نظام پيشنهادات Suggestions system ابزار کمکی مدیریت مشارکتی

نظام پیشنهادات Suggestions system

اشتراک گذاری :
نظام پيشنهادات Suggestions system

نظام پیشنهادات Suggestions system

ابزار کمکی مدیریت مشارکتی

«ضرورت مشارکت کارکنان در سازمان‌های امروزی مانند هوای تنفسی برای یک موجود زنده است»

نیروی انسانی به لحاظ برخورداری از قدرت اندیشه، خلاقیت و نوآوری بزرگ‌ترین دارایی هر سازمانی محسوب می‌شود،

چراکه هرگونه بهبود و پیشرفت در سیستم‌های فنی و سازمانی توسط نیروی انسانی صورت می‌گیرد.

توان فکری و اندیشه‌های کارکنان در سازمان به‌عنوان سرمایه نهفته و راکد می‌باشد

هر سازمان و مدیریتی بتواند از این سرمایه‌های نهفته بیشترین استفاده را بکند به همان اندازه امکان رشد و توسعه میسر خواهد شد.

نیروی انسانی برخلاف سایر منابع با مصرف کردن کاهش و یا مستهلک نمی‌شود هرچقدر از اندیشه و فکر بیشتر استفاده نماید بهمان اندازه توانایی‌اش بهبود می‌یابد.

از طرف دیگر مشارکت یکی از نیازهای فرا مرتبه انسان‌ها به شمار می‌رود که ریشه در فطرت بشری دارد.

افرادی که در امور و فعالیت‌های سازمان شرکت نمایند و از اندیشه و فکر پاک استفاده کنند

علاوه بر پیشرفت سازمان در تعالی خویش نیز گام برداشته‌اند. برای بهبود بهره‌وری از مکانیزم‌های مختلف استفاده می‌کنند

که یکی از مکانیزم های مدیریتی، بهره‌گیری از تکنیک‌های مختلف مدیریت مشارکتی است.

مشارکت راهکاری است که به کارکنان اجازه داده می‌شود به‌جای اینکه همیشه مدیریت و رهبری شوند از توانایی‌های خود بهره گیرند،

فکر کنند و قوه خلاقیت خود را به کار اندازند و در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت و دخالت داشته باشند.

مشارکت یک فرآیندی است که طی آن کارکنان یک سازمان به‌طور داوطلبانه در امور و فعالیت‌های مربوط به خود دخالت کنند

به شرطی که توان و انگیزه مناسب برای دخالت مؤثر را داشته باشند.

مدیریتی مشارکتی عبارت است از عملیاتی که طی آن کارکنان یک سازمان را درروند تصمیم‌گیری‌ها دخالت و شرکت می‌دهند

تأکید این شیوه مدیریت بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان استوار است و می‌خواهد از اندیشه‌ها ، نظرات و ابتکارات آن‌ها در حل مشکلات و مسائل سازمان استفاده کند. البته نظام مشارکتی با افزایش رضایت‌مندی، انگیزه کارکنان را نیز بهبود می‌بخشد.

کارکنان باانگیزه، توانایی‌های بیشتری داشته و می‌توانند در سازمان خلاقیت و نوآوری را افزایش دهند.

بزرگ‌ترین پشتوانه جهت اعمال مدیریت مشارکتی، تعهد، ایمان و اعتقاد مدیران سازمان‌ها است.

تا زمانی که مدیریت سازمان اعتقاد به مشارکت کارکنان نداشته باشد مدیریت مشارکتی تحقق پیدا نخواهد کرد.

مکانیزم های متفاوتی برای عملی کردن مدیریت مشارکتی وجود دارد که عمده‌ترین تکنیک برای مشرکت کارکنان استقرار نظام پیشنهادات در یک سازمان است.( آنکه بیشتر مشورت می‌کند کمتر اشتباه می‌کند)

نظام پیشنهادات ( Suggestions system)

نظام یا سیستم پیشنهادات ، تکنیکی است که می‌توان از فکر و اندیشه‌های کارکنان برای مسئله یابی، چاره‌جویی و حل مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست. بر اساس نظام پیشنهادات کلیه کارکنان از عالی‌ترین رده سازمانی تا پایین‌ترین سطح آن می‌توانند پیشنهادات، ایده‌ها ، ابتکارات و نظرات خود را برای رفع نارسایی‌های موجود درروند کاری و یا بهبود روش‌های انجام کار و یا افزایش کیفیت تولید ارائه دهند.

البته نظام پیشنهادات فقط انتقاد نیست بلکه در آن راه چاره نیز ارائه می‌گردد.

فقط به بیان مشکلات پرداخته نمی‌شود بلکه راه‌حل‌های رفع مشکلات نیز ارائه می‌شود از این طریق کارکنان می‌توانند به همه امور و فعالیت‌های سازمان بپردازند و پیشنهادهای اصلاحی خود را بر اساس فرآیندی مشخص تدوین و ارائه نمایند.

استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات در یک سازمان توجه و حساسیت کارکنان را به فرآیندهای کار بیشتر کرده

و باعث مشارکت بیشتر کارکنان در سازمان می‌شود. و با افزایش مشارکت، خلاقیت و روحیه کارکنان، راهکارهای عملی برای حل مسائل و مشکلات سازمان پیدا می‌شود.

متأسفانه به دلایل مختلف نظام مشارکتی و پیشنهادات در کشور ما جایگاه خود را پیدا نکرده است.

کارکنان در تصمیم‌گیری‌های سازمان مشارکت داده نمی‌شوند و اگر در یک سازمانی مشارکت هم داده شوند از طرف کارکنان استقبال نمی‌شود.

شاید از مهم‌ترین دلایل عدم استقبال کارکنان از سیستم پیشنهادات به دلیل بی‌توجهی به نظرات و پیشنهادات کارکنان بوده است.

که نظرات و پیشنهاد‌هایی را مطرح کرده‌اند ولی به آن‌ها بهایی داده نشده است.

و لذا برای کارکرد بهتر این نظام در سازمان‌های ایران ابتدا باید کار فرهنگی صورت گیرد تا ذهنیتی که از ارائه پیشنهادات دارند تغییر یابد،

به همین علت اگر این سیستم را در سازمان مستقر گردید انتظار نداشته باشید که از فردای آن روز پیشنهادات از جای‌جای سازمان سرازیر گردد بلکه برای معتبر سازی و ایجاد یک ذهنیت مثبت تلاش کنید و آن نیز با شعار امکان‌پذیر نمی‌باشد بلکه باید عملاً نظام پیشنهادات را تقویت کنید.

بررسی‌ها و تحقیقات نشان می‌دهد که در بین کشورهای دنیا ژاپنی‌ها از این نظام بهتر و بیشتر استفاده کرده‌اند و

قسمتی از رشد و پیشرفت خود را مرهون مدیریت مشارکتی می‌دانند به همین منظور اکثر موفقیت شرکت‌های ژاپنی را

نه به خلاقیت و نوآوری کارکنانش بلکه به نوع و شیوه مدیریت آن‌ها نسبت می‌دهند.

شیوه‌ای که در کل جهان به الگوی ژاپنی معروف شده است و یکی از عمده‌ترین برتری الگوی ژاپنی نسبت به سایر الگوها، به چگونگی تشویق و ترغیب، افزایش انگیزه، خلاقیت و نوآوری کارکنان بستگی دارد. به خاطر همین است که نظام پیشنهادات در کلیه شرکت‌های ژاپنی مستقر می‌باشد.

در جدول زیر به‌طور نمونه به چند شرکت اشاره می‌شود.

نام شرکت

تعداد کارکنان تعداد پیشنهادات کارکنان سرانه
مزدا ۲۳۹۲۹ ۳۰۲۵۸۵۳ ۱۲۶۵
تویوتا ۵۵۵۷۶ ۲۶۴۸۷۱۰ ۴۷۶
کانون ۱۳۷۸۸ ۱۰۷۶۳۵۶ ۷۸۱
هیتاچی ۵۵۷۰۵۱ ۳۶۱۸۰۱۴ ۶۳۴
یک شرکت پیشرفته آمریکایی ۹۰۰۰ ۲۱۰۰۰

۲۳

 

در ژاپن میزان پیشنهادات هر سازمان به‌عنوان افتخارات سازمانی محسوب می‌شود هر مدیر که مسائل کشف‌شده بیشتری داشته باشد

از شهرت بهتری برخوردار می‌شود و هر کارمندی که مسائل جدیدی کشف کند معززتر است

و سرانه پیشنهادات میزان مشارکت، انگیزه، خلاقیت و نوآوری را در هر سازمانی مشخص می‌کند.

اهداف نظام پیشنهادات:

استقرار سیستم پیشنهادات در هر سازمانی منافع خوبی برای همه دارد.

کارکنان، مدیران، سهامداران، مشتریان، جامعه، دولت و … ازجمله ذینفعان استقرار نظام پیشنهادات به شمار می‌روند.

در سازمان‌هایی که نظام فوق را اجرا کرده‌اند دستاوردهای خوبی داشته‌اند که در زیر به چند نمونه آن اشاره می‌شود:

  • اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه و خودجوش
  • بهبود روحیه و انگیزه کارکنان
  • افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار
  • تقویت مسئولیت‌پذیری و تعلق سازمانی
  • بهبود بهره‌وری، کیفیت و ارائه بهتر خدمات پس از فروش
  • کاهش مقاومت در مقابل تغییر
  • افزایش توانمندسازی مدیران و کارکنان
  • افزایش پویای و انعطاف‌پذیری
  • گردش بهتر اطلاعات و اطلاع‌رسانی
  • افزایش درآمدها و کاهش هزینه‌ها
  • افزایش میزان وقت، سرعت و صحت

در بعضی از شرکت‌ها و سازمان‌ها هدف از استقرار نظام پیشنهادات را افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها می‌دانند

درحالی‌که هدف اصلی باید ایجاد انگیزه، رضایت شغلی و ایجاد زمینه‌های مناسب برای تعامل گروهی در محیط غیررسمی ‌باشد

که به دنبال خود ممکن است افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها را هم داشته باشد.

فرصت‌هایی که خلاقیت و نوآوری از طریق سیستم پیشنهادات ایجاد می‌کند باعث نشاط کارکنان در کارشده و روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد.

رشد و پیشرفت هر شرکت و سازمانی را وجود نیروهای باانگیزه، خلاق و نوآور رقم می‌زنند. (به خلاقیت کاربردی به‌جای اطاعت کورکورانه پاداش دهید)

چگونگی اجرای نظام پیشنهادات:

برای اجرا و عملی نمودن نظام پیشنهادات در هر سازمان و شرکتی یک روش واحدی وجود ندارد

هر سازمانی بنا به موقعیت خود، نظام پیشنهادات متناسب با نیازهای خود را طراحی و اجرا می‌نماید،

اقدامات و فعالیت‌های لازم برای استقرار نظام پیشنهادات به شرح زیر می‌باشد:

الف: بسترسازی برای استقرار نظام پیشنهادات:

برای اجرای خوب نظام پیشنهادات بسترسازی و آماده‌سازی مدیران و کارکنان امری ضروری است

با توجه به اینکه نظام فوق بر اساس خواست و اراده کارکنان صورت می‌گیرد و یک وظیفه شغلی و کاری نبوده و به مشارکت داوطلبانه کارکنان بستگی دارد با ابلاغ آئین‌نامه، دستورالعمل و بخش‌نامه عملی نمی‌شود بلکه باید به طریقی کارکنان را تشویق و ترغیب نموده برای بسترسازی می‌توان مراحل زیر را در سازمان اجرا نمود:

– آگاهی و اطلاع‌رسانی مناسب به کارکنان و مدیران میانی و اجرایی

– برگزاری جلسات توجیهی در سطح مدیران

– برگزاری جلسات آموزشی در سطح مدیران و کارکنان

– تشویق و ترغیب کارکنان با بیان مزایا و منافع اجرای نظام فوق

– ایجاد ارتباط و اعتماد متقابل بین کارکنان و مدیران

– تدوین و ابلاغ آئین‌نامه اجرایی نظام برای کلیه واحدها و قسمت‌ها

– محدود نکردن پیشنهادات در زمینه‌های خاص

– تدوین فرم مشخص و مکان معین برای ارائه پیشنهادات

ب- تعیین گروه (کمیته) یا شورای نظام پیشنهادات:

برای اجرای نظام پیشنهادات باید کمیته یا شورایی برای پذیرش پیشنهاد در سازمان تعیین گردد.

بهتر است انتخاب کمیته دموکراتیک باشد، یعنی نمایندگانی از کارکنان و مدیران در این کمیته حضورداشته باشند

تا مسائل و نیازهای کارکنان، مدیران و سازمان در اجرای پیشنهادات لحاظ گردد.

البته در سازمان‌های مختلف این کمیته ممکن است به نام‌های گروه، تیم یا شورای پذیرش پیشنهادات تشکیل‌شده باشد.

ولی ترکیب اعضای کمیته یا گروه پذیرش می‌تواند به‌صورت ذیل باشد:

– مقام مجاز یا نماینده تام‌الاختیار وی

– دو نفر نماینده کارکنان (بارأی گیری مستقیم)

– یک نفر نماینده مدیران (بارأی گیری مستقیم)

– کارشناس متخصص به‌تناسب موضوع پیشنهادشده

– دبیر کمیته یا گروه

در اولین جلسه کمیته باید رئیس و دبیر مشخص شوند تا وظایف تقسیم‌شده و پی گیری گردد

وظایف کمیته نظام پیشنهادات:

– رسیدگی (درخواست اصلاح، تصویب، رد) به پیشنهادات رسیده

– تعیین مدت‌زمان اجرای آزمایش پیشنهاد ارائه‌شده

– ارجاع پیشنهادات رسیده به گروه کارشناسی و واحدهای اجرایی

– تصویب یا رد نهایی پیشنهادها پس از اجرای آزمایش

– سیاست‌گذاری، تعیین خط‌مشی، تصویب و اصلاح آئین‌نامه‌های مربوطه

– تعیین پاداش به پیشنهاددهندگان، حق‌الزحمه کارشناس و همکاران اجرایی

– ارزیابی و انتخاب بهترین پیشنهاد در هرسال

– نظارت بر اجرای بهتر نظام پیشنهادات در سازمان

ج- روش ارائه پیشنهاد:

برای ارائه پیشنهادات توسط همکاران بهتر است فرمی متناسب با نیاز هر سازمانی طراحی و در اختیار قسمت‌ها و واحدها قرار دهد.

یا فرم‌ها را می‌تواند از دبیرخانه نظام پیشنهادات گرفته و پس از تکمیل پیشنهاد خود به دبیرخانه ارسال نماید.

و دبیر نیز موظف است که اعلام وصول پیشنهاد را در اسرع وقت به پیشنهاددهنده اعلام نماید.

پس از وصول پیشنهاد دبیرخانه به بررسی پیشنهاد می‌پردازد درصورتی‌که پیشنهاد تکراری یا تنها به بیان مشکلات پرداخته و راه‌حل اجرایی ارائه نکرده باشد، طی نامه‌ای  به پیشنهاددهنده اطلاع دهد.

در صورت غیرتکراری بودن برای بررسی بیشتر در کمیته پیشنهادات طرح نماید.

د- روش بررسی پیشنهادات:

کلیه پیشنهادات که قابل‌طرح در کمیته باشد در جلسه مطرح می‌گردد ممکن است پیشنهاد ارائه‌شده نیاز به بررسی و اظهارنظر کارشناس باشد

که در این صورت پیشنهاد به گروه کارشناسی و واحدهای تخصصی ارجاع داده می‌شود

که پس از دریافت نظر آن‌ها دوباره در جلسه مطرح گردیده و در صورت تصویب یا عدم تصویب تشویق مادی و معنوی و علت عدم تصویب به پیشنهاددهنده ابلاغ می‌گردد باید نتیجه بررسی پیشنهاد حتماً به پیشنهاددهنده اعلام گردد تا پیشنهاددهندگان انگیزه برای ارائه پیشنهادات داشته باشند.

ه- تعیین و پرداخت پاداش برای پیشنهاددهندگان:

در نظام پیشنهادات پاداش مالی و بازخورد سریع که هر دو از اهرم‌های انگیزش مهم هستند باید پیش‌بینی‌شده باشد

اگرچه پاداش‌های مالی ممکن است رقم اندک باشد ولی بیشتر صورت نمادین دارد.

در سازمان‌هایی که روابط فرد با سازمانش رابطه بده و بستان است پرداخت پاداش مالی، خلاقیت، تفکر و روحیه مشارکت افراد را

برای ارائه پیشنهادات بیشتر تقویت می‌نماید.

البته هر سازمانی می‌تواند معیار و شاخصی برای تعیین و پرداخت پاداش مالی در نظر بگیرد به‌ عنوان‌ مثال می‌تواند درصدی از

صرفه‌جویی‌هایی که در اثر ارائه پیشنهاد حاصل‌شده به‌عنوان پاداش در نظر گرفته شود و با درصدی از درآمد اضافی که حاصل پیشنهاد باشد

یا از طریق امتیازبندی پیشنهادات درصدی را تعیین و پرداخت نماید البته بهتر است قسمتی از

پاداش در صورت تصویب و قسمتی دیگر را پس از اجرا و عملی شدن پرداخت نماید

تا پیشنهاددهنده برای مشارکت فعال انگیزه مناسب داشته باشد.

نتایج مورد انتظار از اجرای نظام پیشنهادات:

  • افزایش کمیت و کیفیت کالا و خدمات تولیدشده
  • صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌ها
  • ارتقای بهره‌وری در سازمان
  • بهبود روش‌های انجام کار
  • ابداع روش‌های تازه و یا تولیدات تازه
  • افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
  • افزایش رضایت‌مندی کارکنان

به‌طور خلاصه می‌توان گفت استقرار نظام پیشنهادات در هر سازمانی مشارکت کارکنان را در تصمیم‌گیری‌های سازمان بیشتر نموده

و خلاقیت و نوآوری، انگیزه و روحیه رضایت‌مندی کارکنان را بهبود می‌بخشد و بهبود و بالندگی فرد و سازمان را تقویت می‌نماید

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz