کنترل و نظارت ضامن بقای موفقیت آمیز سازمان ها - بهینگی

کنترل و نظارت ضامن بقای موفقیت آمیز سازمان ها

اشتراک گذاری :
کنترل و نظارت ضامن بقای موفقیت آمیز سازمان ها

سازمانها و انسانها

امروزه جامعه بشری یک جامعه سازمانی بوده و سازمان ها بر تمامی ابعاد زندگی بشر سایه گسترده اند. بدین صورت که انسان در یک سازمان (بیمارستان) چشم به جهان گشوده، در فرآیند زندگی خود با انواع سازمانها ارتباط داشته و در نهایت  به وسیله یک سازمان به خاک سپرده می شود. به این ترتیب همه ی ما ناگریز با سازمانها در ارتباط هستیم. اما تنها حضور یا وجود سازمان ها نیست که اهمیت دارد، بلکه این وجود مدیریت مؤثر است که از اهمیت بسیار زیادی در موفقیت و کارایی سازمان ها برخوردار است. کنترل و نظارت بر عملکرد و فعالیتهای سازمان نیز یکی از اجزای اصلی مدیریت هر سازمانی است.

اساساً فلسفه وجودی سازمان ها، تأمین نیازها و خواسته هایی است که انسان به تنهایی قادر به ارضای آنها نیست و به علت تنوع، گستردگی و پیچیدگی دامنه تقاضا و خواسته ها این مسأله به عهده سازمان ها گذاشته شده است.

 کنترل و نظارت ضامن بقای موفقیت آمیز سازمان هامدیریت

مدیریت عبارت است از فرآیند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مختلف موجود در سازمان.  مدیریت از طریق برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل و نظارت عملیات برای دستیابی به اهداف تعیین شده، صورت می گیرد.

از دیدگاه سیستمی همه وظایف مدیریت در سلامت و موفقیت سازمان از نقش مهمی برخوردارند، اما بعضی از وظایف اهمیت استراتژیک و تعیین کننده ای دارند که یکی از این وظایف، کنترل و نظارت است؛ تا جایی که « رابینز » یکی از سه هدف عمده تئوری سازمان را تسهیل نظارت و کنترل (دو هدف دیگر، شامل تسهیل در ارتباطات و هماهنگی) می داند. کنترل (یا نظارت) موجب برقراری یک نظام کنترل و تنظیم در سازمان می شود و زیربنای خودترمیمی و حرکت به سوی نظم و پویایی و هدف جویی سیستم است.

 

کنترل و نظارت تنها راه رفع خطاها

در حقیقت انجام سایر وظایف مدیریت به نحو کارا و اثربخش تابع کنترل و نظارت است. چنانچه سیستم نظارت مؤثر باشد، می تواند در راستای اهداف سازمان تمامی نواقص و انحرافات صورت گرفته در سایر وظایف و عناصر سازمان را شناسایی و برطرف کند. در مقابل اگر سازمان فاقد سیستم نظارت باشد یا این که از سیستم نظارت مؤثری برخوردار نباشد، به واسطه عدم استفاده بهینه و اثربخش از منابع نمی تواند پاسخگوی نیازهای مشتریانش باشد و رفته رفته مشروعیت خود را از دست خواهد داد.

دلیل وجود نظارت

شاید مهمترین مسأله ای که وجود نظارت را ضروری میسازد، آن است که  پیشبینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان با میزانی خطا توأم است و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، نظارت تنها راه چاره است. محیط متغیر و دگرگون سازمان دلیل دیگری بر ضرورت نظارت است. سازمان برای بقای خود باید از تغییرات محیطی آگاه شود و هماهنگی های لازم را به عمل آورد و کنترل وسیله این آگاهی است. حصول اطمینان از کیفیت و کمیت محصولات و خدماتی که در سازما نهای بزرگ طی برنامه های وسیع و، پیچیده عرضه می شوند، جز از طریق یک سیستم مؤثر نظارت عملی نیست.

بیشتر بخوانید:  راهبردهای پیاده سازی نظارت همگانی در سازمان

فرایند کنترل و نظارت

کنترل و نظارت عبارت است از فرآیندی سیستماتیک که از طریق آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای عملکرد(Performance)مشخص شده، عملکرد با استانداردها مقایسه  می شود، انحراف ها از استانداردها متمایز میگردد و علل بروز آنها مورد بررسی قرار گرفته و در نهایت اصلاحات لازم برای نیل به هدف های سازمان صورت می گیرد.

۱) تعیین استاندارد برای کنترل و نظارت

تعیین استاندارد برای نظارت، نیاز اولیه برنامه ریزی و مستلزم شناخت هدف های سازمانی است. در حقیقت تفسیر هدفهای سازمان در قالب بازه دقیق و قابل اندازه گیری را تعیین استاندارد میگویند. این مرحله با مواردی مانند رسالت، استراتژی، برنامه ریزی، تعیین خط مشی، روش ها، رویه ها و بودجه بندی سروکار دارد.

انواع استانداردها

استانداردها را می توان به کمی، کیفی و مختلط تقسیم بندی نمود. استانداردهای کمی شامل درآمد، هزینه، میزان تولید، سرمایه و میزان فروش است. استانداردهای کیفی بر مواردی نظیر کیفیت و مطلوبیت محصولات و خدمات دلالت دارند. استانداردهای مختلط ترکیبی از استانداردهای کمی و کیفی است.

 کنترل و نظارت ضامن بقای موفقیت آمیز سازمان ها

استفاده از استانداردهای سه گانه کمی، کیفی و ترکیبی با وزنهای مختلف درسازمان ها، بستگی به موضوع فعالیت سازمان و شرایط منحصربه فرد آن دارد. برای مثال، دریک واحد ماشین نویسی، تعداد نامه هایی که هر ماشین نویس باید در طی یک روز تایپ کند، استانداردی کمی است، در حالی که میزان دقت و صحت کار، استانداردی کیفی است و از ترکیب این دو، استانداردی مختلط به دست می آید که به وسیله آن، نظارت بر کار ماشین نویس امکان پذیر می شود.

هر کدام از استانداردها را میتوان بر اساس سه سطح عملکردی زیر مشخص کرد:
۱- حداقل
۲- قابل قبول
۳-عالی

ویژگیهای شاخصهای عملکرد

۱) اعتبار(Validity)
یعنی شاخص متناسب با فرد و سازمان باشد. به عبارتی، مناسب بوده و فاقد هر گونه اضافات و کمبودها باشد و بتواند عملکرد را بسنجد.

۲) قابلیت اعتماد (Reliability)
یعنی چنانچه منابع نظارتی مختلف، در دوره های زمانی مختلف فرد یا واحد را با توجه به استاندارد مورد نظر مورد ارزیابی قرار دهند، نتایج به دست آمده مشابه باشد.

۳) ایجاد تمایز
یعنی شاخص باید بتواند بین کارکنان و واحدهای خوب، متوسط و ضعیف تمایز ایجاد کند.

۴) کاربردی بودن(Applied)
یعنی شاخص ها باید قابل اندازه گیری باشند.

۲-مقایسه عملکرد با استانداردها

در این مرحله، عملکرد واقعی کارکنان با استانداردهای عملکرد مقایسه شده، به نحوی که بتوان مشخص کرد که آیا بین عملکرد واقعی و استانداردهای عملکرد فاصله یا انحراف وجود دارد؟ برای مقایسه عملکرد با استانداردها، روشهای متعددی وجود دارد که مهمترین آنها به شرح زیر هستند:

۱) روش نمونه گیری
زمانی که میزان تولید محصولات و خدمات زیاد باشد، به طوری که بررسی همه آنها امکان پذیر نباشد، با استفاده از رو شهای نمونه گیری، نمونه هایی از آنها را انتخاب کرده و با استانداردهای مربوطه مقایسه میکنند.

۲) روش مشاهده
چنانچه مشاهده رفتار کارکنان در وضعیت طبیعی راه گشا باشد، از این روش به عنوان شیوه ای برای ارزیابی غیرکمی عملکرد استفاده می شود. همچنین می توان از طریق مذاکره و صحبتهای غیررسمی  به گونه های غیررسمی برکار افراد نظارت کرد.

۳) روش پیش بینی
در صورتی که برنامه عملیات مبتنی بر پیشبینی احتمالی عملکرد آینده باشد، از این روش استفاده می شود. مزیت این سیستم توجه به چیزی است که احتمال وقوع آن می رود و بدین صورت اقدامات پیشگیری امکان پذیر میشود.

۴) روش گزارش گیری
بر حسب نیاز می توان با استفاده از گزارش های کتبی و شفاهی بر عملکرد سازمان، نظارت کرد.

۵) روش ترکیبی
با توجه به شرایط حاکم بر سازمان برای مقایسه عملکرد با استانداردها عمدتاً از ترکیبی از روش ها، استفاده می شود.

 کنترل و نظارت ضامن بقای موفقیت آمیز سازمان ها

۳) تشخیص انحراف ها و بررسی علل بروز آن ها

انحراف ها از طریق مقایسه عملکرد با استانداردها، مشخص میشوند. چنانچه در مرحله قبل مشخص شود که بین عملکرد و استانداردها فاصله وجود دارد یا این که انحراف از استانداردها محرز است، باید در این مرحله مشخص شود که:

۱) مقدار فاصله عملکرد از استانداردها چقدر است؟
۲) علت فاصله بین استاندارد و عملکرد چیست؟
۳) جهت فاصله مثبت است یا منفی؟
۴) علت فاصله مثبت یا منفی در عملکرد چیست؟

برای تشخیص انحراف ها باید بر نقاط استراتژیک متمرکز شد. بر این اساس، امکان دارد که مدیر از منابع نظارت بخواهد که تنها انحراف های مهم را گزارش کنند. از این رو، چنانچه در فعالیتهای کم اهمیت انحراف هایی مشاهده شود، ممکن است تلاشی برای اقدامات اصلاحی در آن زمینه صورت نگیرد، زیرا در این موارد، حدودی از خطای استاندارد مجاز شمرده می شود. حدود انحراف مجاز بر حسب شرایط هر موقعیت و با توجه به اهمیت اهداف مورد نظر، تعریف می شوند. بعد از تشخیص انحراف ها، باید برای تعیین علل و جهت آنها اقدام شود. این بررسی باید به نحو همه جانبه صورت گیرد تا بتوان اقدامات اصلاحی را به نحو اثربخش، انتخاب و اجرا کرد.

۴)تنظیم و اجرای برنامه های اصلاحی

اگر نتیجه عملیات از استانداردها پایین تر باشد، تنظیم و اجرای اقدامات اصلاحی ضرورت می یابد. البته ممکن است اقدامات اصلاحی را به همراه عملیات اجرایی بعدی انجام دهند. اقدامات اصلاحی ممکن است شامل مواردی نظیر تعویض وسایل و ماشینها، تلاش برای عرضه بهتر محصولات، افزایش کیفیت کالا و ارائه خدمات مطلوب تر گردد. گاهی در جریان انجام اقدامات اصلاحی تنها تغییری جزئی در یک قسمت از عملیات ایجاد می شود، در بعضی مواقع نیز ایجاد تغییرات بنیادی در کل عملیات ضرورت می یابد. به هر حال این مرحله باید منجر به تعیین قوت و ضعف های افراد و تعیین علل این قوت و ضعف ها برای افراد و کل سازمان شود.

بیشتر بخوانید:  فرهنگ سازمانی نگاه های سه گانه (مدرن، نمادین-تفسیری، پست مدرن)

انواع کنترل و نظارت

مدیران بنا به تشخیص خود و با توجه به شرایط و مقتضیات سازمان، از انواع روش نظارت استفاده می کنند. با در نظر گرفتن معیارهایی نظیر « زمان نظارت » ،«جایگاه نظارت » و«میزان نظارت» می توان دسته بندی های مختلفی را برای نظارت در نظر گرفت که در آنها «روش های نظارت مقطعی در برابر رو شهای نظارت مستمر»، «روش های نظارت متمرکز در برابر رو شهای نظارت غیرمتمرکز»و «روش های نظارت کمی در برابر رو شهای کیفی» مطرح می شوند.

برای نظارت بر فعالیت های فردی، گروهی و سازمانی باید سیستم نظارت مناسبی ایجاد کرد تا به وسیله نظارت بر ورودی ها، فرآیندها و خروجی ها، عملکرد سازمان مورد ارزیابی قرارگیرد.

بر اساس فرآیند ورودی، عملیات و خروجی ، می توان انواع نظارت را به«آینده نگر» (نظارت بر ورودی ها)، «حال نگر» (نظارت بر عملیات)و «گذشته نگر»(نظارت بر خروجی ها) تقسیم کرد.

۱- کنترل آینده نگر

در این نوع کنترل، بر اساس پیش بینی نتایج عملیات، قبل از اجرای آن، برنامه های اصلاحی مناسبی تنظیم میشود. این روش کنترل هنگامی قابل استفاده است که امکان دسترسی سریع به اطلاعات دقیق وجود داشته باشد و بتوان تغییرات احتمالی در شرایط محیطی و میزان پیشرفت احتمالی در عملیات را به موقع پیش بینی کرد.

۲- کنترل حال نگر

در این شیوه، عملیات هر مرحله از برنامه، در زمان اجرای آن تحت کنترل قرار میگیرد و تلاش  میشود تا در حین اجرای عملیات، عملکردهای انحرافی اصلاح گردد و از وقوع خطاهای بیشتر جلوگیری شود. برای مثال در کنترل امنیت هواپیما در هنگام پرواز، از کنترل حال نگر استفاده می شود.

۳- کنترل گذشته نگر

در این روش، پس از پایان یافتن عملیات، با بررسی نتایج آن، میزان انحراف از برنامه مشخص میشود. معمولاً نتایج حاصل از این گونه نظارتها برای اقدامات یا برنامه ریزی های بعدی مورد استفاده قرار میگیرد. برای مثال، ارزیابی عملکرد کارکنان برای تشویق یا تنبیه آنان، نوعی نظارت گذشته نگر محسوب می شود.

به هر حال مدیریت باید تلاش کند که تمامی نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کرده تا بتواند ضعف ها را کاهش و قو تها را افزایش داده و از آنها استفاده کند. از این طریق می توان توانمندی سیستمی لازم را جهت تأمین نیازهای بازار هدف در سازمان ایجاد کرد. پس دستیابی به چنین توانمندی از طریق نظارت بر ورودیهای سازمان، عملیات سازمان و خروجی های سازمان، امکان پذیر است.

 کنترل و نظارت ضامن بقای موفقیت آمیز سازمان ها

نتیجه گیری

وجود سازمان ها برای تأمین نیازها، خواسته ها و انتظارات متنوع، گسترده و پیچیده انسانی، اجتناب ناپذیر است. موفقیت و بقای سازما نها بستگی به تأمین صحیح و مناسب نیازهای مشتریان دارد. مدیریت سازمان جهت نیل به این مهم، باید وظایف خود را نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل و نظارت عملیات را به نحو اثربخش و کارا انجام دهد. هر چند از دیدگاه سیستمی همه وظایف مدیریت در سلامت و موفقیت سیستم سازمان نقش مهمی دارند، بعضی از وظایف، نظیر کنترل و نظارت از اهمیت استراتژیک و تعیین کننده ای برخوردارند. در حقیقت انجام سایر وظایف مدیریت به نحو کارا و اثربخش تابع کنترل و نظارت است. چنانچه سیستم نظارت مؤثر باشد، می توان در راستای اهداف سازمان(ارضای مناسب نیازهای مشتریان) تمامی نواقص و انحرافات صورت گرفته در سایر وظایف و عناصر سیستم را شناسایی و برطرف نمود.

برای نظارت بر فعالیتهای فردی، گروهی و سازمانی، باید هر سازمانی با توجه به وضعیت منحصربه فردی که دارد ، یکی یا ترکیبی از انواع نظارت آینده نگر (نظارت بر ورودی ها)، حال نگر (نظارت بر عملیات) و گذشته نگر (نظارت بر خروجی ها) را مورد استفاده قرار دهد.

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz