اشیای Access : جدول، فرم، کوئری و گزارش - آموزش Access 2016 (قسمت دوم) - بهینگی

اشیای Access : جدول، فرم، کوئری و گزارش – آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

1182
0
اشتراک گذاری :
اشیای Access : جدول، فرم، کوئری و گزارش - آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

پایگاه داده در اکسس از ۴ نوع شی تشکیل شده اند: جدول[۱]، کوئری[۲]، فرم[۳] و گزارش[۴]. این اشیای Access در کنار یکدیگر به کاربر اجازه ورود، ثبت، نگهداری، تحلیل، جستجو، تفسیر و نمایش داده ها را می دهند.

در این مطلب در خصوص هر ۴ شی مطالبی مطرح می شود.

جدول ها

تا اینجا، یادگرفته اید که پایگاه داده مجموعه ای از داده هاست که در قالب لیست های به هم مرتبط سازمان دهی شده اند. در اکسس، همه داده ها در جدول نگه داری می شوند. بنابراین جدول قلب هر پایگاه داده است.

تا الان هم که دیگر می دانید، جدول از سطر و ستون تشکیل شده است.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

بیشتر بخوانید:  کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

رکورد و فیلد

در اکسس، سطرها و ستونها به ترکیب رکورد[۵] و فیلد[۶] نامیده می شوند. فیلد فراتر از یک ستون عادی برای نمایش داده هاست. فیلد روشی برای سازماندهی اطلاعات بر اساس نوع داده های آن است. هر تکه از اطلاعات درون یک فیلد همنوع هستند. به عنوان مثال، هر چیزی که در فیلد “نام” وارد می شود باید یک نام باشد و هر چیزی که در فیلد ” آدرس ” وارد می شود، باید نشان دهنده آدرس باشد.

به همین ترتیب، رکورد هم فراتر از یک سطر است. هر رکورد در واقع یک واحد اطلاعات است.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

بیشتر بخوانید:  مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

ساختار جدول

به این که اطلاعات هر رکورد در فیلدهای مختلف وارد می شود، توجه کنید. هر چند اطلاعات در هر رکورد به فیلدهای مختلفی تقسیم می شود، اما همه این اطلاعات به همان رکورد تعلق دارند.

عددی که در سمت چپ هر سطر است را ببینید؟ این عدد همان ID است که هر رکورد را متمایز می کنید. شماره ID هر رکورد به کلیه اطلاعات موجود در آن سطر اشاره دارد.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

جداول برای نگهداری اطلاعات مرتبط با هم  خیلی خوب هستند. فرض کنید یک شیرینی فروشی دارید و پایگاه داده ی شیرینی فروشی شامل جدولی برای اطلاعات مشتریان، مانند شماره تماس، آدرس منزل و آدرس ایمیل است. به این دلیل که همه ی این اطلاعات مربوط به مشتریان است، آنها را در یک جدول نگه داری می کند.

هر رکورد بایستی فقط به یک مشتری اشاره کند. همه اطلاعات مشتری نیز باید در فیلدهای آن آورده شود. اگر می خواهید اطلاعات دیگری نگه داری کنید، مثلا تاریخ تولد مشتری – می توانید فیلد جدیدی به این جدول اضافه کنید.

بیشتر بخوانید:  ویرایش ظاهر جدول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس ششم)

فرم ها، کوئری ها و گزارش ها

جداول اکسس همه داده ها را نگه می دارد، و سه شی دیگر اکسس – فرم، کوئری و گزارش- روشهای کار با این داده ها را فراهم می کنند. هر یک از این سه ابزار با رکوردهای وارد شده در جدول کار می کنند.

فرم ها

فرم ها برای ورود، ثبت، ویرایش و نمایش رکوردها استفاده می شود. شما تاکنون حتما با فرم های مختلفی روبرو شده اید، فرم های بانکی، فرم ثبت نام کنکور، فرم ثبت نام ایمیل، فرم انتخاب واحد دانشگاه و .. . فرم ابزار ساده ای است که به افراد در ورود داده ها کمک می کند

وقتی اطلاعات را در یک فرم اکسس وارد می کنید، داده ها در محلی که طراح پایگاه داده مشخص کرده است -در یک یا چند جدول اکسس- ذخیره می شود.

فرم ها ورود داده را ساده تر می کنند. کار با جداول می تواند گیج کننده باشد، خصوصا وقتی باید داده ها در چند جدول ثبت شوند. وقتی جداول مرتبط با هم دارید، شاید لازم باشد برای ورود داده با بیش از یک جدول کار کنید. در فرم ها امکان ورود داده در چند جدول به صورت همزمان و اتوماتیک وجود دارد.

طراح پایگاه داده می توانند محدودیتهایی در هر فرم اعمال کند که داده ها حتما طبق فرمت مناسب وارد شود. بنابراین، فرم باعث می شود تا داده ها به صورت سازگار، متناسب و سازمان یافته وارد پایگاه داده شوند.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

بیشتر بخوانید:  کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

کوئری ها

کوئری (پرس و جو) روشی برای جستجو و تفسیر داده ها از یک یا چند جدول است. اجرای کوئری مانند پرسیدن یک سوال جزئی یا مفصل از پایگاه داده است. وقتی یک کوئری در اکسس می سازید، در واقع یک جستجوی مشخص انجام می دهید تا آن چیزی که واقعا می خواهید، پیدا کنید.

کوئری ها خیلی قدرتمندتر از جستجوی ساده هستند. در حالیکه در جستجو می توانید نام یک مشتری را پیدا کنید، شما می توانید با اجرای کوئری نام و شماره تماس مشتریانی را پیدا کنید که طی هفته گذشته خرید داشته اند.

اگر کوئری به خوبی طراحی شده باشد، می تواند اطلاعاتی در اختیار شما قرار دهد که براحتی از طریق جستجو در جداول قابل دستیابی نیست.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

در ادامه آموزش اکسس در بهینگی می توانید موارد زیر را در خصوص کوئری های اکسس مطالعه کنید:

گزارشات

گزارشات امکان نمایش داده ها را به صورت شکیل و ساختاریافته می دهد. وقتی پرینتی از برنامه کلاسی یا یک فاکتور دریافت می کنید، در واقع با گزارش سروکار دارید.

گزارشات مفید هستند چرا که کاربر از طریق آن می تواند اطلاعات پایگاه داده را به شکل ساده و فرمت یافته مشاهده کند. امکانات بسازی برای تغییر ظاهر گزارش در اکسس وجود دارد که آن را چشم نواز و جذاب  می کند. اکسس امکان ساخت گزارش از هر جدول یا کوئری را می دهد.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

همه ی اشیای Access در کنار یکدیگر

حتی اگر مفهوم هریک از اشیای اکسس و نحوه استفاده از آنها را یادگرفته باشید، اما درک نحوه کارکرد همه این اشیا در کنار یکدیگر نیاز به توضیح بیشتر دارد. هر بخش از داده هایی که در کوئری، فرم یا گزارش استفاده می شود، در یک یا چند جدول پایگاه داده قرار گرفته است.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم) ارتباط بین فرم، جدول، گزارش و کوئری

فرم ها امکان ورود داده جدید و نمایش داده های موجود را فراهم می کند. گزارشات داده ها را به صورت ساختار یافته و شکیل از جداول و کوئری ها نمایش میدهند. کوئری هم که برای جستجو و تحلیل داده ها استفاده می شود.

این ارتباطات به نظر پیچیده می آید، اما در عمل به خوبی و راحتی در کنار یکدیگر ترکیب می شوند. حتی در هنگام استفاده از پایگاه داده اکسس، گاهی متوجه نمیشویم که چنین ارتباطاتی بین اشیا وجود دارد. به عنوان مثال تصور کنید در کتابخانه از فرم جستجوی کتاب استفاده می کنید(شکل زیر).

 

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

وقتی کتاب موردنظر خود را جستجو می کنید، در واقع عبارت جستجو را در فرم وارد کرده و کلیک می کنید. با کلیک شما، کوئری مورد نظر اجرا می شود. وقتی کوئری جستجوی جداول پایگاه داده را تمام کرد، رکوردهایی که با جسنجوی شما تطابق دارد را در قالب گزارش نمایش می دهد.

اشیای Access : آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

همانطور که در شکل فوق مشاهده می کنید، اطلاعاتی که به شما نمایش داده می شود، در جداول مختلفی نگه داری شده اند : یک جدول برای عناوین و شرح کتابها، جدولی برای بررسی وضعیت موجود بودن کتاب (در امانت بودن آن) و جدولی برای محل نگهداری کتاب در کتابخانه.

جمع بندی

در این مطلب با اشیا پایگاه داده آشنا شدید. هر پایگاه داده از ۴ شی به نام های جدول، فرم، کوئری و گزارش ساخته می شود. این اشیا با همدیگر مرتبط هستند. به همین دلیل اکسس در تهیه پایگاه های داده رابطه ای[۷] بسیار قوی عمل می کند. در مطالب بعدی از آموزش اکسس، به نحوه مدیریت اشیای پایگاه داده می پردازیم.

مطالب بعدی آموزش اکسس ۲۰۱۶:

بیشتر بخوانید:  شروع کار با اکسس : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ( درس سوم)

 

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz