4 سوال برای تحلیل گلوگاه ها در فرایندهای سازمانی - بهینگی

۴ سوال برای تحلیل گلوگاه ها در فرایندهای سازمانی

اشتراک گذاری :
4 سوال برای تحلیل گلوگاه ها در فرایندهای سازمانی

حتما تجربه گیر افتادن در ترافیک خیابان را داشته اید، در این حالت شما یک گلوگاه (bottleneck) را تجربه کرده اید. در واقع ترافیکی که شاید حوصله شما را سر برده باشد، یک گلوگاه است. اجازه بدهید یک سوال ساده بپرسیم: چرا وقتی گلوگاه در خیابان پیش می آید، ترافیک ایجاد می شود؟

جواب خیلی بدیهی است؟ وقتی گلوگاهی در مسیر خودروها ایجاد میشود مثلا تصادفی یا خرابی جاده یا … ، فضای کمی برای حرکت خودروها باقی می ماند. در نتیجه تعداد کمی خودرو می توانند از محل گلوگاه عبور کنند که منجر به تشکیل صف پشت گلوگاه شده و در مقابل پس از گلوگاه خیابان خلوت می شود.

با در نظرگرفتن مفهوم فوق، به این سوال پاسخ دهید

گلوگاه های فرایندهای سازمان چیست؟

متناظر با مثال ترافیک در خیابان : گلوگاه وقتی است که نوعی محدودیت در پیشرفت فرایند رخ می دهد که موجب جمع شدن و انتظار کارها می شود.

اگر با ادبیات فرایندها در سازمان بخواهیم صحبت کنیم، کمبود منابع یا فقدان منابع در یک یا چند مرحله از فرایند موجب گلوگاه می شود. به عبارتی سرعت ورود کارها یا قطعات به گلوکاه بیشتر از سرعت پردازش شده، در نتیجه صف پشت گلوگاه تشکیل می شود. و از طرف دیگر، پس از گلوگاه نیز مراحل بعدی دچار کمبود کار یا قطعه می شود. به این ترتیب گلوگاه سرعت فرایند و میزان بهره برداری از منابع را بشدت کاهش می دهد.

در این مطلب قصد داریم به نحوه تحلیل گلوگاه ها در فرایندهای سازمان بپردازیم. به این منظور ۴ سوال اصلی زیر پیشنهاد می شود تا در هنگام تحلیل گلوگاه بپرسید.

۴ سوالی که به تحلیل گلوگاه های فرایند کمک می کند

اکنون که می دانید گلوگاه های فرایند چیست، زمان لازم برای تحلیل آنها فرارسیده است. تحلیل گلوگاه ها با هدف جستجوی راه حل مناسب برای کاهش حجم کارهای جمع شده و در انتظار قبل از گلوگاه انجام می شود.

به این منظور با ۴ سوال زیر شروع کنید:

۱٫ گلوگاه مانع انتقال چه چیزی شده است؟

اولین پاسخی که بایستی به دنبال آن باشید اینست که گلوگاه باعث شده تا کدام جزء از فرایند دچار محدودیت شود.

عمدتا، این جزء در یکی از سه گروه زیر قرار می گیرد:

  1. اطلاعات: برای ادامه فرایند، یک فرد یا سیستم نیاز به اطلاعاتی دارد تا پردازش کرده یا براساس آن تصمیم بگیرد. به عنوان مثال، در صورتی که سرعت تبادل اطلاعات سرورها پایین باشد، انتقال اطلاعات به کندی انجام می شود.
  2. محصول: مراحل تولید یک محصول بنا به دلایلی که در سوالات بعدی بررسی می شود، محدود شده است.
  3. خدمات: ارائه یا تحویل یک خدمت متوقف شده است و لازم است تا علت آن بررسی شود.

4 سوال برای تحلیل گلوگاه ها در فرایندهای سازمانی

 ۲- عوامل ایجاد گلوگاه چه هستند؟

سه عامل منجر به وقوع گلوگاه می شوند. در ادامه برخی از دلایل هریک آمده است:

  1. افراد: آموزش ناکافی، کاهش میزان کار، تاخیر در کار، انتخاب افراد ناکارامد
  2. سیستم ها و تجهیزات: فرسوده یا خراب است، با سایر سیستم ها هماهنگ نیست، و نهایتا شاید به مقدار کافی موجود نیست و بایستی خریداری شود.
  3. سازمانی: فقدان اهداف روشن، ساختار سازمانی مبهم، فرهنگ نامناسب سازمانی، رهبری دارای خطا، جو سازمانی ضعیف، فقدان برنامه ریزی استراتژیک و مواردی از این قبیل.

همانطور که دیدید، هدف این سوال تعیین عواملی است که منجر به وقوع گلوگاه می شود. می تواند یک یا ترکیبی از سه عامل فوق باشد.

بیشتر بخوانید:  5 نکته کلیدی در سازماندهی فرایندهای کسب و کار

۳- آیا تلاقی بین دو فرایند موجب گلوگاه می شود؟

تشخیص نقاط اشتراک یا تلافی بین فرایندها یکی از کارهای رایج در مدلسازی فرایند است.

هر زمان که نیاز به تبادل اطلاعات، بین افراد یا سیستم ها یا هردو باشد، در واقع یک تلاقی روی داده است. و در حین تبادل اطلاعات، ریسک تاخیر یا خطا وجود دارد، که می تواند منجر به گلوگاه شود.

بنابراین علاوه بر این که هر یک از مراحل فرایند بایستی بررسی شود، توجه ویژه ای نیز به ارتباطات بین مراحل و بین فرایندها باید داشت. از دیدگاه تفکر سیستمی، ارتباط بین اجزا یا زیرسیستم ها به اندازه خود سیستم ها و اجزا مهم هستند. چه بسا قطعات و اجزای سیستم درست کار کنند، اما ارتباط بین آنها بدرستی برقرار نشود.

4 سوال برای تحلیل گلوگاه ها در فرایندهای سازمانی

۴- آیا گلوگاه به دلیل کمبود منابع رخ داده است؟

عمدتا سه نوع منبع در سازمان وجود دارند که کمبود آنها موجب کاهش سرعت و پیشرفت فرایند می شود:

  1. منابع انسانی : کمبود نیروی انسانی موردنیاز، کمبود نیروی انسانی متخصص، درگیر بودن نیروی انسانی متخصص در پروژه های مختلف به صورت همزمان
  2. منابع سیستمی : ناکارآمدی ساختارها، برنامه ها، روش های موردنیاز برای انجام یک مرحله از فرایند یا ارتباطات بین مراحل
  3. تجهیزات : کمبود یا ناکارآمدی ماشین آلات، ابزارها و سخت افزارها
بیشتر بخوانید:  تکنیک 5 چرا (5why): روش سریع برای پیداکردن علت ریشه ای مسائل و مشکلات

نکته آخر:

پس از پاسخ به این ۴ سوال، دیدگاه کاملتر و جامع تری نسبت به فرایند و گلوگاه های آن داریم. به این ترتیب تحلیل گلوگاه های فرایندی به پایان رسیده و بایستی به دنبال راهکارهای بهبود فرایند باشیم.

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای فرایندهای کسب و کار:

۵ نکته کلیدی در سازماندهی فرایندهای کسب و کار

 

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz