گزارش فعالیت ها : تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمره - بهینگی

گزارش فعالیت ها : تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمره

اشتراک گذاری :
گزارش فعالیت ها : تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمره

بهینگی در سری کامل مدیریت زمان به ارائه مطالب مفید و کاربردی این موضوع می پردازد. در این مطلب نیز یکی از راهکارهای مدیریت زمان ارائه می شود. تهیه گزارش فعالیت های روزانه یک ابزار کاربردی برای مدیریت زمان است. مهمترین کاربرد گزارش فعالیت ها (Activity Log) را می توان ایجاد تصویری شفاف و روشن از کارهای انجام شده در طی روز دانست. معتقدیم تهیه ی این گزارش کمک می کند که هر روز زمان بیشتری برای انجام فعالیت ها پیدا کنیم.

رابطه بین زمان های روزمره و پیشرفت حرفه ای

با یک سوال شروع می کنیم: فکر می کنید چقدر از زمان هایی که در محل کار صرف می کنید، هیچ کمکی به پیشرفت شما نمی کند؟

چند ثانیه به سوال بالا فکر کنید.

در ابتدا ممکن است بگویید خیلی کم. اما ممکن است متعجب شوید وقتی متوجه شویدی که چقدر از زمان خود را صرف کارهایی می کنید که در راستای موفقیت شما نیستند. خصوصا اگر قبل از این از ابزار گزارش فعالیت های روزانه استفاده نکرده باشید.

بیشتر بخوانید:  مدیریت زمان برای کودکان : راهکارها و پیشنهادات عملی

گزارش فعالیت ها : تصویری از نحوه استفاده از زمان در محل کار

می گویند اولین گام در حل هر مساله، شناخت مساله است. اولین گام در رسیدن به مقصد نیز اینست که بدانید الان کجا هستید. در حوزه مدیریت زمان، گزارشی که از فعالیت های روزمره خود می نویسید، یکی از همین اولین گام ها محسوب می شود. گزارش فعالیت روزانه می تواند تصویری از زمان های صرف شده شما در طول روز بدهد.

پس از تهیه گزارش فعالیت ها، بهتر می توانید قضاوت کنید چه میزان از زمان خود را صرف پیشرفت خود کرده اید. پس از آن انگیزه پیدا می کنید که فعالیت های با ارزش پایین رو حذف کرده یا کاهش دهید.

گزارش فعالیت ها : تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمرهحذف اتلاف زمان، ناب شدن زمان و بهره وری فردی

حذف اتلاف به این معناست که شما بهره وری زندگی خود را بالا برده اید. یعنی اگر چه مدت حضور شما در محل کار تغییر نکرده است، اما توانسته اید کارهای با ارزش بیشتری انجام دهید.

اگر بهره وری را به سادگی نسبت خروجی به ورودی تعریف کنیم، در واقع ورودی شما همچنان ثابت است، اما ارزش خروجی را افزایش داده اید.

گزارش فعالیت ها مشابه نقشه جریان ارزش در تولید ناب است. وقتی در تولید ناب از نقشه برداری جریان ارزش استفاده می کنید، در واقع تصویری از وضعیت فعلی تولید و میزان اتلافها در آن تهیه می کنید.

Task Manager زندگی!

اگر با کامپیوتر سروکار داشته باشید، می دانید که منابع پردازشی کامپیوتر محدود است. وقتی چند کار سنگین با هم انجام میدهید، رایانه شما به وضعیت کند شدن سرعت می رسد. طوری که دیگر انتظار هیچ خروجی ندارید!

گزارش فعالیت ها نیز مانند اینست که هر روز میزان وقتی که برای کارهای مختلف صرف می کنید، را پایش کنید. شاید نیاز باشد بعضی از کارها را از لیست امور روزمره خود، حذف کنید. مثل وقتی گزینه End Task را انتخاب می کنید.

گزارش فعالیت ها : تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمره

با گزارش فعالیت بیشتر آشنا شویم!

گزارش فعالیت (به نامهای دفترچه کارها یا گزارش فعالیتهای روزانه نیز شناخته میشود) یادداشتی است از اینکه چه طور زمان خود را سپری می کنید. با تهیه ی گزارش فعالیت به مدت چند روز، می توانید تصویر دقیق از آنچه که در طول روز انجام می دهید را بسازید و بهتر بر زمان خود سرمایه گذاری کنید.

حافظه دستیار خوبی نیست

اگر معتقدید که نیازی به لیست برداری کارها نیست و حافظه تان بقدر کافی قوی است، اشتباه می کنید. چند بار که گزارش فعالیت را آماده کردید، متوجه خواهید شد که حافظه انسان راهنمای ضعیفی است و تهیه ی گزارش، دید شما را نسبت به فعالیت های روزانه خود بازتر و بهتر می کند.

تشخیص زمانهای پرانرژی روزانه

گزارش فعالیت ها همچنین کمک می کند تا مهمترین کارهای خود را به مناسبترین زمان های روز منتقل کنید. در بعضی ساعات روز پر انرژی هستید و در بقیه ساعات بی رمق. وضعیت انرژی شما در طول روز به حال ِ جسمانی شما، زمان استراحت، نوع و زمان تغذیه، و کاری که انجام میدهید بستگی دارد. به عنوان نمونه، اگر صبحها انرژی بیشتری دارید و خلاق تر هستید، بهتراست کارهای مهمتر را در این بازه زمانی انجام دهید. و در عوض، کارهایی که کمتر انرژی می برند مانند پاسخ به ایمیل ها یا تماس به افراد را بعد از ظهرها انجام دهید.

گزارش فعالیت ها : تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمره

تشخیص فعالیتهای غیر اصلی

گزارش فعالیت ها همچنین در شناسایی فعالیتهای غیر اصلی که به شما کمکی در رسیدن به اهدافتان نمی کند، سودمند است. به عنوان نمونه، ممکن است شما بیش از آنچه فکر می کنید صرف اینترنت، چایی خوردن!، تماس های تلفنی و … کنید. وقتی ببینید که چقدر وقت روی این فعالیتهای غیر اصلی تلف می کنید، می توانید راهی برای حذف یا کاهش این زمانها پیدا کنید.

نکته: گزارش فعالیت های روزانه را با برگه زمانبندی اشتباه نگیرید. گزارش کارهای روزانه همانطور که از نامش مشخص است، برای گزارش کارهایی است که در طول روز انجام دادید. برای پیگیری اینکه چقدر وقت صرف هر کاری کرده اید.

گزارش فعالیت را چگونه تهیه کنیم؟

برای ثبت اطلاعات می توانید از قالبهای آماده استفاده کنید. یا اینکه خودتان در سرسید این کار را انجام دهید. یا در نرم افزاری مانند اکسل این کار را انجام دهید. گزارش فعالیت ها جدولی است که دارای ستون های زیر است:

  • زمان/تاریخ
  • شرح فعالیت
  • وضعیت انجام
  • مدت زمان
  • ارزش(زیاد، متوسط، کم)

سپس بدون اینکه رفتار روزمره خود را تغییر دهید، هر چیزی که در محل کار انجام میدهید را در این جدول ثبت کنید، دقیقا همانطور که در واقعیت هست.

گزارش فعالیت ها : تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمره

گزارش فعالیت را تحلیل کنیم!

پس از اینکه چند روز گزارش فعالیت های روزانه را نوشتید، نوبت به بررسی و تحلیل آنها میرسد. پس از تحلیل، تازه متوجه شوید که چقدر زمان صرف کارهای بی ارزش کرده اید.

وقتی گزارش کار روزانه را تحلیل کنید، شما می توانید بهره وری خود را با انجام یکی از اقدامات زیر افزایش دهید:

۱٫ حذف یا واگذاری فعالیت ها :

بعضی از فعالیتها جزو نقش یا وظایف شما نیستند. یا اینکه کمکی در رسیدن به اهدافتان نمی کنند. ممکن است فعالیتهایی باشد که فرد دیگری در سازمان باید انجام دهد(شاید با دستمزد کمتر). یا فعالیتهای شخصی باشد مانند ارسال ایمیلهای غیرکاری یا وبگردی.

۲٫ چالشی ترین کارها در پر انرژی ترین زمان ها:

کارهای چالشی خود را در زمانهایی از روز انجام دهید که بالاترین انرژی را دارید. به این ترتیب، کار شما کیفیت بهتر داشته و زمان کمتری می برد.

۳٫ کاهش تعداد تغییر بین کارها:

زمانهای بین تغییر کارها را حداقل کنید. به عنوان نمونه، شما می توانید به ایمیلهایتان در چند ساعت محدود در روز پاسخ دهید، یا اینکه همه ی صورتحسابها و حسابهای مالی تان را در یک زمان مشخص از هفته انجام دهید. نه اینکه هر روز چندین بار به ایمیل سر بزنید یا هر روز چند بار کار های حساب های مالی تان را انجام دهید.

نکته: برخی اوقات، گذراندن وقت زیاد بر کارهای بی ارزش یا کارهای کم اهمیت می تواند نشانه ای از اهمال کاری باشد.

جمع بندی

گزارش فعالیت ها ابزارهای سودمند برای تحلیل نحوه استفاده از زمان هستند. این ابزار کمک می کند تا کارها، انرژی، میزان هوشیاری و اثربخشی را در طول روز ردگیری کنید. همچنین کمک می کند تا فعالیتهایی که زمان را اتلاف می کنند، حذف کنید. در نتیجه این ابزار موجب افزایش بهره وری می شود.

وقتی کارهای ثبت شده خود را بررسی کردید، می توانید با اقداماتی مانند حذف یا کاهش فعالیتهای کم ارزش، زمانبندی کارهای چالشی برای زمانهای پر انرژی تر خود، کاهش تعداد زمانهای تغییر بین انواع کارها، و کاهش زمان صرف شده روی فعالیتهای شخصی نسبت به افزایش بهره وری اقدام کنید.

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz