کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم) - بهینگی

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هفتم)

392
0
اشتراک گذاری :
آموزش اکسس- قسمت یک: آشنایی با پایگاه های داده

مقدمه

همانطور که در مطالب قبلی آموزش اکسس خواندید، می توان داده ها را مستقیما وارد جداول پایگاه داده نمود. اما پس از کار با فرم خواهید دید که واردکردن داده ها با استفاده از فرم ساده تر است. علاوه بر راحتی بیشتر، فرم ها تضمین می کنند که اطلاعات صحیح در جدول و فرمت مناسب خود ذخیره خواهند شد. این ویژگیها باعث می شود تا پایگاه داده دقیق و سازگار داشته باشید.

مطلب قبلی آموزش اکسس :

کار با جداول

در این مطلب با موضوع مزایای کار با فرم در پایگاه داده آشنا خواهیم شد. مثالهای متعددی از فرم ها و اجزای مختلف فرم ها را مشاهده خواهید کرد. نهایتا، یاد می گیرید که چگونه از فرم ها برای ورود داده جدید، مشاهده و ویرایش داده های موجود استفاده نمود.

بیشتر بخوانید:  ویرایش ظاهر جدول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس ششم)

چرا از فرم ها استفاده می کنیم؟

بسیار از ما در کارهای روزمره از انواع مختلف فرم استفاده می کنیم، بدون اینکه متوجه شویم با یک فرم سروکار داشته ایم. فرم ها خیلی رایج هستند. فرم ها در اخذ اطلاعات موردنیاز از افراد بسیار سودمند هستند. فرم یکی از روشهای گرفتن اطلاعات در یک قالب مشخص است. قالب مشخص به این معناست که وقتی شخص فرم را پر می کند، دقیقا می داند که چه چیزی باید در هر بخش از فرم بنویسد.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

فرم در اکسس

همه موارد فوق در فرمهای اکسس نیز وجود دارد. وقتی داده ای در یک فرم اکسس وارد می کنید، داده مستقیما به محل موردنظر خود در یک یا چند جدول پایگاه داده خواهد رفت. البته وقتی داده ها فقط در یک جدول وارد می شدند، کار با جداول هم راحت بود. اما وقتی قرار است داده های مرتبط با هم در چند جدول وارد شوند، ورود مستقیم داده در جداول کار سختی می شود.  به عنوان نمونه، جدول سفارشات در پایگاه داده شیرینی فروشی که تاکنون بررسی کردیم، اطلاعات مختلف مشتریان، محصولات، و قیمت ها از جداول مرتبط را در خود جای می دهد. مثلا در جدول سفارشات، فیلد کد مشتری با جدول مشتری ارتباط دارد.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

فرم های پیچیده تر:

البته برای مشاهده اطلاعات کامل هر سفارش بایستی به جدول اقلام سفارش(order items) نیز مراجعه کرد. در این جدول اقلام موجود در هر سفارش مشاهده می شود.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

رکوردها بین این جداول از طریق فیلدهای ID مرتبط می شوند. البته با مشاهده مقدار ID نمی توان اطلاعات کاملی در خصوص رکوردهای مرتبط بدست آورد. برای اینکار بایستی به هریک از جداول مراجعه نمود. مشاهده همزمان اطلاعات بین جداول مرتبط، کار خوشایندی نیست و سخت است. بدنیست یکبار امتحان کنید!

در مقابل، فرمی که بخواهد همین داده ها را در خود جای دهد، به شکل زیر خواهد بود:

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

مزایای کار با فرم

همان طور که می بینید، با فرم مشاهده هر رکورد اطلاعات بسیار ساده تر است. به همین ترتیب ویرایش داده ها نیز بسیار ساده تر است. همچنین ورود داده جدید هم نیازی به دانستن مقدار ID رکورد مرتبط ندارد. وقتی از فرم استفاده می کنید، هیچ نگرانی در خصوص ورود داده در جداول صحیح و به فرمت مناسب وجود ندارد. فرم مسئولیت این کار را بعهده می گیرد. نیازی به رفت و برگشت بین جداول مختلف نبوده و فرم کل اطلاعات موردنیاز شما را در یک محل جمع آوری می کند.

علاوه بر اینکه فرم ها باعث سادگی ورود داده می شوند، مدیریت پایگاه داده را نیز تسهیل می کنند. با استفاده از فرم، طراحان پایگاه داده می توانند دقیقا نحوه تعامل کاربر با پایگاه داده را کنترل کنند. همچنین می توان محدودیتهایی در هر فرم اعمال نمود، که دادهای اصلی و الزامی حتما وارد شوند. به این ترتیب مطمئن خواهیم بود که پایگاه داده دقیق بوده و قدرتمند و سازگار خواهد بود.

کار با فرم ها

بازکردن فرم موجود

۱٫ پایگاه داده تمرینی را باز کنید و به بخش پیمایش[۱] بروید.

۲٫ در بخش پیمایش، فرم موردنظر خود را انتخاب کنید.

۳٫ روی فرم دوبار کلیک کنید.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

۴٫ فرم موردنظر به صورت یک سربرگ[۲] در بخش اسناد بازشده و مشاهده می شود.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

ورود و ویرایش داده

با توجه به نوع پایگاه داده و نوع فرم، ممکن است ابزارهای مخصوص یا امکانات ویژه برای ثبت یا ویرایش داده وجود داشته باشد. به هرحال، در اغلب فرم ها، ورود و ویرایش داده به روشهای یکسانی انجام می شود که در ادامه برخی از آنها معرفی خواهد شد:

افزودن رکورد جدید:

دو روش برای افزودن یک رکورد جدید از طریق فرم وجود دارد:

  • در نوار ریبون سربرگ home را پیدا کرده و در گروه ابزار Recors روی دستور new کلیک کنید.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

  • در نوار پیمایش رکورد[۳] که در پایین پنجره اکسس واقع شده است، روی دکمه new record کلیک کنید.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

پیداکردن رکورد موجود برای مشاهده یا ویرایش آن:

دو روش برای پیداکردن یک رکورد موجود در پایگاه داده با استفاده از فرم ها وجود دارد. هر دو روش از طریق نوار پیمایش رکورد در پایین صفه انجام می شود.

  • برای حرکت بین رکوردهای متوالی، بر فلشهای جهت نما کلیک کنید. با فلش راست به رکورد بعدی و فلش چپ به رکورد قبلی می روید.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

  • برای جستجوی یک رکورد، یک کلمه که می دانید در آن رکورد استفاده شده است، را در باکس جستجوی نوار پیمایش وارد کنید.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

ذخیره رکورد فعلی:

۱٫ به سربرگ home از نوار ریبون رفته و گروه ابزار Records را پیدا کنید.

۲٫ روی دستور save کلیک کنید. رکورد فعلی ذخیره خواهد شد.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

حذف رکورد فعلی:

۱٫ سربرگ home رفته و گروه ابزار records را پیدا کنید.

۲٫ روی دستور delete کلیک کنید.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

۳٫  یک کادر محاوره ای باز می شود. روی دکمه yes کلیک کنید. این کادر محاوره ای می گوید اگر رکورد را حذف کنید، امکان بازیابی آن وجود ندارد.

کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

۴٫ رکورد به طور دائم حذف می شود.

در مطلب بعدی با برخی ویژگیها و امکانات فرمها آشنا می شویم.

تمرین اکسس ۲۰۱۶ :

  1. پایگاه داده تمرینی را باز کنید.
  2. فرم orders را بازکنید.
  3. یک رکورد جدید با داده های زیر وارد کنید:

Customer: Eric Oglesby
Pickup date: February 14, 2017
Order items: Cakes: Coconut (1)
Notes: Write “Happy Valentine’s Day!” with pink frosting.
Pre Order: Yes
Paid: Yes

  1. سپس فرم customers را باز کنید.
  2. رکورد مربوط به مشتری Dwight Parker را پیدا کرده و تغییرات زیر را اعمال کنید.

Street Address: 190 Cook Street
City: Chapel Hill
Zip Code: 27514
Email: dwightp@email.com

 

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 5

میانگین امتیاز 1٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz