مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع - بهینگی

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

اشتراک گذاری :
مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

توانایی اولویت بندی، یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان است. اولویت بندی باعث می شود حداکثر بهره برداری را از فعالیتها و تلاش خود و همکاران ببرید. اگر بتوانید انرژی و تلاش خود را روی مسائل و فعالیتهایی که واقعا اهمیت دارد، متمرکز کنید، می توانید استرس را کاهش داده و زندگی آرامتری داشته باشید. با اولویت بندی دیگر کار ضروری و پراهمیتی وجود ندارد، که به تعویق افتادن آن موجب استرس طاقت فرسا شود.

دلیل اصل اولویت بندی : محدودیت زمان و نامحدود بودن کارها

وقتی زمان محدود و فعالیتها نامحدود است، اولویت بندی اهمیت بیشتری پیدا می کند. اولویت بندی کمک می کند تا زمان را به شکل عاقلانه تر و اثربخش تر صرف کنید. به این ترتیب فعالیتهایی که باید انجام دهید را گلچین می کنید و آنهایی که از ارزش کمتری برخوردار هستند را به زمان دیگری موکول می کنید.

برای اولویت بندی سطوح و ابزارهای متعددی وجود دارد که در ادامه به این موارد می پردازیم. مطالعه ادامه مطلب می تواند دانش خوبی در خصوص اولویت بندی برای شما ایجاد کند.

اولویت بندی ساده

در سطوح اولیه می توانید اولویت بندی را بر مبنای محدودیت های زمانی، یا براساس سودآوری یا منافع بالقوه هریک از کارها و یا فشارهایی که برای تکمیل هر کار وارد می شود، انجام دهید.

  • اولویت بندی بر اساس ارزش یا سودآوری پروژه روش رایج تر و منطقی تری برای اولویت بندی است. چه اینکه این اولویت بندی بر اساس قضاوت های ذهنی یا ارزیابی پیچیده مالی باشد، اغلب کارآمدترین نتایج را دارد.
  • محدودیت زمانی وقتی پر رنگ می شود که دیگران نیز وابسته به کاری هستند که شما انجام می دهید. خصوصا هنگامی که آن فعالیت در مسیر بحرانی پروژه قرار گرفته است. در چنین حالتی کمی تلاش بیشتر می تواند منجر به طی کردن مسیر طولانی شود.
  • و نهایتا مقاومت در برابر فشارهایی که از جانب سرپرستها برای انجام کاری وارد می شود، شجاعت زیادی می خواهد. البته وقتی که این فشارها قانونی و منطقی هستند. اینگونه فشارها نیز معمولا موجب قرار گرفتن یک فعالیت در اولویت های بالا می شود.

ابزار های اولویت بندی

در حالیکه رویکردهای ساده فوق در بسیاری از شرایط مناسب هستند اما موارد خاصی پیش می آید که استفاده از ابزارهای اولویت بندی و مدیریت زمان ضرورت پیدا می کند. در ادامه برخی از این ابزارهای اولویت بندی معرفی خواهد شد. بهینگی در مطالب جداگانه به بررسی مفصل هر یک از این ابزارها خواهد پرداخت.

تحلیل مقایسات زوجی (Paired Comparison Analysis)

تحلیل مقایسات زوجی وقتی معیار تصمیم گیری مبهم، ذهنی یا ناسازگار باشد، سودمند است. در این روش با مقایسه هر کار نسبت به سایر کارها اولویت بندی می کنید.

پس از اینکه دو به دو کارها را از لحاظ اهمیت مقایسه کردید، لیستی از کارهای اولویت بندی شده خواهید داشت.

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

تجزیه و تحلیل ماتریس تصمیم گیری (Decision Matrix Analysis)

در این روش می توانید به صورت همزمان چندین کار را از نظر عوامل مختلف اولویت بندی کنید. برای اینکار جدولی تهیه می کنید که ستون های آن عوامل تعیین کننده اولویت است (مثلا زمان، هزینه، پیچیدگی و …) و سطرها نیز لیست کارهای شماست. نهایتا به هر یک از کارها در هریک از ستون ها امتیازی می دهید. کاری که بیشترین امتیاز را کسب کند بالاترین اولویت را دارد.

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

ماتریس اولویت اقدام (The Action Priority Matrix)

این ماتریس دارای دو بعد است. یک بعد تاثیر فعالیت و بعد دیگر تلاش موردنیاز برای انجام فعالیت است. در این روش که به صورت نموداری سریع انجام می شود مشخص می کنید که هر فعالیت چه میزان تاثیر داشته و چه میزان تلاش نیاز دارد.

پس از انجام این روش، فعالیتهایی که دارای بالاترین اهمیت و کمترین تلاش هستند می توانند شما را در کوتاه ترین زمان به بالاترین نتایج برسانند و در نتیجه دارای اولویت بالاتری هستند.

ضمنا فعالیتهایی که دارای کمترین تاثیر و بیشترین تلاش هستند نیز مشخص می شود که علیرغم صرف زمان و تلاش زیاد، نتیجه بالایی برای شما ندارند و در نتیجه دارای پایین ترین اولویت هستند.

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

اصل اهمیت/ فوریت آیزنهاور (Eisenhower Urgent/Important Principle)

این روش همانند ماتریس اولویت اقدام است، اما بجای تاثیر و تلاش از اهمیت و فوریت استفاده می کند.

برخی از وظایفی که به ظاهر فوری هستند، ممکن است اهمیت چندانی نداشته باشند. همچنین وظایفی که اهمیت بالایی دارند ممکن است خیلی فوری نباشند. این روش کمک می کند تا هر فعالیت را از نظر اهمیت و فوریت دسته بندی کنید. کارهایی که بیشترین فوریت و بیشترین اهمیت دارند، دارای اولویت بالاتری هستند.

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

تجزیه و تحلیل پارتو ( Pareto Analysis)

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

هنگامی که با انبوهی از مسائلی رو به رو می شوید که لازم است رسیدگی شوند، تحلیل پارتو به شما کمک می کند که مهمترین مسائل را شناسایی کنید.

در این روش، ابتدا انواع مختلف مسائلی که با آن روبرو هستید، را دسته بندی می کنید. سپس تعداد مسائل در هر دسته را می شمارید. سپس آن دسته از مسائلی که بیشتر رایج هستند، دارای اولویت بالاتری خواهند بود و باید تمرکز بیشتری برای حل آنها داشته باشید.

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

سپس بر حسب اولویت همین روال را ادامه می دهید.

 روش The Modified Borda Count

The Modified Borda Count، روشی مفید برای اولویت بندی مسائل و پروژه ها در گروه است. زیرا برای اولویت بندی به طور عادلانه از تمام افراد درگیر در مساله نظر گرفته می شود. این روش خصوصا در مواقعی که توافق جمعی مهم بوده و تصمیم گیری منسجم گروهی نیاز است، بسیار سودمند است.

در این روش، هریک از اعضای گروه در لیست مسائل یا کارها اولویت بندی می کند. مثلا می تواند ۵ یا ۱۰ مساله با اولویت بالای خود را به ترتیب مشخص کند. کاری که از نظر فرد دارای بالاترین اولویت است، امتیاز ۵ می گیرد و کاری که کمترین اولویت را دارد، امتیاز یک می گیرد. سپس امتیازات هر کار جمع زده می شود. نهایتا کارهایی که بالاترین مجموع امتیاز را داشته باشند، بالاترین اولویت را دارند.

مهمترین ابزارها و رویکردهای اولویت بندی : حداکثر استفاده از زمان و منابع

جمع بندی

یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان، توانایی اولویت بندی است. وقتی زمان نامحدود و کارها نامحدود است، چاره ای جز اولویت بندی وجود ندارد. بایستی در ابتدا کارهایی را انجام داد، که بیشترین نتیجه یا دستاورد را بهمراه داشته باشند.

در این مطلب رویکردهای ساده و ابزارهای اولویت بندی معرفی شد، که در زندگی فردی و در سازمانها می تواند استفاده شود.

با گوشی اسکن کنید
"یک ستاره""دو ستاره""سه ستاره""چهار ستاره""پنج ستاره!"

اولین امتیاز را شما بدهید
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz