نظارت و کنترل کارآمد در سازمان : ویژگی ها و چارچوب ها - بهینگی

نظارت و کنترل کارآمد در سازمان : ویژگی ها و چارچوب ها

اشتراک گذاری :
نظارت و کنترل کارآمد در سازمان : ویژگی ها و چارچوب ها

در مطالب قبلی مفهوم نظارت و کنترل و انواع آن معرفی شد، اکنون به معرفی نظارت و کنترل کارآمد ویژگی ها و چارچوب های پیاده سازی آن می پردازیم.

نظارت و کنترل کارآمد

توجه عمیق به شاخص ها در شناسایی و درک بهتر نارسایی ها، کمبودها، از جهت کمی و کیفی در بهبود برنامه کمک شایانی میکند. شاخص های عملکردی سه نگاه اساسی دارند:

یکی این که به نظام ارزشیابی مدد می رساند؛

دیگر این که روش حرکت و مسیر را برای شناخت از کارکرد مدیران فراهم می آورد؛

و سوم خلأهای برنامه ای را از طریق ارزشیابی مشخص میکند.

شاخصهای نظارت و کنترل کارآمد

۱-به هنگام بودن؛

۲-قابل اطمینان بودن؛

۳-معنی دار بودن؛

۴-هشداردهندگی؛

۵-پیش بینی کنندگی.

عوامل نشان دهنده اثربخشی نظارت و کنترل کارآمد

۱)شاخص ها براساس اهداف و استراتژی ها باشد.

۲)عینی و ملموس و قابل پذیرش باشد. (قابل سنجش و قابل حصول باشد).

۳)از قبل توقعات مورد نظر از سیستم نظارت شونده به او گوشزد شود.

۴)نظارت کنندگان شایسته (دارای دانش و بی طرفی) انتخاب شوند.

۵)نتایج نظام نظارت و کنترل مشخص باشد و باعث افزایش خلاقیت و توسعه سازمان شود.

۶)گزارش دهی دقیق و صحیح باشد.

۷)گزارش ها و رسیدگی ها به موقع باشد.

۸)نظارت مبتنی بر هدف و برنامه باشد.

۹)معقول و قابل درک باشد.

۱۰)مقرون به صرفه باشد.

۱۱)کنترل باید در نقاط استراتژیک انجام شود؛ زیرا نظارت بر کل فعالیت ها ممکن وضروری نیست.

۱۲)انعطاف پذیر باشد؛ یعنی با تغییرات سازمانی تنظیم شود.

۱۳)تفاوت های محیطی هر سازمان در آن ملحوظ باشد.

۱۴)متناسب با پستهای مختلف سازمانی باشد.

۱۵)چرخه تجدیدنظر در آن لحاظ شده باشد.

۱۶)از پشتوانه سیستم آمار و اطلاعات مفید بهره مند باشد.

ویژگی های نظارت و کنترل کارآمد

۱-مشارکت: باید کلیه کارکنان در کنار شهروندان در نظارت مشارکت داشته باشند. اعضایی که فواید و اهداف نظارت را میدانند و منافع خود، دستگاه، گروه و صنف و جامعه خود را در آن باور دارند، مشارکتشان، نظارت و کنترل عملکرد افراد را کم هزینه و کاراتر خواهد کرد. همه اعضای این جامعه باید باور داشته باشند و بفهمند که در توسعه کشور سهیم و مؤثرند و مشارکت دارند.

نظارت و کنترل کارآمد در سازمان : ویژگی ها و چارچوب ها

۲-اجتماعی شدن و احترام گذاشتن: نیاز به احترام قویترین نیاز در وجود آدمی است؛ چه در بعد قدرت و چه در بعد عزت نفس و احترام به خویشتن و دیگران؛ بنابراین با جامعه نظارت شوندگان باید با احترام برخورد شود.

۳-پرهیز از ترساندن: ترس به عنوان یک عامل انگیزشی تنها در ارتباط با خداوند مطرح است. کنترل نظارت شوندگان از طریق ترس برای رعایت مقررات و ضوابط در بلندمدت مؤثر نخواهد بود.

۴-آگاهی افراد از اهداف نظارت: باید مردم و نظارت شوندگان را از رسالت و اهداف نظارت آگاه کنیم؛ وقتی از آن آگاهی یافتند به آن تعهد خواهند داشت.

۵- ایجاد محیط پدیدآورنده انگیزشی: فرهنگ کارآمد نظارت یک محیط پدیدآورنده انگیزش ایجاد می کند؛ یعنی شرایطی فراهم میکند که افراد از انجام و رعایت قوانین و مقررات لذت میبرند، پس باید با آموزش، تبلیغ، ترویج و عمل به آن، این فرهنگ را ایجاد کنیم. برخی از این شرایط عبارتند از:

الف) ایجاد انگیزش: تشویق بازرسی شوندگان درستکار و رعایت قوانین و مقررات و ضوابط و نیز تشویق منفی به روش های مناسب با توجه به شرایط و افراد.

ب) افزایش بلوغ: بلوغ دینی، فرهنگی، اجتماعی و علمی (آگاهی های اقتصادی، سیاسی و سازمانی) آنان را افزایش دهیم. با افزایش آگاهی در تمامی ابعاد است که اعضای جامعه مورد نظارت جایگاه و اهمیت قانون و قانون پذیری را خواهند دانست.

ج)افزایش شایستگی: توجه به این امر در میان مسؤولان و مدیران جامعه نظارت شونده و نظارت کننده مفیدتر خواهد بود. شایستگی به معنی قادر بودن به انجام قوانین و مقررات بازرسی و نظارت است.

د) ایجاد روحیه درستکاری و قانون پذیری: داشتن وجدان کاری و روحیه قانون پذیری نیاز به نظارت و کنترل را به حداقل خواهد رساند.

۶- تنظیم فاصله بین واحدهای نظارت کننده و نظارت شونده: فاصله بین نهادهای نظارت کننده و جامعه مورد نظارت اهمیت دارد و نمیتوان در آن واحد هم نظارت دقیق را پیشه کرد و هم شناخت مفیدی از کارکرد گروه ها و دستگاه های نظارت شونده به دست آورد. واحدهای نظارت کننده زیر سرپرستی دقیق مراکز و مجامع قانون گذار هستند. اگر این واحدها با گروه های نظارت شونده فاصله بسیاری داشته باشند، آشنایی چندانی با چگونگی عملکرد واحدها نخواهند داشت، برعکس وجود ارتباط نزدیک ناظران و واحدهای نظارت شونده برای آگاهی از عملکرد آنها لازم است؛ ولی باید توجه داشته باشیم که این فاصله بیش از اندازه نشود، به طوری که در حین فعالیت های آن گروه ها و واحدهای مورد نظر، نظارت شوند.

۷-تمرکز نظارت بر نقاط استراتژیک جهت کاهش هزینه های مالی و زمانی و افزایش کارآیی سیستم نظارت:

معمولاً در جامعه ما هرگاه مشکلی پیش بیاید یا تخلفی صورت گیرد یا بحرانی ایجاد شود، نسبت به رفع مشکل یا حل بحران اقدام می گردد. بازرسی و نظارت به عنوان یک سیستم کنترل و برای کاهش هزینه ها و افزایش کارآیی باید توجه خود را به نقاط استراتژیک متمرکز کند و این باید با برنامه صورت گیرد. نظارت بر همه گروه ها و بخش های مورد نظر و در تمام مراحل فرایند تولید و توزیع و مصرف خدمات و محصولات در سازمانهای خدماتی و تولیدی نه امکان پذیر است و نه به صرفه.

۸-انعطاف پذیری در روش های نظارت: تقریباً تنها روش مورد استفاده در سیستم های فعلی نظارت ما مراجعه مستقیم ناظر و مشاهده وضعیت تخلف و اقدام برای حل یا رسیدگی به آن است. سیستم، روش یا روش های دیگری را پیشنهاد یا پیشبینی ننموده است.

۹-تمرکز بر اصلاح و تشویق: بیشتر سیستم های فعلی نظارت، جنبه تنبیه و مجازات دارند تا اصلاح و تشویق، بررسی و پژوهش های علمی نشان داده است که تشویق مؤثرتر از تنبیه بوده است؛ اما سیستم های اجرایی نظارت ما این نکته را رعایت نمی کنند. در موقعیت تنبیه برای اصلاح رفتار انسان ها توافق همگانی یا اکثریت وجود ندارد، باید سیستم های ما مشوق و اصلاحگر باشند.

۱۰-تاکید بر نقاط قوت:سیستم (مجموعه روش ها و قوانین و مقررات) نظارت ما بر نقاط ضعف، تخلفات و بحرانها متمرکز است و نقاط مثبت و مزیتها را کمتر مورد توجه قرار میدهد و به خاطر همین است که بیشتر جنبه تنبیه و مجازات گرفته اند. باید فرهنگ نظارت بر نقاط قوت اعضای جامعه مورد نظارت تاکید کند که هیچ گاه خلاف نمی کنند و به قانون پذیری و درستکاری شهرت دارند.

ارائه چارچوبی برای نظارت و کنترل کارآمد

این چارچوب مبتنی بر تئوری نظارت معنادار، کارآمد و تعالی جو و تحقیقات انجام شده محققان دیگر در زمینه نظارت است.

نظارت و کنترل کارآمد در سازمان : ویژگی ها و چارچوب ها

الف)تدوین چشم انداز و راهبردها

 چشم انداز و راهبرد به عنوان فرمان حرکت مشترک می تواند جهت فعالیتهای دستگاه های نظارتی را در مسیر اهداف، هدایت کند و از هدر رفتن نیروها جلوگیری کند. ضمن اینکه با تدوین چشم انداز و راهبردها در واقع افق های قابل دسترسی و مورد نظر حاکمیت را مشخص میکنیم و بر این اساس گامهای عملی برای رسیدن به آن تعریف می شود. تأکید بر ادبیات مشترک و داشتن دیدگاه روشن از نظارت نیز در درون چشم انداز تعریف می شود.

ب) تعامل با بیرون

 این تعامل از دو بعد قابل بررسی است. در بعد اول تعامل دستگاه نظارتی با مردم مطرح است که به دلایل گفته شده این تعامل به درستی صورت نمی گیرد و شرط تحقق نظارت کارآمد افزایش این تعامل در راستای چشم اندازها و استراتژی ها و از طریق اطلاع رسانی دقیق با بهره گیری از فناوری ارتباطات و اطلاعات است. این فناوری ها امروز در امر گزارش دهی، گزارش گیری، دریافت بازخورد عملکرد و اصلاح درونی سیستم حائز اهمیت است.در بعد دوم تعامل بین دستگاه های نظارت کننده و نظارت شونده مطرح می شود که خود بر بهبود فرهنگ نظارت و نظارت پذیری مبتنی است. تأکید بر جنبه های مثبت و اصلاحی و پرهیز از مچگیری می تواند در بهبود این تعامل مؤثر باشد.

ج) ساده سازی ساختارها

 ساختارهای نظارتی هرچه ساده تر و انعطاف پذیرتر باشند، کارآمدی آنها بیشتر خواهد بود؛ زیرا با پیچیده شدن این ساختارها و افزایش فعالیتهای غیرضرور، انرژی آن صرف حفظ سیستم میشود تا تحقق اهداف آن. در ساده سازی ساختارها، علاوه بر ساختار سازمانی، ساختار قوانین و روش ها نیز مدنظر است، بهره گیری از فناوری نیز در این زمینه بر کارآمدی ساختارها می افزاید.

د) منابع انسانی

 منابع انسانی توانمند نیاز شناخته شده ای است. افراد باید واجد توانایی های خاص عصر اطلاعات، توانایی های ارتباطی، تخصص و تجربه بوده و آموزش های لازم را در این زمینه دیده باشند. چنین فرایندی موجب جلب اعتماد دستگاه های نظارت شونده و مردم خواهد شد.

ه)بهره گیری از شاخص ها

 با تدوین راهبردها و به دنبال آن تعریف و تدوین اهداف، باید شاخص های تحقق اهداف شناسایی و تعریف شوند. در واقع نظارت زمانی مفهوم پیدا می کند که ما شاخص های موجود را با شاخص های مطلوب مقایسه کنیم.

و) پاسخ گویی و شفافیت

 در تمام مراحل نظارت، هم از سوی دستگاه های نظارت شونده و هم از سوی دستگاه های نظارت کننده باید احساس پاسخ گویی به مردم و مقامات مسؤول وجود داشته باشد. این امر نیازمند شفافیت در عملکرد است و بدون آن، هم نظارت مختل میشود و هم نتیجه آن فساد اداری و اقتصادی خواهد بود، زیرا هر جا پنهان کاری و انحصار وجود داشته باشد، نتیجه غیرقابل اجتناب آن، فساد خواهد بود.

ز) بهره گیری از فناوری

 پیچیدگی های دنیای امروزی جز با استفاده از فناوری های روز قابل حل نیستند. اگر تا دیروز کنترل و نظارت مستقیم ضمن عملی بودن در مواردی نیز مؤثر واقع میشد، امروز به دلیل ظهور پدیده هایی چون کار از راه دور، آموزش از راه دور، تجارت الکترونیکی و… سازمان ها به سمت مجازی شده پیش میروند؛ به طوری که زمان و مکان در انجام امور فوق، مفهوم خود را از دست داده است. پیداست در چنین فضایی شکل نظارت نیز تغییر یافته و نظارت همزمان با استفاده از فناوریها به عنوان رویکردی جدید مورد توجه قرار گرفته است؛ به طوری که کمتر نیاز به ایجاد ساختارهای نظارتی گسترده احساس می شود و فناوری این امکان را فراهم ساخته تا کارکردهای روزانه به شکل همزمان کنترل و به دلیل پایدار بودن نظام نظارت مکانیزه، قابل ارزیابی در زمان های مختلف باشد.

در انتها لازم به ذکر است نظارتی کارآمد است که به گونه ای فعال مسائل آینده را برای سازمان شناسایی و چاره جویی کند و نقطه کمال نظارت همین امر است.

با گوشی اسکن کنید
"یک ستاره""دو ستاره""سه ستاره""چهار ستاره""پنج ستاره!"

اولین امتیاز را شما بدهید
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz