مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم) - بهینگی

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

467
0
اشتراک گذاری :
آموزش اکسس- قسمت یک: آشنایی با پایگاه های داده

همانطور که در مطالب قبلی آموزش اکسس خواندید، اکسس حجم زیادی از داده ها را به صورت جدولی ذخیره می کند. اگر چه در مطلب کار با فرم ها توضیح داده شد، می توان بجای کار مستقیم با جداول اکسس، از فرم ها برای ورود یا نمایش داده ها استفاده نمود، اما اکسس ابزارهای قدرتمندی برای تسهیل کار با داده ها در محیط جدول (Spreadsheet) فراهم کرده است. در این مطلب به دو ابزار مرتب سازی و فیلتر رکوردها جهت تسهیل کار با حجم زیاد داده ها در جداول اکسس می پردازیم.

مرتب سازی (Sort) و فیلتر (Filter) دو ابزار کاربردی اکسس هستند که امکان سفارشی سازی نحوه نمایش و ساختار داده ها را می دهد تا کار با داده ها تسهیل شود.

مطلب قبلی آموزش اکسس

بیشتر بخوانید:  کار با فرم ها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس 2016 (درس هفتم)

درباره مرتب سازی و فیلتر رکوردها

اساسا، مرتب سازی و فیلتر ابزارهایی برای سازماندهی داده های پایگاه داده هستند. وقتی داده ها را مرتب می کنید(Sort)، شما آنها را به ترتیب خاصی می چینید. فیلتر داده ها نیز اجازه می دهد، داده هایی که لازم ندارید را پنهان کرده و فقط بر داده های مورد نیاز خود تمرکز کنید.

مرتب سازی (Sort) رکوردها

وقتی رکوردها را مرتب می کنید، آنها را به یک ترتیب منطقی قرار می دهید. مثل اینکه داده ها براساس معیاری گروه بندی شده باشند. در نتیجه، داده های مرتب شده را راحت تر می تواند خواند و فهمید. به طور پیش فرض، اکسس داده ها را بر اساس ستون ID مرتب می کند. البته اکسس روشهای مختلفی برای مرتب سازی داده ها ارائه می کند. به عنوان مثال می خواهیم در پایگاه داده فرضی این آموزش، داده های قنادی را مرتب می کنیم:

  • سفارشات را می توان برحسب تاریخ سفارش و یا نام خانوادگی مشتری که سفارش داده است مرتب کرد.
  • مشتریان را می توان برحسب نام یا شهر یا کد پستی محل سکونت مرتب کرد.
  • محصولات را برحسب نام، دسته محصول(مثل کلوچه، کیک فنجانی، شیرینی پای) یا قیمت مرتب نمود.

مرتب سازی صعودی و نزولی

شما می توانید هر نوع داده (متن و رقم) را به دو روش مرتب کنید:

به صورت صعودی (ascending) و نزولی (descending) . نزولی به این معنی است که مقدارها بیشتر می شوند، بنابراین در مورد داده های رقمی اعداد از کوچکتر به بزرگتر مرتب می شوند و در داده های متنی از حرف Z تا A. به صورت پیش فرض ستون ID به صورت صعودی مرتب می شود، یعنی از کمترین عدد ID تا بیشترین.

در ادامه در پایگاه داده آزمایشی، نمونه هایی از مرتب سازی رکوردها را نمایش می دهیم.

برای مرتب کردن رکوردها

۱٫ فیلدی که می خواهید براساس آن رکوردها مرتب شود را انتخاب کنید. در این مثال، ستون نام خانوادگی(last name) مشتری انتخاب شده است.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۲٫ روی سربرگ home در منوی ریبون کلیک کرده و گروه ابزار Sort & Filter را پیدا کنید.

۳٫ با زدن دستور Ascending یا Descending فیلد موردنظر را مرتب کنید.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۴٫ اکنون جدول براساس ستون نام خانوادگی مشتری مرتب خواهد شد.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۴٫ برای ذخیره جدول مرتب شده، روی دکمه save در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) کلیک کنید.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

توجه : بعد از اینکه جدول مرتب شده را ذخیره کنید، تا زمانی که براساس فیلد دیگری مرتب نشود یا اینکه حذف نشود، جدول به همین صورت نمایش داده خواهد شد. برای حذف مرتب سازی مطابق شکل زیر عمل کنید.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

فیلتر رکوردها

فیلتر این امکان را می دهد تا فقط داده هایی را ببینید که لازم دارید. وقتی فیلتر روی رکوردها اعمال می شود، داده ها براساس یک معیار مشخص گزینش و انتخاب می شود. بنابراین فیلتر، کل رکوردهای یک جدول را براساس معیار موردنظر جستجو کرده و به صورت موقت رکوردهای نامرتبط را پنهان می کند.

فیلترها به این دلیل که امکان تمرکز به رکوردهای مشخصی را می دهد، سودمند است. به عنوان نمونه، اگر پایگاه داده ای دارید که اطلاعات مشتری و اطلاعات سفارش در آن ذخیره شده است، می توانید فیلتر را به نحوی تعیین کنید که فقط مشتریانی نمایش داده شود که در یک منطقه خاص زندگی می کنند یا فقط سفارشاتی را نمایش دهد که محصول خاصی در آن می باشد. دیدن این رکوردها به صورت فیلتر شده بسیار راحت تر از جستجوی آنها در یک پایگاه داده بزرگ است.

برای ایجاد فیلتر ساده

۱٫ روی فلش آبشاری کنار فیلدی که می خواهید فیلتر کنید، کلیک کنید. ما در مثال زیر، می خواهیم لیست مشتریانی را ببینیم که در یک شهر مشخص زندگی می کنند.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۲٫ یک منوی آبشاری ظاهر می شود که دارای چک لیست است. مطابق این چک لیست، فقط آیتمهایی که  تیک خورده اند، در نتایج فیلتر شده نمایش داده میشود. کلیک روی select all همه گزینه ها را تیک دار کرده و یا از انتخاب خارج می کند. در این مثال فقط آیتم Cary را انتخاب کرده ایم( تیک زده ایم).

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۳٫ ok کنید. فیلتر اعمال می شود. اکنون در جدول مشتریان فقط لیست مشتریانی را می بینید که در شهر Cary زندگی می کنند.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

توجه : دستور toggle فیلتر در نوار ریبون ( گروه Sort & Filter   ) امکان گذاشتن یا برداشتن فیلتر را می دهد. امتحان کنید!

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

ایجاد فیلتر براساس عبارت انتخاب شده

فیلتر با استفاده از عبارت انتخاب شده (Filtering by selection) به شما این امکان را می دهد که یک عبارت از داده های جدول را انتخاب کرده و در بقیه جدول سایر داده های مشابه و یا غیرمشابه با آن عبارت را پیدا کنید. به عنوان نمونه، اگر در پایگاه داده فرضی این درس (پایگاه داده قنادی) به دنبال کلیه محصولاتی هستیم که نام محصول شامل کلمه Chocolate می شود، می توانید این عبارت را در یکی از رکوردها انتخاب کرده و بعد فیلتری بر مبنای آن ایجاد کنیم.

ایجاد فیلتر بر اساس عبارت انتخاب شده بسیار راحت تر از فیلتر ساده است. انواع فیلترهای ممکن بر اساس عبارت انتخاب شده شامل موارد زیر می شود:

  • Contains ( شامل می شود) یعنی رکوردهایی که دارای سلولهایی با عبارت انتخاب شده هستند.
  • Does Not Contain (شامل نمی شود) یعنی تمام رکوردها بجز سلولهایی هستند که مقدار موردنظر در آن ها وجود دارد.
  • Ends With (پایان می یابد با) یعنی رکوردهایی که عبارت منتخب در انتهای مقدار هر فیلد وجود دارد.
  • Does Not End With (پایان نمی یابد با): یعنی تمام رکوردها بجز آنهایی که مقدار فیلدها با عبارت انتخاب شده به پایان میرسد.

برای ایجاد فیلتر براساس عبارت انتخاب شده

۱٫ سلول یا داده یا عبارتی که می خواهید بر اساس آن فیلتر را انجام دهید، را انتخاب کنید. به عنوان مثال می خواهیم لیستی از محصولاتی داشته باشیم که نام آنها دارای واژه Chocolate می باشد. بنابراین مقدار Chocolate را در یکی از رکوردهای جدول در ستون نام محصول پیدا کرده و انتخاب می کنیم.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۲٫سربرگ Home از نوار ریبون را انتخاب کنید. به دنبال گروه ابزار Sort & Filter بگردید و سپس بر دکمه آبشاری Selection کلیک کنید.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۳٫ نوع فیلتری که میخواهید اعمال کنید، را انتخاب کنید. ما نوع Contain  را انتخاب می کنیم، زیرا لیست محصولاتی می خواهیم که عبارت chocolate در نام آنها وجود داشته باشد.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۴٫ فیلتر اعمال می شود. اکنون لیستی داریم که فقط محصولاتی را نشان میدهد، که عبارت chocolate در نام آنها وجود دارد.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

ایجاد فیلتر بر مبنای یک عبارت جستجو

همچنین می توانید براساس یک عبارت که جستجو می کنید، داده های جدول را فیلتر کنید. اکسس رکوردهایی را برمیگرداند که عبارت موردنظر در آنها وجود دارد. ایجاد فیلتر از یک عبارت موردجستجو مشابه ایجاد فیلتر بر مبنای عبارت انتخاب شده است.

برای فیلتر کردن متن براساس یک عبارت جستجو

وقتی داده های متنی را براساس یک عبارت مورد جستجو فیلتر می کند، می توانید از گزینه هایی مشابه فیلتر بر مبنای عبارت انتخاب شده (filter by a selection) استفاده کنید. گزینه های Contain، Does not Contain، Ends With و Does Not Ends With نیز در این نوع فیلتر قابل استفاده هستند.  علاوه بر این گزینه ها، موارد زیر نیز در خصوص فیلتر داده های متنی براساس عبارت جستجو شده امکان پذیر است:

  • Equals (برابر است با ) یعنی فقط رکوردهایی را نشان دهد که مقدار فیلد موردنظر آنها معادل با عبارت جستجو هستند.
  • Does Not Equal (برابر نیست با ) یعنی تمام رکوردها به جز آنهایی که مقدار فیلد موردنظر آنها معادل با عبارت جستجو هستند.
  • Begins With (شروع میشود با ) یعنی فقط رکوردهایی را انتخاب کند که مقدار فیلد موردنظر آنها با عبارت جستجو شروع شود.
  • Does Not Begin With (شروع نمی شود با) یعنی تمام رکوردها به جز آنهایی که مقدار فیلد مورد نظر آنها با عبارت جستجو شروع می شود.

برای فیلتر براساس یک عبارت جستجو

۱٫ روی فلش آبشاری کنار فیلدی که می خواهید فیلتر کنید، کلیک کند. در این مثال، می خواهیم فقط رکوردهایی را در جدول سفارشات نشان دهیم که شامل یادداشت هایی با اطلاعات مشخص می شوند، بنابراین روی دکمه آبشاری کنار فیلد Notes کلیک می کنیم.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۲٫ در منوی آبشاری بازشده، موس را عبارت text filters ببرید. از لیستی که ظاهر می شود، روش فیلتر رکوردها براساس عبارت موردجستجوی خود را انتخاب کنید. در این مثال، ما می خواهیم فقط رکوردهایی را ببنیم که سفارشات برای یک party انجام شده است. بنابراین از گزینه Contain است استفاده می کنیم و به دنبال رکوردهایی هستیم که در فیلد یادداشت(Note) کلمه party وجود داشته باشد.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۳٫ پس از آن، کادر محاوره ای custom filter ظاهر می شود. عبارت مورد جستجو را در این کادر بنویسید. ما کلمه party را می نویسیم.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۴٫ دکمه OK را بزنید. فیلتر اعمال خواهد شد.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

فیلتر اعداد با استفاده از عبارت جستجو

روش فیلتر اعداد با استفاده از عبارت جستجو مشابه با روش فیلتر متن است. البته، برای فیلتر اعداد روشهای متفاوت فیلتر وجود دارد. علاوه بر روشهای فیلتر equals  و Does Not Equal می توانید از موارد زیر نیز استفاده کنید:

  • Greater Than ( بیشتر از) : فقط رکوردهایی را نشان میدهد که اعداد در فیلد موردنظر بیشتر یا مساوی مقدار مورد جستجو هستند.
  • Less Than ( کمتر از) : فقط رکوردهایی را نشان می دهد که اعداد در فیلد موردنظر کمتر یا مساوی مقدار مورد جستجو هستند.
  • Between ( بین دو عدد) : فقط رکوردهایی را نشان می دهد که اعداد در فیلد موردنظر در یک بازه معین قرار گیرند.

برای فیلتر اعداد بر اساس یک مقدار جستجو

۱٫ روی فلش آبشاری کنار فیلد موردنظر خود کلیک کنید. ما میخواهیم در این مثال رکوردهایی را در جدول menu item براساس فیلد price فیلتر کنیم. بنابراین روی فلش کنار فیلد price کلیک می کنیم.

۲٫ در منوی آبشاری، موس را روی عبارت number filters برده و از لیستی که ظاهر می شود، روش فیلتر را انتخاب می کنیم. در این مثال، می خواهیم آیتمهایی را ببنیم که قیمتی کمتر از ۵ واحد پولی دارند، بنابراین روش کمتر از(Less than) را انتخاب می کنیم.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۳٫ کادر Custom Filter نمایش داده می شود. عدد موردنظر خود که در فیلتر می خواهیم اعمال شود، را تایپ می کنیم. در این مثال عدد ۵ را تایپ می کنیم.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

۴٫ دکمه OK را می زنیم و فیلتر اعمال خواهد شد. فقط لیست اقلامی را داریم که قیمت آنها کمتر از ۵ واحد پولی باشد.

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

توجه: سایر اعداد ممکن است سایر گزینه های فیلتر داشته باشند. به عنوان نمونه، تاریخ هایی که به صورت عددی ظاهر می شوند، گزینه های فیلتر براساس دوره های زمانی دارند. همانطور که در تصویر زیر می بینید:

مرتب سازی و فیلتر رکوردها : آموزش کاربردی و فارسی اکسس ۲۰۱۶ (درس هشتم)

 

تمرینات درس هشتم: سورت و فیلتر داده ها در اکسس

  1. پایگاه داده تمرینی را باز کنید.
  2. کوئری به نام Cakes and pies Sold را باز کنید.
  3. فیلتر روی انواع محصول (Product Types) اعمال کنید که فقط کیک ها ( Cakes ) را نمایش دهد.
  4. در فیلد مجموع مقادیر (Sum of Quantity) یک فیلتر عددی اعمالی کنید که فقط اعداد بزرگتر یا مساوری ۵ را نمایش دهد.
  5. یک سورت صعودی روی فیلد مجموع مقادیر (Sum of Quantity) انجام دهید.
با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz