پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم) - بهینگی

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس ۲۰۱۶ ( درس سیزدهم)

132
0
اشتراک گذاری :
آموزش اکسس- قسمت یک: آشنایی با پایگاه های داده

اگر با  داده و اطلاعات سروکار داشته باشید، می دانید که کیفیت داده ها اهمیت بسیار زیادی دارد. یکی از مواردی که باعث کاهش کیفیت داده ها می شود، وجود داده های تکراری است. چند روش برای پیداکردن رکوردهای تکراری در جدول های اکسس وجود دارد. در این مطلب با استفاده از کوئری به دنبال پیدا کردن رکوردهای تکراری هستیم.

معرفی کوئری برای پیداکردن مقادیر تکراری

کوئری پیداکردن مقادیر تکراری (find duplicates query) این امکان را فراهم می کند تا رکوردهای تکراری در یک جدول یا چند جدول را شناسایی نمود. رکورد تکراری به این معناست که اطلاعات یکسانی مثلا از یک فرد یا شخص در دو رکورد جدول آمده است.

همه رکوردهایی که دارای اطلاعات یکسان هستند،  تکراری محسوب نمی شوند. به عنوان مثال، دو رکوردی را فرض کنید که مربوط به سفارش یک کالای یکسان می باشد اما در دو تاریخ متفاوت است یا مربوط به دو مشتری متفاوت است.

از طرف دیگر همه رکوردهای تکراری دارای اطلاعات کاملا یکسان نیستند. به عنوان مثال دو رکورد از جدول مشتریان می تواند به یک مشتری یکسان اشاره کند و فقط مقدار آدرس مشتری در این ۲ رکورد متفاوت باشد. در این حالت آن رکورد که آدرس بروز نشده را در خود جای داده است، تکراری محسوب می شود.

چرا شناسایی و حذف رکوردهای تکراری با اهمیت است؟

مثال فوق را در نظر بگیرید. اگر چند رکورد از اطلاعات یک مشتری داشته باشیم، نمی توانیم سوابق سفارشات مشتری را بخوبی پیگیری کنیم. چرا که در هر رکورد مشتری یک کد مشتری گرفته است، و ممکن است سفارشات مختلف این مشتری با کدهای مشتری مختلفی ثبت شده باشد. یا ممکن است محصول را به آدرس اشتباهی بفرستیم که در رکورد قدیمیتر ثبت شده است. حذف داده ها و رکوردهای تکراری موجب می شود تا صحت و یکپارچگی داده ها افزایش یابد.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

برای شناسایی و حذف رکوردهای تکراری چه کنیم؟

خوشبختانه، اکسس جستجو و مشخص کردن رکوردهای تکراری احتمالی را راحت کرده است. البته اکسس رکوردهای تکراری را حذف نمی کند یا اینکه نشان نمی دهد کدامیک از رکوردهای تکراری درست است و کدامیک نادرست است، شما اینکارها را خودتان بایستی انجام دهید: تشخیص رکورد درست و نادرست از بین رکوردهای تکراری و حذف رکوردهای تکراری نادرست

اگر رکوردهای تکراری را پیدا کنید، تصمیم گیری درباره حذف آنها کار سختی نخواهد بود. در ادامه برای پیداکردن رکوردهای تکراری از کوئری استفاده می کنیم.

برای ایجاد کوئری پیداکردن رکوردهای تکراری

۱٫ سربرگ Create در نوار ریبون را انتخاب کنید، گروه ابزار Queries را پیدا کنید، روی دستور Query Wizard کلیک کنید.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

۲٫ کادر محاوره ای New Query ظاهر می شود. از لیست کوئری ها گزینه Find Duplicates Query Wizard را انتخاب کرده و سپس OK را بزنید.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

۳٫ جدولی که می خواهید رکوردهای تکراری در آن را پیدا کنید، را انتخاب کرده و روی Next کلیک کنید. در این مثال به دنبال پیداکردن رکوردهای تکراری در جدول مشتریان هستیم.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

۴٫ فیلدهایی که می خواهید برای پیداکردن مقادیر تکراری جستجو کنید را انتخاب کنید. برای این کار روی آنها کلیک کرده و دکمه فلش به سمت راست را بزنید. فقط فیلدهایی را انتخاب کنید که در رکوردهای غیرتکراری مقادیر یکسان نخواهند داشت. به عنوان مثال، به این دلیل که دنبال رکوردهای تکراری مشتریان در جدول مشتریان هستیم، فقط فیلدهای نام و نام خانوادگی را انتخاب می کنیم، چرا که بسیار بعید است دو نفر با نام و نام خانوادگی یکسان در لیست مشتریان باشند.

۵٫ وقتی فیلدهای موردنظر را انتخاب کنید، روی دکمه Next کلیک کنید.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

۶٫ فیلدهای دیگری هم که می خواهید در نتایج کوئری نمایش داده شود، را انتخاب کنید. فیلدهایی را انتخاب کنید که در تشخیص رکوردهای واقعا تکراری می تواند کمک کند. همچنین بتواند نشان دهد که کدام رکورد تکراری بایستی حذف شود و کدامیک بایستی نگه داری شود. در مثال ما، فیلدهای دیگری که انتخاب می کنیم، آدرس و شماره تلفن هستند چرا که یک مشتری می تواند مقادیر متفاوتی در این فیلدها داشته باشد. بعد از انتخاب فیلدهای اضافی موردنیاز، روی دکمه Next کلیک کنید.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

۷٫ اکسس برای کوئری یک اسم پیشنهاد می دهد، که می توانید این نام را تغییر دهید. وقتی نام کوئری مشخص شد، روی دکمه Finish کلیک کنید، کوئری اجرا می شود.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

 

۸٫ اگر اکسس رکورد تکراری در جدول مشتریان پیدا کند، در نتایج کوئری نمایش داده می شود. رکوردهای موجود در نتیجه کوئری را بررسی کنید و هر رکوردی که صحیح نیست و تکراری است حذف کنید.

پیداکردن رکوردهای تکراری با کوئری : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 ( درس سیزدهم)

نکاتی برای حذف رکوردهای تکراری

  • کوئری یافتن مقادیر تکراری را ذخیره کنید، و هرچند وقت یکبار آن را اجرا کنید.
  • این نکته بسیار مهم است. اگر متوجه شدید که رکوردی تکراری است، حتما در جداول دیگر، رکوردهای مرتبط با آن را پیدا کنید. مثلا اگر در جدول مشتریان متوجه شدید که یک مشنری دوبار تکرار شده است، یکی را حذف کنید و اطلاعات قبلی را اگر در جداول دیگر استفاده شده است، بروز کنید.
  • وقتی تصمیم به حذف رکوردهای تکراری گرفتید، مطمئن شوید که هیچ بخش از اطلاعات موردنیاز را از دست تدهید. به عنوان مثال، قبل از اینکه رکوردهای تکراری مشتریان را حذف کنید، رکوردهای موجود در جدول سفارش که مربوط به این مشتری تکراری می شوند ( یعنی Customer ID آنها برابر با مشتری تکراری است) را نیز اصلاح کنید. در این صورت کد مشتری سفارش برابر با مشتری می شود که در جدول مشتریان باقی مانده است.

درس قبلی از مجموعه آموزش اکسس : ایجاد کوئری پارامتری

بیشتر بخوانید:  کوئری پارامتری : دریافت مقدار جستجو در کوئری از کاربر (درس دوازدهم اکسس 2016)
با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz