نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان - بهینگی

نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان

284
0
اشتراک گذاری :
نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان

بهینگی در یکی از موضوعات ویژه خود به سراغ موضوع مدیریت زمان رفته است. مطالعه مجموعه مطالب بهینگی در خصوص مدیریت زمان می تواند دانش کافی و کاربردی در این حوزه در اختیار علاقمندان قرار دهد. در مطلب قبلی در خصوص مفهوم و اهمیت مدیریت زمان  و تکنیکهای مدیریت زمان صحبت کردیم، سپس به نیاز به مدیریت زمان و اهمیت آن در سازمانها پرداختیم. در این مطلب، به بررسی نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان می پردازیم. به نظر می رسد هسته اصلی مدیریت زمان نیز برنامه ریزی باشد.

جایگاه برنامه ریزی در مدیریت زمان

هرگاه به واژه پر تکرار مدیریت مواجه می شویم، یکی از اولین مفاهیمی که به ذهن خطور می کند، وظایف و کارکردهای مدیریت است. در یکی از شناخته شده ترین تقسیم بندیهای کارکردهای مدیریت، آن را به ۴ بخش شامل برنامه ریزی، سازماندهی، سرپرستی و کنترل تقسیم بندی می کنند.

مدیریت زمان نیز از قاعده فوق مستثنی نیست. برنامه ریزی یکی از ابعاد چهارگانه مدیریت در حوزه زمان لحاظ می شود. اگر بخواهیم برنامه ریزی را به صورت ساده تعریف کنیم، برنامه ریزی چیزی جز تعیین اهداف و سپس مجموعه اقدامات در رسیدن به هدف محسوب نمی شود.

اهمیت و ارزش مدیریت زمان

نقش برنامه ریزی در مدیریت زمانمدیریت زمان، نقش حیاتی در شرکت ها بازی میکند. مدیریت زمان کمک میکند کارمندان وظایف را به موقع تمام کنند. وقتی کارمندان ما متعهد و خوش قول باشند، در واقع مشتریان نیز به موقع خدمات یا محصولات درخواستی را دریافت کنند.

در یک تعریف ساده، انجام کار درست در زمان مناسب را مدیریت زمان می نامند. توجه به ارزش زمان برای هر فرد بسیار مهم است. زمان یک سرمایه غیرقابل بازگشت است، اگر از دست برود، به هیچ قیمتی قابل تامین مجدد نیست. شخصی که در تحویل به موقع نتایج کارهای خود ناکام باشد، هیچ گاه تقدیر نشده و هیچوقت در محل کار جدی گرفته نمیشود.

بیشتر بخوانید:  مدیریت زمان : مفهوم و اهمیت، راهکارهای جامع

نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان

برنامه ریزی نقشی اساسی در مدیریت مؤثر زمان بازی میکند. هر شخص نیاز دارد که روز خود را از قبل به خوبی برنامه ریزی کند تا بهترین استفاده ممکن را از زمان ببرد.

هدف از کار کردن فقط مشغول بودن نیست: برنامه ریزی به شخص امکان تشخیص مسیر در سازمان را میدهد و او را برای تکمیل به موقع وظایف تشویق می کند. در نظر داشته باشید که چگونه میخواهید رو به جلو حرکت کنید. برای یک شخص مهم است که برای خود هدف را مشخص کند و در راستای رسیدن به آن تلاش کند.

برنامه ریزی دقیق، گامهای تحقق اهداف را در محل کار مطابق چارچوب زمانی مشخص نشان میدهد : برنامه ریزی به کارمند کمک میکند تا کارهای فوری و کارهای غیرفوری که میتواند کمی دیرتر انجام شود را تشخیص دهد. برای برنامه ریزی بهتر، کارمندان باید لیست کارها را تهیه کنند تا بتوانند کارها را مقابل بازه های زمانی اختصاص داده شده به آن بنویسند.

در لیست کارها، فعالیتهای با اولویت بیشتر بالاتر از آنهایی که به توجه فوری نیاز ندارند، قرار بگیرند: برنامه ریزی به شما کمک میکند، وظایف فوری و مهم را زودتر از موعد مقرر به انجام رسانید.

عادت استفاده از برنامه ریزهای شخصی را ایجاد کنید: این به شما کمک میکند کارها را بهتر برنامه ریزی کنید. شما همچنین میتوانید از تقویم رو میزی استفاده کنید. اشخاصی که رویکرد برنامه ریزی شده اتخاذ می کنند در مقابل آنهایی که هر کاری را قبول میکنند، کارها را به موقع تمام میکنند.

نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان

بیشتر بخوانید:  مدیریت زمان در سازمان ها : نیاز و اهمیت آن

نمونه برنامه کاری

یک برنامه کاری به صورت فرضی اینطور به نظر میرسد:
۹ صبح- آغاز روز
۹٫۱۵-۱۰ صبح- پاسخ به ایمیل های ضروری
۱۰ صبح -۱۲ ظهر- کار روی طرح پیشنهادی مشتری A, تهیه گزارشات و داده های مهم( مهم ترین). کار روی تحلیل مقایسه‌ای رقبا( مهم).
۱۲- ۱۲٫۳۰ ظهر- جلسه و بحث با اعضای گروه درباره مسائل به تعویق افتاده ( تمام کارهای به تعویق افتاده باید تا پایان روز تحویل شوند)
۱۲٫۳۰-۱٫۳۰ بعد از ظهر- وقت ناهار (با همکاران خوش بگذرانید)
۱٫۳۰-۱٫۴۰ بعد از ظهر- تماس با همسر
۱٫۴۰-۳ بعد از ظهر- کار روی طرح پیشنهادی مشتری B ( هنوز دو روز فرصت دارید)
۳-۴ بعد از ظهر- جلسه با رئیس برای قراردادها و دیگر مسائل ضروری
۴-۵ بعد از ظهر- تماس با مشتریان موجود و بالقوه
۵-۵٫۱۵ بعد از ظهر- بررسی ایمیل های شخصی
۵٫۱۵-۶ بعد از ظهر- مرتب کردن گزارشات و ارسال به مسئول گزارشات
۶-۶٫۱۵ بعد از ظهر- مرتب کردن محل کار
پایان روز

به برنامه ریزی خود به صورت جدی بچسبید : اگر ۱۵ دقیقه به بررسی ایمیل های شخصیتی تان اختصاص داده اید، مطمئن شوید که انجام آن را به مدت یک ساعت ادامه ندهید.

هر فرد باید سخت تلاش کند تا وظایف را در بازه های زمانی اختصاص داده شده برای هر فعالیت تمام کند: اگر چه از تغییرات در آخرین لحظه نمیتوان چشم پوشی کرد.
برنامه ریزی به شیوه معین به پیش بینی جایی که پنج سال دیگر قرار میگیرید کمک میکند.
برنامه ریزی کنید که چطور و در چه زمانی به یک موقعیت مشخص دست می یابید: برنامه ریزی کارها را آسان تر میکند و به شما کمک میکند در کوتاه ترین مدت زمان ممکن رویاهایتان را تحقق بخشید.

با گوشی اسکن کنید
"یک ستاره""دو ستاره""سه ستاره""چهار ستاره""پنج ستاره!"

اولین امتیاز را شما بدهید
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz