ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی(درس 16 - آموزش اکسس 2016) - بهینگی

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی(درس ۱۶ – آموزش اکسس ۲۰۱۶)

78
0
اشتراک گذاری :
آموزش اکسس- قسمت یک: آشنایی با پایگاه های داده

بعد از اینکه با پایگاه داده کار کنید، ممکن است نیاز به  تغییر در جداول داشته باشید. اکسس امکان تغییر و ویرایش جدول را به سادگی فراهم می نماید. می توان به راحتی جداول را در اکسس تغییر داده یا ویرایش کرد، به طوریکه با نیازهای شما از پایگاه داده سازگار باشد.

در این درس، نحوه ایجاد، ویرایش و تغییر فیلدهای جدول آموزش داده می شود. همچنین یاد می گیرید که چگونه صحت و سازگاری داده های جداول را از طریق اعمال قوانین اعتبارسنجی (validation rules)، محدودیت کاراکترها و نوع داده در هر فیلد تضمین کنید. نهایتا، راهنمایی هایی برای انجام محاسبات ساده ریاضی درون جداول ارائه خواهیم کرد.

مشابه دروس قبلی، در این درس از پایگاه داده تمرینی شیرینی فروشی استفاده خواهد شد.

بیشتر بخوانید:  کار با جداول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس پنجم)

ویرایش جدول

علاوه بر تغییرات جزئی که می توان در جداول مانند افزودن یا جابجایی فیلدها انجام داد، اکسس امکان تغییرات پیشرفته تر مثل تعیین قوانین اعتبارسنجی (validation rules) برای داده ها را نیز فراهم می کند. همه ی این تغییرات با این هدف انجام می شود که جدول مفیدتر و سودمند تر باشد.

افزودن و جابجایی فیلدها

اکسس ایجاد یا جابجایی فیلدها را بسیار ساده کرده است. وقتی فیلد جدیدی اضافه می کنید، می توانید نوع داده آن را نیز مشخص کنید. نوع داده تعیین می کند که چه داده هایی در این فیلد وارد خواهد شد.

انواع داده در اکسس

بر اساس نوع داده، چندین نوع فیلد می توانید به جدول بیفزایید:

  • Short Text : این نوع داده به صورت پیشفرض انتخاب شده است و برای داده های متنی مناسب است. همچنین برای ارقامی مانند کد پستی یا شماره ملی یا شماره تلفن که نمی خواهید روی آن عملیات ریاضی انجام دهید، نیز مناسب است.
  • Number : این نوع داده برای ارقام و اعداد بهترین انتخاب است. اعداد و ارقامی که نیاز به محاسبات بعدی ممکن است داشته باشند، مثل مقدار سفارش از یک نوع کالا یا مقدار فروخته شده کالا.
  • Currency: این فرمت نیز برای ارقام پولی بهترین انتخاب است.
  • Date & Time : امکان ثبت تاریخ را می دهد. البته می توان این تاریخ را با استفاده از تقویم کنار روزشمار تغییر داد یا انتخاب کرد.
  • Yes/No : مثل چک باکس عمل می کند، حالت صفر و یکی دارد یا مورد پذیرش است یا خیر.
  • Rich Text : امکان ثبت فیلدهای طولانیتر و یا فرمت دهی به فیلدها را دارد. مثلا فرمت Bold و Italic.
  • Long Text : ثبت متنهای طولانیتر مانند مشخصات محصول را اجازه میدهد.
  • Attachment  : امکان پیوست نمودن فایل به نامه ها یا فرم های ارسال وججود دارد.
  • Hyperlink : منتظر یک لینک، آدرس وبسایت یا آدرس ایمیل است.

اضافه کردن فیلد جدید به جدول در اکسس

۱٫ جدول موردنظر را باز کرده و روی آخرین ستون جدول که نوشته است Click to Add کلیک کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۲٫ منوی آبشاری ظاهر می شود. نوع داده موردنظر خود برای فیلد جدید را انتخاب کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۳٫  نام فیلد را تایپ کنید و دکمه Enter را بزنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

جابجا کردن فیلد ( ستون جدول) در اکسس

۱٫ فیلدی که می خواهید جابجا کنید را انتخاب کنید، موس رو روی مرز پایینی فیلد حرکت دهید تا نشانه گر موس به علامت فلش چهارطرفه مانند شکل زیر تبدیل شود.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۲٫ کلیک کرده و فیلد را به محل موردنظر آن درگ کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۳٫ موس را رها کنید، فیلد به محل موردنظر جابجا می شود.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

امکانات پیشرفته برای کار با فیلد : تعیین قوانین (Rules) برای فیلدهای اکسس

در بخش قبلی در خصوص تعیین نوع داده برای فیلد آشنا شدید. وقتی نوع داده را انتخاب می کنید، در واقع یک قانون (Rule) برای پذیرش داده در آن فیلد تعیین کرده اید. پایگاه های داده اغلب از این قوانین استفاده می کنند تا تضمین کنند که نوع داده ی درست در جدول وارد می شود.

چرا این موضوع مهم است؟ کامپیوترها به اندازه انسان ها هوشمند نیستند!. در حالیکه شما می دانید Two و ۲ یا NC و North Carolina یک چیز هستند، اما اکسس متوجه نمی شود و ممکن است داده های مشابه را کنار هم دیگر گروه بندی نکند. اطمینان از اینکه داده به فرمت استاندارد آن وارد شود، کمک می کند تا بهتر داده ها را شناخته، شمرده و سازماندهی کنید.

قوانین همچنین تعیین می کند که چه کاری می خواهید با داده ها انجام دهید. به عنوان مثال، فقط کارهای ریاضی را با فیلدهایی از نوع Number و Currency می توان انجام داد و همچنین فقط فیدهایی که به صورت text هستند را می تواند به صورت متنی فرمتدهی کنید.

انواع قوانین (Rules) در اکسس

سه نوع اصلی از قوانین وجود دارد که در هر فیلد از اکسس می تواند به کار گرفته شود : نوع داده، محدودیت تعداد کاراکتر، و قوانین اعتبارسنجی(Validation rule)

در ادامه با این قوانین آشنا می شویم.

تغییر نوع داده در اکسس برای فیلد موجود

برای اینکه نوع داده یک فیلد از جدول را تغییر دهید گامهای زیر را طی کنید:

۱٫ فیلد موردنظر را انتخاب کنید.

۲٫ سربرگ Fields را انتخاب کرده و سپس گروه Formatting را پیدا کنید. روی فلش آبشاری Data Type کلیک کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۳٫ فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۴٫ نوع داده فیلد موردنظر تغییر می کند. بسته به نوع داده ای که انتخاب کرده اید، ممکن است پیغامی برای تغییر اطلاعات مشاهده کنید. به عنوان نمونه در تصویر زیر فیلد Email را به نوع داده Hyperlink تغییر داده شده است که در نتیجه آن کلیه فیلدها به لینک های قابل کلیک تبدیل می شوند.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

بهتر است نوع داده فیلد را تغییر ندهید مگر اینکه مطمئن باشید یا الزام داشته باشید که نوع داده ی جدیدی برای آن فیلد تعیین کنید. به عنوان مثال تغییر نوع فیلدی که دارای داده های متنی است به نوع داده Number، موجب می شود کلیه اطلاعات ثبت شده در فیلد پاک شود. این اتفاق اغلب بازگشت ناپذیر است و اطلاعات برگردانده نخواهد شد.

تعیین محدودیت تعداد کاراکترهای فیلد

تعیین محدودیت برای کاراکترهای فیلد موجب می شود حداکثر تعداد کاراکترها – اعم از حرف، رقم، علائم و حتی فاصله- مشخص شود. در صورتی که تعداد کاراکترها از این محدودیت بیشتر شد، اکسس اطلاعات وارد شده را نمی پذیرد.

این قانون موجب می شود تا داده های وارد شده دقیق شوند و کاربران را مجبور می کند تا داده ها را به روش مشخصی وارد کنند.

در مثال زیر، کاربر می خواهد اطلاعات آدرس را وارد کنید. در صورتی که محدودیت کاراکتر برای فیلد State ( ایالت) را برابر با ۲ قرار دهید، کاربر فقط می تواند علامت اختصاری ۲ حرفی نام ایالت را وارد کند.

تعیین حداکثر تعداد کاراکتر فقط برای فیلدهایی امکان پذیر است که از نوع متنی باشند.

نحوه تعیین حداکثر کاراکتر یک فیلد

۱٫ فیلد موردنظر را انتخاب کنید.

۲٫ سربرگ Fields را انتخاب کنید، سپس گروه ابزار Properties را پیدا کنید.

۳٫ در قسمت مربوط به Field Size، حداکثر تعداد کاراکترهای ممکن و مجاز در فیلد را تعیین کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۴٫ جدول را ببندید. محدودیت حداکثر تعداد کاراکتر اعمال خواهد شد.

بیشتر بخوانید:  ویرایش ظاهر جدول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس ششم)

قوانین اعتبارسنجی (Validation Rules )

قانون اعتبار سنجی تعیین می کند که کدام اطلاعات وارد فیلد شوند. وقتی قانون اعتبارسنجی برای یک فیلد تعیین می شود، کاربر نمی تواند داده ای وارد کند که مطابق این قانون نباشد. برای مثال، اگر از کاربر بخواهیم تا کد پستی را در فیلد مربوطه وارد کند، می توانیم قانون اعتبارسنجی تعریف کنیم که فقط کدهای پستی معتبر قابل ثبت باشند. به این ترتیب کاربر نمی تواند هر نوع کد پستی را تعریف کند.

مثال از قوانین اعتبار سنجی (validation Rules) در اکسس

در مثال زیر، قانون اعتبارسنجی برای جدول مشتریان اعمال می شود. قانونی که قرار است اعمال شود، ساده است. نام ایالت از بین کدهای دو حرفی ایالات آمریکا بایستی انتخاب شود. به این ترتیب مشتری نمی تواند یک کد دوحرفی وارد کند، که منطبق با نام های تعریف شده ایالات نباشد.

البته می توان قواعد اعتبار سنجی پیشرفته و پیچیده تری نیز اعمال کرد، برای مطالعه بیشتر در این خصوص می توانید به این خودآموز از مایکروسافت مراجعه کنید: creating validation rules

نحوه ایجاد قانون اعتبار سنجی

۱٫ فیلدی را انتخاب کنید که می خواهید قانون اعتبارسنجی برای آن تعریف کنید. در این مثال، فیلد State انتخاب می شود.

۲٫ سربرگ Fields را انتخاب کرده، گروه ابزار Field Validation  را پیدا کنید. روی دستور آبشاری Validation کلیک کنید، سپس آیتم مربوط به Field Validation Rule را انتخاب کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۳٫ کادر محاوره ای Expression Builder باز می شود. روی کادر متنی کلیک کرده و قانون اعتبار سنجی را وارد کنید. در این مثال، می خواهیم نام استان ها که در فیلد State ثبت می شود، فقط کدهای دو حرفی باشد که از قبل برای هر استان تعیین شده اند. به این منظور همه ی کدهای دو حرفی استان های آمریکا را وارد نموده و بین آنها کلمه کلیدی Or قرار می دهیم. Or به این معناست که اکسس اجازه می دهد تا کاربر یکی از ایم کدهای دوحرفی وارد شده را تایپ کند. به تصویر زیر دقت کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۴٫ وقتی قانون اعتبارسنجی تعریف شد، روی دکمه OK کلیک کنید. باکس محاوره ای بسته می شود.

۵٫ روی دستور validation مجددا کلیک کنید(مشابه گام ۲). این بار، گزینه Field Validation Message کلیک کنید.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۶٫ یک کادر محاوره ای ظاهر می شود. عبارتی که می خواهید به عنوان پیام خطا به کاربر نشان داده شود را تایپ کنید. پیام خطا وقتی به کاربر نشان داده می شود که کاربر قانون اعتبار سنجی را رعایت نکند، یعنی چیزی به جز کد دوحرفی از پیش تعیین شده در فیلد state وارد کند. عبارتی که در پیام خطا نوشته اید، راهنمایی برای کاربر محسوب می شود.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

۷٫ وقتی پیغام خطا را وارد کردید، دکمه OK را بزنید.

۸٫ قانون اعتبارسنجی در فیلد موردنظر اعمال می شود. از این به بعد کاربران نمی توانند مقداری در این فیلد وارد کنند که با این قانون مطابقت نداشته باشد.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

امکانات بیشتر در جداول

فیلدهای محاسباتی (Calculated Fields) و سطر جمع کل (Total Rows)

افزودن فیلد محاسباتی و سطر جمع کل به جدول اجازه انجام محاسبات روی داده های جدول می دهد. فیلد محاسباتی امکان محاسبه روی داده های یک رکورد را فراهم می کند، در حالیکه سطر جمع کل امکان محاسبه روی تمام داده های یک فیلد مشخص را می دهد. در جداولی که به صورت دستی آماده می شود نیز معمولا سطر جمع کل در انتهای جدول وجود دارد که اکسس امکان تعریف این سطر را در جداول پایگاه داده نیز فراهم کرده است.

به عنوان مثال، جدول سفارشات مشتری را در نظر بگیرید. اگر در هر سطر بخواهیم قیمت هر سفارش ( تعداد سفارش * مبلغ واحد کالا) را محاسبه کنیم، از فیلد محاسباتی استفاده خواهیم کرد و اگر بخواهیم در انتهای جدول مجموع سفارشات ( تعداد کالاهای سفارش شده) را محاسبه کنیم، از سطر جمع کل استفاده می کنیم.

ویرایش جدول : نوع داده، تعداد کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی (آموزش اکسس 2016)

برای آشنایی با نحوه افزودن فیلد محاسباتی و سطر جمع کل لطفا به درس زیر مراجعه کنید:

بیشتر بخوانید:  تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

تمرین

۱٫ پایگاه داده تمرینی را باز کنید.

۲٫ جدول Products را باز کرده و نوع داده برای فیلد description را به Long Text تغییر دهید.

۳٫ جدول Customers را بازکرده و فیلد جدیدی از نوع Short Text اضافه کنید. نام این فیلد را Credit Card بگذارید.

۴٫ قانون اعتبارسنجی مقابل را به فیلد Credit Card اضافه کنید : “VS” Or “MC” Or “AMX

۵٫ پیغام خطا را برای همین فیلد بنویسید: Enter a valid Credit Card Type: Must be VS, MC, or AMX.

۶٫ قانون اعتبارسنجی را تست کنید. در ستون Credit Card مقدار Visa را وارد کنید. در صورتی که قانون اعتبارسنجی به درستی وارد شده باشد، بایستی پیغام خطای فوق را دریافت کنید.

با گوشی اسکن کنید
"یک ستاره""دو ستاره""سه ستاره""چهار ستاره""پنج ستاره!"

اولین امتیاز را شما بدهید
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 از ابتدا:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz