کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم) - بهینگی

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس ۲۰۱۶ (درس پنجم)

332
0
اشتراک گذاری :
آموزش اکسس- قسمت یک: آشنایی با پایگاه های داده

مقدمه

همانطور که گفته شد پایگاه داده اکسس از ۴ نوعی شی ساخته می شود. از بین این ۴ شی، جداول از همه مهمتر هستند. حتی اگر در حال کار با فرم، کوئری یا گزارش باشید، در واقع بازهم درحال کار با جداول هستید. چرا که داده ها در جداول ذخیره می شوند. جدول قلب هر پایگاه داده است. از این رو یادگیری نحوه کار با جدول اهمیت بسیار زیادی دارد.

در این درس، شما نحوه بازکردن و ایجاد جدول، ایجاد و یا ویرایش یک رکورد (یک سطر اطلاعات) آشنا خواهید شد. در مطلب بعدی با نحوه دستکاری و ویرایش ظاهر جداول آشنا می شوید.

مطلب قبلی

بیشتر بخوانید:  مدیریت اشیای پایگاه داده: آموزش فارسی و کاربردی اکسس ( درس چهارم)

کار با جداول

بازکردن جدول موجود:

  1. پایگاه داده را باز کرده و به نوار پیمایش بروید.
  2. در نوار پیمایش، جدولی که می خواهید باز کنید را انتخاب کنید.کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)
  3. دوبار روی جدول موردنظر کلیک کنید.
  4. جدول باز شده و در پنجره اسناد نمایش داده می شود.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

شناخت جدول

تمامی جدول ها از سطرهای افقی و ستونهای عمودی تشکیل شده اند. تقاطع این سطرها و ستونها خانه های مستطیلی ایجاد می کند که به آن سلول می گوییم. در اکسس، به سطرها رکورد[۱] و به ستون ها فیلد[۲] گفته می شود.

فیلد:

فیلد روشی برای سازماندهی داده ها بر اساس نوع آن است. نام هر فیلد مثل سوالی است که هر سلول درون آن فیلد به این سوال پاسخ می دهد. در جدول تمرینی، ستون نام خانوادگی(Last Name) در واقع معادل این سوال است که “نام خانوادگی شما چیست ؟” و هر سلول نیز پاسخ به این سوال است.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

رکورد:

رکورد یک واحد از اطلاعات است. هر سلول در هر سطر مشخص بخشی از اطلاعات را نشان می دهد. در تصویر زیر، رکورد Quinton Boyd انتخاب شده است، که تمام اطلاعات مربوط به وی را در سلولهای مختلف نشان میدهد.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

هر رکورد دارای شماره  ID  مخصوص به خود است. در هر جدول، شماره ID هر رکورد منحصر بفرد و یکتاست و در رکوردهای دیگر تکرار نمی شود. شماره ID به تمام اطلاعات مربوط به رکورد موردنظر اشاره می کند. شماره ID هر رکرود قابل تغییر نیست.

هر سلول از داده در جدول شما بخشی از یک ستون و یک سطر است. به عنوان نمونه، در صورتی که جدولی شامل نام ها و اطلاعات تماس داشته باشید، هر شخص یک رکورد از جدول خواهد بود و هر تکه از اطلاعات درباره هر شخص – نام، شماره تلفن، آدرس و غیره – نیز در یک فیلد مجزا از آن رکورد قرار می گیرد.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

حرکت درون جدول ها

در پایین هر جدول یک نوار مشاهده می شود. به این نوار، نوار پیمایش رکورد[۳] می گویند. این نوار حاوی دستورات متعددی است که حرکت بین رکوردها و جستجو در آنها را ساده می کند.

  • برای حرکت بین رکوردها، می توانید از کلیدهای بالا و پایین روی کیبورد، حرکت نوار اسکرول به سمت بالا و پایین، یا فلشهای موجود رو نوار پیمایش رکورد در پایین جدول استفاده کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

  • می تواند یک رکورد جدید با استفاده از دستور new (blank) record روی نوار پیمایش رکورد پایین هر جدول ایجاد نمایید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

  • می تواند در میان رکوردهای جدول به جستجو بپردازید. برای این کار کافی است از کادر جستجو در نوار پیمایش رکورد در پایین جدول استفاده کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

  • برای جابجایی بین سطونها هم می توانید از حرکت نوار اسکرول به سمت راست و چپ و یا از دکمه های چپ و راست کیبورد استفاده کنید.

 افزودن سطر به جدول و ورود داده

نحوه ورود داده در اکسس مشابه با اکسل می باشد. برای کار با رکوردها، بایستی داده را در هر سلول وارد کنید.

افزودن سطر جدید:

سه روش برای اضافه کردن یک سطر جدید به جدول وجود دارد:

  • روش اول: در گروه رکورد در سربرگ tab از نوار ریبون، بر دستور new کلیک کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

  • روش دوم: در نوار پیمایش رکورد در پایین پنجره، روی دکمه new record کلیک کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

  • روش سوم : زیر آخرین سطری که قبلا نوشته اید، شروع به تایپ کنید!

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

توجه: گاهی اوقات وقتی داده ای را در یک رکورد وارد می کند، یک پنجره ظاهر می شود که می گوید اطلاعات وارد شده صحیح و معتبر نیست(invalid). به این معنی است که آن فیلدی که با آن کار می کنید، یک قاعده اعتبار سنجی دارد که با داده ای که شما وارد کرده اید، همخوانی ندارد. بعدا با این قواعد اعتبارسنجی آشنا می شوی. اما فعلا، روی دکمه OK در پنجره باز شده کلیک کرده و داده را مطابق راهنمایی که در این پنجره بازشونده ارائه شده است، وارد کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

ذخیره یک رکورد

اکسس طوری طراحی شده است که بتواند به طور خودکار هر رکورد را ذخیره کند. بعد از اینکه رکورد را وارد کردید، می توانید رکورد دیگری را انتخاب کرده یا جدول را ببنید، اکسس به صورت خودکار رکورد را ذخیره می کند. البته، در برخی شرایط ممکن است بخواهید برخی از رکوردها را به صورت دستی ذخیره کنید. به عنوان مثال، اگر بخواهید یک رکورد موجود را ویرایش کنید، می توانید رکورد را به صورت دستی ذخیره کنید تا تغییرات شما ثبت شود.

  1. سربرگ home را انتخاب کرده و گروه recored را در این سربرگ پیدا کنید.
  2. روی دستور Save کلیک کنید. رکورد ذخیره می شود.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

ویرایش رکورد

برای ویرایش سریع رکورد درون جدول، می توانید بر آن کلیک کرده و ویرایش کنید. البته، اکسس امکان جستجو و جایگزینی در بین رکوردها و همچنین حذف کل رکورد را می دهد.

برای جایگزینی یک کلمه درون یک رکورد:

فرض کنید یک کلمه را در چندین رکورد اشتباه وارد کردید. می توانید به طور همزمان یک کلمه را که در چندین رکورد وارد شده است، اصلاح کنید. برای اینکار از find  و Replace استفاده کنید. Find دنبال عبارت مورد جستجو گشته و Replace آن را با کلمه جدید جایگزین می کند.

  1. سربرگ home را انتخاب کرده و گروه Find را پیدا کنید.
  2. دستور replace را انتخاب کنید. کادر محاوره ای Find And Replace باز خواهد شد.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

در کادر جستجو به صورت زیر عمل کنید:

قسمت Find What : آن چیزی که می خواهید پیدا کنید را بنویسید. در واقع عبارت جستجو نوشته می شود.

قسمت Replace With : آن چیزی را که می خواهید جایگزین عبارت جستجو کنید، بنویسید. مثلا در تصویر زیر به دنبال کلمه Fall هستیم و می خواهیم آن را با Autumn جایگزین کنیم.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

قسمت look in : فلش آبشاری را کلیک کرده تا ناحیه موردنظر خود برای جستجو را انتخاب کنید.

current field : جستجوی خود را محدود به فیلد انتخاب شده فعلی می کنید.

current document : جستجوی خود را در همه جدول انجام میدهید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

قسمت Match : یک فلش رو به پایین(آبشاری) مشاهده می کنید.  روی آن کلیک کنید تا انواع مختلف جستجو را نمایش دهد.

Any part of Field: به دنبال عبارت جستجو در هر بخش از هر  سلول می گیرد.

Whole Field : تنها به دنبال سلولهایی می گردد که دقیقا مقدار درون سلول با عبارت جستجو مشابه باشد.

Beginning of Field : تنها به دنبال سلولهایی می گردد که با عبارت جستجو شروع شده باشند.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

  1. روی Find Next کلیک کنید. اگر عبارت جستجو پیدا شود، انتخاب خواهد شد.کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)
  2. مقدار پیدا شده را بررسی کنید که همان چیزی باشد که دنبال آن هستید. در این صورت Replace را کلیک کنید تا عبارت موردنظر شما جایگزین شود.
  3. کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)اکسس به سلول بعدی که با عبارت جستجو مطابقت داشته باشد، می رود. وقتی که کار جستجو و جایگزینی تمام شد، روی دکمه Cancel کلیک کنید.

توضیح در خصوص Replace All : استفاده از گزینه Replace All  اگرچه قدرتمند بوده ولی می تواند باعث اشتباهاتی نیز بشود. چیزهایی را تغییر دهد، که شما واقعا نمی خواهید تغییر دهید. در صورتی که به صورت عادی از Replace استفاده کنید، فرصت دارید که هر مورد را بررسی کنید، تا آنچیزی باشد که شما می خواهید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

حذف یک رکورد

  1. کل رکورد را با کلیک روی حاشیه خاکستری سمت چپ هر سطر انتخاب کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

 

۲٫ سربرگ Home را انتخاب کرده و گروه Records را پیدا کنید.وی دستور Delete کلیک کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

۳٫ یک کادر محاوره ای باز می شود. روی yes کلیک کنید.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

۴٫ رکورد برای همیشه حذف می شود.

توضیح : شماره های ID هر رکورد پس از حذف رکورد نیز مجددا تکرار نمی شوند، حتی اگر رکورد مربوطه به آن شماره ID حذف شده باشد. به عنوان مثال، اگر ۲۰۵ امین رکورد در جدول را انتخاب کنید، ترتیب شماره ها به صورت ۲۰۴، ۲۰۶، ۲۰۷ و … خواهد بود. دیگر شماره ۲۰۵ تکرار نخواهد شد، حتی با اینکه رکورد مربوط به آن حذف شده است.

کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

تمرین درس پنجم

پایگاه داده تمرینی را باز کنید. ( دانلود پایگاه داده تمرین)

جدول مشتریان(Customers) را باز کنید.

یک رکورد جدید به جدول اضافه کنید. مطمئن شوید که هر فیلد آن را پر می کنید.

رکورد با نام Sula Smart را پیدا کرده و با هر نامی که مورد نظرتان است، جایگزین کنید.

 

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 5

میانگین امتیاز 4٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz