10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟ - بهینگی

۱۰ اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟

اشتراک گذاری :
10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟

چقدر خوب زمان خود را مدیریت می کنید؟ اگر شبیه اکثر افراد هستید، ممکن است پاسختان کاملا مثبت نباشد!. چرا که احتمالا احساس اضطراب میکنید. اغلب تا دیر وقت برای رسیدن به مهلت ها باید کار کنید. ممکن است روزهایتان از یک بحران به بحران دیگر سپری شود و وضعیت استرس زا و نا امیدکننده ای تجربه کنید.

 ۱۰ اشتباه مدیریت زمان

خیلی از ما میدانیم که زمان خود را میتوانیم موثرتر مدیریت کنیم.  می دانیم که در استفاده و کنترل زمان دارای اشتباهات فراوان هستیم. اما شناختن اشتباهاتی که انجام میدهیم و دانستن چگونگی بهبود آنها میتواند سخت باشد.

هنگامیکه زمان خود را به خوبی مدیریت میکنیم، علاوه بر اینکه، در کار فوق العاده بهره ور هستیم، سطح استرس نیز کاهش می یابد. میتوانیم زمان را به پروژه های با ارزش تر و جالب توجه که تفاوت جدی در کار و مسیر شغلی ایجاد میکنند، اختصاص دهیم.

در این مطلب، نگاهی می اندازیم به ده مورد از رایج ترین اشتباهات در مدیریت زمان، همچنین شناخت استراتژی ها و نکاتی که میتوان برای غلبه بر آنها استفاده کرد. مطالعه سایر مطالب بهینگی در خصوص مدیریت زمان نیز می تواند راهکارهای عملی و کاربردی در اختیار خواننده قرار دهد.

۱٫ نداشتن لیست وظایف ( To_Do List)

آیا تاکنون  خود را به خاطر فراموشی بخشی از کار سرزنش کرده اید؟ اگر چنین است، احتمالا از لیست وظایف (To_Do List) برای پرداختن به فعالیت های مهمتر استفاده نمی کنید. یا اگر استفاده میکنید، ممکن است به طور اثر بخش آن را به کار نمی برید.

رمز استفاده اثربخش از لیست وظایف در اولویت بندی وظایف است. برای اولویت بندی بسیاری از افراد از سیستم کدگذاری A_F استفاده می‌کنند. A برای موارد با اولویت بالا و F برای موارد با اولویت بسیار پایین. همچنین میتوانید با استفاده از حروف A_D یا ارقام کدگذاری را ساده سازید.

در صورتیکه آیتمهای لیست وظایف شامل پروژه های بزرگی باشد و به اندازه کافی ریز نشده باشد. اگر دقت کافی بخرج ندهید، ممکن است خیلی از وظایف مبهم و نامشخص باشند.

به عنوان مثال، در لیست وظایف،  آیتمی با عنوان شروع برنامه ریزی بودجه وجود دارد. این عبارت مقداری مبهم و نامشخص است، این پروژه یا فعالیت شامل چه مراحل یا فعالیتهایی میشود؟

فقدان جزییات میتواند موجب اهمال کاری شده یا اینکه برخی مراحل کلیدی پروژه نادیده گرفته شود. مطمئن شوید که وظایف یا پروژه های بزرگ را به مراحل مشخص و قابل اجرا می شکنید (ساختار شکست کار )، در این صورت فعالیت مهمی نادیده گرفته نخواهد شد. همچنین زمانیکه چند پروژه بزرگ همزمان برای انجام دارید، میتوانید از برنامه عملیاتی استفاده کنید. برنامه های عملیاتی(Action Program) مدل پیشرفته لیست وظایف هستند.

۲٫ مشخص نبودن اهداف فردی

آیا میدانید که شش ماه بعد میخواهید کجا باشید؟ سال بعد همین موقع یا ده سال بعد چطور؟ اگر نمیدانید، پس وقتش است که اهداف فردی خود را تعیین کنید.
تعیین اهداف فردی در مدیریت اثربخش زمان ضروریست، زیرا اهداف به شما مقصد و تصویری از فعالیت های آتی ارائه میدهد. هنگامیکه میدانید به کجا میخواهید برسید، می توانید برای رسیدن به آن، اولویت ها و زمان و منابع را مدیریت کنید. همچنین اهداف به شما کمک میکنند که تصمیم بگیرید چه چیزی ارزش صرف زمان را دارد و چه چیزی فقط یک وقفه یا انحراف در مسیر است.

10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟

۳٫ اولویت بندی نکردن

همکارتان وارد اتاق می شود در حالیکه ادعا می کند مساله ای پیش آمده است که بحرانی و مهم است. در حالیکه شما شما مشغول کار دیگری مثلا طوفان فکری ایده های جدید برای مشتریان هستید.

حین طوفان فکری تقریبا به یک ایده فوق العاده برای کمپین بازاریابی رسیده اید، اما به خاطر فوریت مساله ای که همکارتان مطرح کرده است، خطر از دست دادن رشته افکارتان را می‌پذیرید.

گاهی اوقات، آگاهی از نحوه اولویت بندی دشوار است. مخصوصا وقتی با حجم زیادی از فعالیت های ظاهرا فوری روبرو هستید. با این حال اگر می خواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید ضروریست که بیاموزید وظایف را به طور موثر اولویت بندی کنید. فعالیتهای پر بازده، با اولویت بالا و کم ارزش و بی اهمیت را تعیین کنید. اگر تفاوت بین اولویت فهالیتها را بدانید، زمان خود را در طول روز بسیار بهتر مدیریت خواهید کرد.

ماتریس اولویت اجرا (Action priority Matrix) ابزاری است که به شما در اولویت بندی اثربخش فعالیتها کمک میکند.

10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟

۴٫ شکست در مدیریت وقفه های بین کار

10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟آیا میدانید که بعضی از ما دو ساعت از روز را به خاطر وقفه های کاری از دست میدهیم؟ فکر کنید که چقدر کار می‌توانستید انجام دهید، اگر دوباره این زمان را داشتید.

وقفه های بین کار به هر دلیلی از ایمیل ها، پیام های لحظه ای، مسائل همکاران یا تماس های تلفنی مشتریان ناشی میشوند که ما را از دستیابی به پیشرفت و گردش کار باز می دارند.

اگر می خواهید کنترل روز خود را بدست بگیرید و بهترین کارتان را انجام دهید، واجب است که بدانید چطور به صورت موثر وقفه های کاری را حداقل و توقف ها را مدیریت کنید.

به عنوان نمونه، وقتی نیاز به تمرکز دارید برنامه چت خود را خاموش کنید. به اشخاصی که بیش از حد وقفه در کار شما ایجاد میکنند نیز این موضوع را بگویید.

همچنین بایستی بتوانید روی خودتان نیز کار کنید، تا آسیب پذیری کمتری در برابر وقفه های کاری داشته باشید. تمرکز خود را بهبود بخشید، حتی زمانیکه با وقفه های بین کار مواجه می شوید

۵٫اهمال کاری

وقتی فعالیتهایی را که باید همین الان روی آنها تمرکز کنید کنار بگذارید، تأخیر رخ می‌دهد. هنگامی که تعلل میکنید، احساس بدی دارید که هنوز شروع نکرده اید، نسبت به انجام وظیفه بی علاقه میشوید و سر انجام زمانیکه در اتمام به موقع کار شکست میخورید، همه چیز در مقابل شما قرار میگیرد.

به عنوان نمونه، یک استراتژی کارآمد اینست که به خودتان بگویید که قرار است پروژه ای را به مدت ده دقیقه شروع کنید. اغلب افرادی که تعلل میکنند، احساس میکنند که باید فعالیتی را از ابتدا تا انتها انجام دهند. این انتظار زیاد باعث میشود احساس خستگی و اضطراب کنند. در عوض، روی تخصیص زمانی کم برای شروع تمرکز کنید.

همچنین ممکن است استفاده از برنامه های عملیاتی(Action Plans) را مفید تشخیص دهید. برنامه های عملیاتی به شما کمک میکند پروژه های بزرگ را به مراحل قابل کنترل بشکنید، که در آن فهمیدن فعالیتهایی که نیاز است انجام شود بسیار آسان است و میتوانید قسمتهای کوچک را در یک زمان تمام کنید. انجام اینکار میتواند به احساس خستگی بیش از حد شما در آغاز پروژه جدید پایان دهد.

۶٫ عدم توانایی در نه گفتن

ایا از افرادی هستید که برایشان نه گفتن به دیگران دشوار است؟ اگر چنین هست، احتمالا پروژه و تعهدات زیادی روی دوش شماست. این وضعیت منجر به عملکرد ضعیف و استرس و روحیه کم شود.

یا ممکن است مدیر خردنگر( Micro manager ) باشید. کسی که روی کنترل و انجام تمام کارها توسط خودش اصرار دارد، چرا که در انجام صحیح کار به شخص دیگری اعتماد ندارد. البته خردنگری می تواند مشکل همه بخشها باشد.

در هر صورت پذیرفتن وظایف زیاد، موجب بهره برداری کمتر از زمان می شود. ضمن اینکه میتواند اعتبار شما را به خاطر ارائه کار نامرتب و شتاب زده از بین ببرد.

برای پایان این حالت، هنر ظریف «بله» گفتن به فرد و «نه» گفتن به فعالیت را بیاموزید. این مهارت به شما کمک میکند قاطع باشید در حالیکه حس خوبی در گروه حفظ میکنید.

اگر افراد برای دریافت پاسخ مثبت به درخواست هایشان پیش شما می آیند، یاد بگیرید که چطور آرامش خود را حفظ کنید و سپس درباره پذیرش درخواست های وی تصمیم بگیرید.

۷٫ مشغله بیش از حد

بعضی از افراد به دلیل اینکه زیاد مشغله دارند، عجله میکنند. مهلت های نزدیک به هم، ایمیل های بی پایان، توده ای از پوشه های نیازمند به رسیدگی روی میز، قرار های ملاقات عجله ای… چه خسته کننده!

مشکل اینجاست که اعتیاد به مشغله بیش از حد ( Addiction to busyness) نشان دهنده اهمیت فرد یا اثربخش بودن وی نیست.  اغتیاد به داتشن مشغله زیاد میتواند منجر به استرس شود. در عوض سعی کنید ارام تر باشید و بیاموزید که زمان خود را بهتر مدیریت کنید

10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟

۸٫ انجام چند کار همزمان (Multitask)

لیندا برای اینکه بتواند به کارهای بیشتری برسد، معمولا همزمان با گفتگو با مشتری به ایمیل ها نیز پاسخ می دهد. اگر چه او فکر میکند با انجام همزمان چند کار می تواند از زمان استفاده بیشتری ببرد اما حقیقت اینست که وقتی چند کار همزمان انجام میدهید، در مقایسه با وقتی که لیست وظایف را به ترتیب انجام میدهید، ۲۰ تا ۴۰ درصد زمان بیشتری برای اتمام لیست کارها صرف میشود.

از سوی دیگر، ممکن است نحوه کار کردن لیندا موجب شود که هر دو کار را ضعیف انجام دهد. ایمیل ها پر از خطا و مشتریان به خاطر عدم تمرکز او، سردرگم شوند. پس بهترین کار، تا حد امکان غلبه بر وسوسه انجام چند کار همزمان است. در عوض، هر زمان روی یک فعالیت تمرکز کنید. در این حالت کار با کیفیت بالاتری ارائه خواهید کرد.

۹٫ استراحت نکردن

10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟این که فکر میکنید میتوانید ۸ تا ۱۰ ساعت بدون وقفه کار کنید، خیلی عالی است. مخصوصا زمانیکه برای رسیدن به یک مهلت زمانی کار می کنید. اما برای هر شخصی غیر ممکن است که بدون بازیابی و استراحت مغز، بتواند متمرکز شده و کار با کیفیت بالایی ارائه دهد.

بنابراین زمان های استراحت نیز جزئی از راه رسیدن به هدف هستند و این زمان ها را « زمان اتلاف» در نظر نگیرید. زمان استراحت، زمان ارزشمندی است که شما را قادر میسازد خلاقانه فکر کنید و به صورت اثربخش عمل کنید. اگر برای شما قطع کار پس از چند ساعت دشوار است، حتما در برنامه کاری خود زمانهای استراحت در نظر بگیرید. برای یادآوری زمانهای استراحت، ساعت تنظیم کنید.

قدمی بزنید، یک فنجان قهوه بنوشید، یا فقط پشت میز بنشینید و فکر کنید. سعی کنید هر یک یا دو ساعت، پنج دقیقه استراحت کنید و مطمئن شوید زمان مفصلی به خودتان برای ناهار میدهید. اگر گرسنه باشید، کار با کیفیت خوبی ارائه نخواهید کرد!

۱۰٫ زمانبندی ناکارآمد وظایف

آیا سحر خیز و صبح کار هستید؟ یا هنگام غروب انرژی دارید؟ ریتم انرژی ما ممکن است با همدیگر فرق کند. هر کدام از ما در بعضی از اوقات روز احساس می کنیم انرژی بیشتر و بهره وری بالاتری داریم.

بهتر است زمانبندی کارها با توجه به این ریتم انرژی انجام شود. میتوانید با زمانبندی کارهای با ارزش در زمان اوج انرژی و کارهای کم ارزش (مانند پاسخ تماسهای تلفنی و رسیدگی به ایمیل) در طول زمان کم انرژی بهترین استفاده از زمان را ببرید.

10 اشتباه مدیریت زمان: تله های متداول مدیریت زمان چیست؟

نکات کلیدی

یکی از موثرترین راه های بهبود بهره وری، شناخت و اصلاح اشتباهات مدیریت زمان است.
هنگامی که فرصت پیدا کنید بر این اشتباهات غلبه کنید، تفاوت بزرگی در بهره وری خود به وجود می اورید. همچنین خوشحال تر خواهید بود و استرس کمتری تجربه خواهید کرد.

با گوشی اسکن کنید
"یک ستاره""دو ستاره""سه ستاره""چهار ستاره""پنج ستاره!"

اولین امتیاز را شما بدهید
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz