه : سیستم های سازمانی - بهینگی

برنامه ریزی منابع بنگاه : سیستم های سازمانی

216
0
اشتراک گذاری :
برنامه ریزی منابع بنگاه : سیستم های سازمانی

برنامه ریزی منابع بنگاه

سیستم های برنامه ریزی منابع بنگاه، نسل جدیدی از سیستم­های نرم­ افزاری هستند که در دهه های اخیر بوجود آمده اند. این سیستم ها حیطه ها و حوزه ­های کاری مختلف درون یک سازمان را به یکدیگر ارتباط داده و به صورت یکپارچه درمی ­آورند. این سیستم­ها را برنامه ریزی منابع بنگاه[۱](ERP)  می نامند. هدف این سیستم ها عبارتست از فراهم کردن یک چارچوب نرم­ افزاری واحد و یکپارچه و یک پایگاه داده[۲] که ارتباطات و برهم کنش­های میان بخش های کاری مختلف در سازمان و همچنین بین سازمان و مشتریان و تأمین کنندگان را تسهیل می­کند.

مفهوم سیستم­های برنامه ریزی منابع بنگاه ( ERP)

پیش از ایجاد سیستم­های برنامه ریزی منابع بنگاه، هر بخش کاری سازمان عموما دارای سیستم نرم­ افزاری و پایگاه داده متناسب با فعالیت های خود بود. این بسته های نرم ­افزاری اغلب با یکدیگر سازگار نیستند، بطوریکه امکان مبادله اطلاعات بین ۲ بخش به صورت مستقیم وجود نداشت. از طرفی، با وجود بیش از یک پایگاه داده، اغلب ثبت­ های چندگانه­ ای درباره برخی از داده­ ها وجود داشت. به عنوان مثال یک کارمند ممکن است در پایگاه اطلاعات منابع انسانی تحت عنوان جان­ اسمیت، در بخش حسابداری جان اس­ اسمیت و در  بخش مهندسی دکترجان اسمیت ثبت شده باشد.

در چنین محیطی، مبادله اطلاعات بین بخشهای مختلف به صورت دستی انجام می شد که البته سخت، پرهزینه و به دلیل دخالت انسان با اشتباه همراه بود. در نتیجه، هریک از بخش­های کاری سازمان به عنوان یک جزیره جداگانه درنظر گرفته می­شد (تصویر زیر).

برنامه ریزی منابع بنگاه

برای رفع این مشکلات و بهبود پایگاه های چندگانه داده، سیستم­های برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP) بوجود آمدند که علاوه برمرتبط کردن تمام بخش­ها به یک پایگاه داده، نیازهای کارکردی خاص هربخش را نیز مرتفع می سازد (تصویر زیر).

برنامه ریزی منابع بنگاه

به عنوان نمونه، تصویر زیر نیز مدلی است که در نزم­ افزارهای شرکت SAP، پیشرو در بازار نرم­ افزارهای ERP، برای بوجود آوردن این بهم پیوستگی ارائه شده است.

برنامه ریزی منابع بنگاه

تکامل سیستم­های برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP)

سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه یک شبه بوجود نیامده­ اند. تا حدودی، این سیستم­ ها را می­توان تکامل یافته یا نسل بعدی سیستم ­های [۳]MRP و MRPII دانست که در دهه ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ در فعالیتهای مؤسسات تولیدی بوجود آمده بودند.

سیستم های MRP و MRP II

سیستم MRP برای فعالیت های  تولیدی سازمان، یک چارچوب نرم ­افزاری و پایگاه داده تدارک می­بیند تا به این وسیله خرید، برنامه­ ریزی، مواد و عملیات را به هم متصل کند. پیش از راه افتادن سیستم ­های MRP، هریک از بخش­ها به عنوان بخشی جداگانه مدیریت می­ شد که در نتیجه آن مواردی چون موجودی­ های زیاد مواد، کندی و یا ناکارا بودن مبادلات ایجاد می­شد. سیستم MRP II [4] را اولین تلاش­ در جهت یکپارچه کردن عملیات، بازاریابی، مالی و مهندسی می­توان نامید.

برنامه ریزی منابع بنگاه

رونق سیستم های برنامه ریزی منابع بنگاه

همانطور که سیستم MRP ، یک چارچوب نرم افزاری و پایگاه داده برای فعالیت های تولیدی سازمان فراهم می­کرد، سیستم ­های  ERP  نیز موجب یکپارچگی و اتصال بخشهای کاری سازمان توسط یک چارچوب نرم­ افزاری و یک پایگاه داده مشترک می­شود. پذیرش سیستم های ERP در شرکت های بزرگ در سالهای ۱۹۹۸ سرعت گرفت که دلیل آن را می توان بحران “K22” که در کامپیوترهای قدیمی بوجود آمده بود دانست.

برای برخی شرکت­ها هزینه نصب یک سیستم جدید و مطابق روز با قالب ERP تفاوت چندانی با هزینه تعمیر سیستم­های قدیمی نمی­کرد و بالتبع با انتخاب سیستمERP  این شرکت­ها قادر بودند تا زیرساخت های اطلاعاتی کل شرکت را به روز نمایند.

ERP  چگونه کار می­کند؟

به عنوان مثال، فرض کنید یک مؤسسه تولیدی در آمریکا دارای سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه هاست و واحد فروش آن در کشوری دیگر قصد دارد تا سفارشی از مشتری را ثبت نماید.

هنگامی که فروشنده اطلاعات در مورد تقاضای مشتری را وارد می­کند، سیستم ERP بطور اتوماتیک قراردادی رسمی را تدارک می­بیند که با زبان بین­ المللی مشخصات محصول، تاریخ تحویل و قیمت را درون آن مشخص کرده است. بعد از پذیرش مشتری، سیستم ERP اعتبار مشتری را چک کرده و سفارش را ثبت می­نماید.

کاربرد های دیگر

همین سیستم ERP در هنگام ارسال محصول به کمک بخش مربوطه می آید و برمبنای تاریخ تحویل به مشتری، زمانبندی ارسال را تهیه می­کند. پیش از آن نیز، شرکت مواد موردنیاز برای این تقاضا را از موجودی ­ها کسر کرده و سفارش ساخت یا زمان خرید ارائه آن را معین می­کند.

کاربرد دیگر سیستم، به روزرسانی پیش ­بینی تولید و فروش است. بخش مالی نیز به دریافت وجه و به روزرسانی حسابهای شرکت می­پردازد. به این ترتیب سیستم تمام فرآیندهای بنگاه را که در نتیجه فروش موردنظر فعال شده اند را پشتیبانی می­کند.

کاربردهای سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP)

تصویر زیر برخی از کاربردهای کلی سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه را به همراه تعدادی از فرآیندهای مرتبط با آن نشان می­دهد. همانطور که در تصویر نشان داده شده است بعضی کاربردها بیشتر در محیط­ های به اصطلاح  back of the house  (دور از مشتریان) و برخی بیشتر در محیط های Front of the house (مرتبط با مشتریان ) مورد استفاده قرار می گیرند. البته برخی دارای کاربرد مشترک در هر ۲ نوع محیط های فوق هستند.

برنامه ریزی منابع بنگاه

مزایای سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP)

ERP جریان اطلاعات را درون سازمان سازماندهی کرده و کارایی آن را افزایش می دهد و امکان دسترسی مستقیم و سریع مدیران سطوح مختلف را به اطلاعات مهم فراهم می آورد. با آماده­ سازی و نصب صحیح سیستم ERP مزایای رقابتی زیادی برای مؤسسه ایجاد می­شود که می­تواند هزینه و زمان سرمایه­ گذاری مجدد را توجیه نماید. منافع استفاده از سیستم ERP، می­تواند فرم­ های مختلفی داشته باشد. شامل:

  1. کاهش تعداد خطاها حین استفاده از پایگاه­ های داده مختلف
  2. پاسخ سریعتر به درخواست مشتری
  3. زمان های تأمین سفارش سریعتر
  4. ارتباط کلی بهتر در سازمان
مثال از مزایای ERP در بخش تولید : هیولت پاکارد

برنامه ریزی منابع بنگاهبه عنوان مثال، شرکت هیولت پاکارد(HP) بعد از به کار گیری سیستم ERP ( محصول SAP ) توانست به بهبودهای چشمگیری در عملکرد خود دست یابد. از جمله توزیع به موقع در بیش از ۹۵ درصد موارد، کاهش زمان چرخه تولید حدود ۸۰% ، کاهش موجودی­ها حدود %۳۰ و کاهش هزینه­ های عملیاتی حدود ۳۰% و کاهش هزینه­ های توزیع حدود ۷۰% نسبت به قبل.

 

 

مثال از مزایای ERP در بخش تولید : آمازون

برنامه ریزی منابع بنگاهERP  هم در بخش تولید و هم در خدمات کاربرد دارد. سایت آمازون نمونه ­ای از سازمان­های خدماتی است که از ERP بهره می­برد. این سیستم به سازمان این امکان را می­دهد تا میان سفارشات مشتریان و انبارها (جهت ارسال و سفارش) و در نهایت تأمین کنندگان (جهت جایگزین سازی مجدد) ارتباط برقرار نماید.

 

مثال سوم از ERP : شرکت تولیدی MADRAS Cements LTD (MCL)

برنامه ریزی منابع بنگاهشرکت MCL  سازنده و عرضه کننده سیمان تحت نام تجاری  Ramco cement است. MCL دارای ۴ کارخانه به همراه یک دفتر مرکزی و دفترهای فروش می­باشد. برای دست­یابی به مزایای رقابتی در ۱۹۸۵، MCL بر کامپیوتری نمودن فرایند­های مختلف همچون موجودی، دستمزد، مالی و … تمرکز نمود و پس از مدتی هر کارخانه، طبق نیازهایش سیستم­ های مخصوص خود با قالب­ ها و فرآیندهای خاص خود در هر بخش را مورد بهره­ برداری قرار داد.

بدلیل فقدان یکپارچگی:

۱: گزارش ­ها به دلیل وجود قالب­های مختلف به تأخیر می­ افتاد.

۲: جریان اطلاعات در سرتاسر کارخانه کند و دچار اختلالاتی بود.

۳: اطلاعاتی چون جزئیات تولید نیز به صورت واحد و هماهنگ در دسترس نبود.

به همین دلیل، سیستم ERP در شرکت طی چند مرحله پیاده­ سازی گردید. اولین فاز در نوامبر ۱۹۹۹ شروع شد و در طی ۸ ماه کامل گردید. مهمترین کار، طراحی فرایندهای موجود در سراسر ۹ قسمت عملیاتی مثل منابع انسانی، مالی، فروش و … بود. سیستم ERP نیز از روی این طرح دقیق طراحی شد.

سیستم ERP به شرکت کمک­ های زیادی نمود از جمله:

۱- ساماندهی جریان اطلاعات و افزایش کارایی و کیفیت آن

۲- ساماندهی هزینه­ های کلی و کاهش برخی اتلاف­ ها

۳- برنامه ­ریزی کارا و بهره ­برداری مؤثرتر از ظرفیت تولیدی

۴- بهبود امور لجستیک: سفارشات ۲۴ ساعته تکمیل می­شد و محصولات به طور مستقیم از کارخانه ­ها برای مشتریان ارسال می­شد.

۵- افزایش بهره­ وری

۶- بهبود روحیه کارکنان

شکست سیستم ­های برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP)

در عرصه تجارت می­توان نمونه­ های بسیاری از شکست در پیاده­ سازی سیستم ERP را مشاهده کرد.

شرکت غذایی هوشی، بعد از پیاده­ سازی سیستم ERP شرکت SAP با مشکلات بسیاری در زمینه توزیع محصول مواجه شد که از جمله نتایج آن عدم عرضه یکی از محصولات این شرکت در زمان اوج فروش بین هالوین و کریسمس در قفسه ­های فروشگاه بود.

ویرپول (whirlpool) یک شرکت عمده سازنده ماشین­ آلات، تأخیرات در ارسال محصولاتش را ناشی از دشواری­ها در پیاده ­سازی سیستم ERP  می دانست.

برنامه ریزی منابع بنگاه

دلایل شکست سیستم های ERP

بعضی از دلایل مهم و رایج در شکست پیاده­ سازی سیستمهای برنامه ریزی منابع بنگاه در زیر آمده است. جالب است که بعضی از این علل مشابه همان عللی هستند که ۲۵ سال قبل به عنوان دلایل عدم موفقیت سیستمهای MRP مطرح شده بود.

۱٫ عدم تعهد مدیریت ارشد: پیاده­ سازی سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه نیاز به تعهد مدیریت ارشد دارد تا موفقیت آن تضمین شود. البته مشخص است که تعهد مدیریت فقط به معنای پشتیبانی مالی و اداری نیست، بلکه به تعهد مدیریت ارشد برای ایجاد بستری مناسب جهت هماهنگی بین بخشهای کاری مختلف نیاز است.

۲٫ فقدان منابع کافی: برخی شرکتها منابع مورد نیاز برای پیاده­ سازی صحیح ERP را کمتر از حد لازم پیش­ بینی و برآورد می­کنند. علاوه بر هزینه نرم­ افزار که تنها یک سوم هزینه کل است، هزینه مشاوران بیرونی و هزینه نیروی کار لازم در پروژه پیاده­ سازی نیز باید درنظر گرفته شود.

۳٫ فقدان آموزش کافی: در راستای تغییر سریع به سوی یک سیستم جدید اغلب در آموزش پرسنل در تمام سطوح کمبود دیده می­شود. آموزش و تمرین مناسب برای کاربران سازمان چه از لحاظ فنی و تکنیکی و چه از لحاظ کاربری مورد نیاز است.

۴٫ فقدان ارتباطات: یکی از تعهدات مدیران ارشد، برقراری ارتباط مؤثر بین بخش­های کاری بعد از پیاده­ سازی سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه می­باشد. بعد از پیاده ­سازی ERP برخی بخش­ها ممکن است از آنچه رخ می­دهد اطلاع کافی نداشته باشند و نتوانند از این اتفاقات آگاه شوند و بالتبع در هنگام مشکلات تصمیم ­گیری­ ها به طور مناسب و صحیح صورت نگیرد.

مظالعه موردی از پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه

اتحادیه شرکتهای MIXR SYSTEMS  (تولید کنندگان مخلوط کن) پس از بکارگیری سیستم MRPII در سال ۱۹۸۸، اقدام به فروش سیستم بایگانی قدیمی خود با ۲۳ فایل نمود؛ لکن هیچ خریداری وجود نداشت. قائم مقام شرکت این طور بیاد می آورد، ” فروش این سیستم درست مثل فروش شلاقهای بکاررفته در درشکه ها بود و ما در آخر مجبور به بخشیدن آن شدیم! ”

در شرایطی که سیستم بایگانی قدیمی به کارگرفته می شد، شرکت همواره مشتریانش را معطل می کرد. مشتریان باید ۶ هفته، برای دریافت قطعات یدکی مخلوط کن های خود منتظر می ماندند. کارکنان فروش، اطلاعات قابل اعتمادی در دست نداشتند و تهیه گزارش یک کار دستی طولانی ، مشکل ساز و ملامت آور بود. کنترل موجودی به صورت تصادفی صورت می گرفت؛ در برخی موارد شرکت با کمبود مواجه می شد و در موارد دیگر کارکنان جهت جلوگیری از کمبود، بیش از حد سفارش می دادند.

استفاده از سیستم MRPII

اکنون MIXER  با استفاده از اطلاعات تولید شده از سیستم MRPII  موجودی خود را در کلیه سطوح کاهش داده است.

قائم مقام شرکت می گوید: ” ما در امر کاهش سطح موجودی بسیار موفق بوده ایم. ما در سال ۱۹۸۷ نهایت تلاش خود را می کردیم که ۱۸۰۰۰ قطعه را ردیابی کنیم، ولی اکنون اطلاعات کامپیوترها به صورت موفقیت آمیز حاوی اطلاعات بیش از ۷۰۰۰۰ قطعه هستند. مکانیزاسیون به MIXER  کمک کرده است که علاوه بر کمینه کردن نیاز به افزایش نیروی انسانی، فعالیتهای جاری خود را نیز سه برابر کند .”

این سیستم از آن جهت ارزشمند است که MIXER را قادر ساخت به سرعت به سفارش مشتریان پاسخ دهد. امروزه ۹۰ % از سفارشات قطعات یدکی، ۱۰ روزه تحویل داده میشوند. قائم مقام شرکت از این متعجب است که پیش از این چگونه توانسته بود بدون در دست داشتن گزارشات هزینه های سیستم، کار خود را در روز اتمام پروژه و ارسال محموله ها به انجام رساند. این بازخورد سریع به شرکت کمک می کند تا مشکلات پنهانی قبل از مکانیزاسیون را درک کند.

 

منابع مطالعات بیشتر:

 Operation & Production Management / lee j.krajewski , larry  p.ritzman / PEARSON EDUCATION

 Production & operations Analysis / Steven Nahmias / McGraw-Hill

 Fundamentals of Operations Management / Mark M.Davis , Nicholas J.Aquilano , Richard  B.chase / McGraw-Hill ,Irwin

 

واژگان:

[۱] Enterprise resource planning

[۲] Data base

[۳] Manufacturin requirement planning

[۴] Manufacturing Resource planning

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz