مدیریت وقفه های کاری : افزایش تمرکز و کنترل زمان - بهینگی

مدیریت وقفه های کاری : افزایش تمرکز و کنترل زمان

اشتراک گذاری :
مدیریت وقفه های کاری : افزایش تمرکز و کنترل زمان

وقفه های روزانه ای که در محل کار ایجاد می شود، می تواند مانع کلیدی، برای مدیریت اثربخش زمان باشد و در نهایت مانع رسیدن به موفقیت شود. این قبیل وقفه های کاری از موضوعاتی است که همه ی ما هر روزه با آن مواجه هستیم، اما معمولا از تاثیر آن در مدیریت زمان غفلت می شود.

وقفه های روزانه مانع پیشرفت شما

به اخرین روز کاری خود فکر کنید. یک دقیقه تامل کنید و تمام  وقفه‌هایی که اتفاق افتاده است را مرور کنید. مانند تماس های تلفنی، ایمیل ها، گفتگوهای در راهرو، همکارانی که مزاحم کار شما می شوند یا هر اتفاق غیرمنتظره دیگری که توجه شما را جلب کرده، تمرکز روی کار را از بین می برد و در نتیجه می تواند مانع انجام کار موردنظر شود.

چرا وقفه های کاری می تواند مانع انجام کارهای برنامه ریزی شده باشد؟

شما فقط چند ساعت زمان در طول روز دارید که تکرار وقفه های کوچک می تواند مانع رسیدن شما به اهداف و موفقیت ها در کار و زندگی شود. این وقفه های کوچک میتوانند تمرکز شما را از بین ببرد. لذا باید دوباره زمانی صرف کنید تا سر رشته کار دستتان بیاید و به وضعیت قبلی خود برگردید.

به عبارت ساده تر، علاوه بر خود وقفه که مانع از انجام کار می شود، پس از هر وقفه، مدتی نیز صرف بازگشتن تمرکز خواهد شد.

بهترین تکنیکها برای کنترل وقفه های کاری

کلید کنترل وقفه ها این است که ابتدا آن ها را بشناسیم. سپس بتشخیص دهیم که ضروری هستند یا نه؟. بله، ممکن است بعضی وقفه ها در کار ضروری باشد که بایستی در برنامه روزانه آنها را درنظر گرفت. در ادامه برخی تکنیک ها جهت کنترل وقفه های کاری ارائه میشود.

۱٫ تهیه فهرستی از عوامل وقفه

اگر وقفه ها، زمان و انرژی شما را سلب می کنند یا به طور ممتد شما را از برنامه ی خود دور می کنند و سبب تاخیر میشوند، زمانش رسیده است که فهرستی از عوامل ایجاد وقفه تهیه کنید. برای تهیه فهرست می توانید از گزارش فعالیتهای روزانه استفاده کنید.

فهرست تهیه شده را حداقل برای یک هفته به همراه داشته باشید. تمام وقفه هایی که با آن مواجه شدید را ثبت کنید.می توانید اطلاعات زیر را نیز ثبت نمایید:

  • فردی که وقفه را ایجاد می کند.
  • مدت وقفه، نوع وقفه، صحیح بودن آن، ضروری بودن آن

وقتی لیست وقفه های شما برای یک هفته تهیه شد، اکنون نوبت بررسی و تحلیل داده های این لیست است.

۲٫ کدام وقفه ها صحیح است و  کدام یک صحیح نیستند؟

شما باید با وقفه های صحیح کنار بیایید. در ادامه خواهیم گفت که میتوانید آن ها را در برنامه ی روزانه  قرار دهید. در صورت وقوع این وقفه ها، هنوز هم زمان کافی خواهید داشت تا به طور کامل به برنامه روزانه خود برسید. در مورد وقفه هایی که صحیح نیستند نیز باید راهی برای حذف آن ها در آینده پیدا کنید.

مدیریت وقفه های کاری : افزایش تمرکز و کنترل زمان

در ابتدا بر اساس فهرست عوامل وقفه، بررسی کنید کدام وقفه ها صحیح است و کدام یک صحیح نیستند. کدامیک از وقفه ها را می توانید به تعویق بیندازید.

به عنوان مثال برگزاری جلسات منظم با همکاران، موجب میشود برخی از این وقفه ها به تعویق بیفتند. زیرا اگر همکاران شما مطمئن باشند که در زمانی مشخص در آینده با شما گفتگو خواهند کرد، خیلی از موضواعات غیر فوری را تا زمان جلسه بعدی به تعویق می اندازند. به این ترتیب کمتر مزاحم کار شما خواهند شد.

 

البته بعضی از وقفه ها هم صحیح هستند و هم فوری. این نوع وقفه ها را بایستی مورد توجه قرار داد. در اینگونه موارد چاره ای جز وقفه وجود ندارد. با نگاه کردن به فهرست عوامل وقفه، میتوانید ببینید که چه قدر زمان به این وقفه های صحیح و فوری اختصاص داده شده است.

مدت زمانی که صرف وقفه های صحیح و فوری شده است، را به عنوان بخش زمان احتمالی کنار بگذارید. کارها را برای باقیمانده زمان خود پس از کسر این مدت احتمالی برنامه ریزی کنید. البته شاید بعدا توانسته اید سایر کارهای اضافی را در این زمانهای احتمالی انجام دهید، اما قطعا بارکاری و استرس زیادی به شما تحمیل نخواهد شد.

۳٫ از تلفن همراه به نفع خود استفاده کنید، نه بر علیه خودتان!

یکی از وقفه هایی که افراد هر روزه با آن مواجه  میشوند، تلفن های همراه است. کمی برنامه ریزی می تواند این نوع از وقفه ها را کنترل کند. اگر مهلت تحویل کاری فرا رسیده و یا نیاز به تمرکز بالایی دارید ، از پیام صوتی خود برای نمایش تماس ها استفاده کنید یا از یک دستیار برای پاسخگویی به پیام ها کمک بگیرید. به این ترتیب تماس ها را اولویت بندی کرده اید و در زمانی که مقدور باشد به آنها پاسخ می دهید. البته می تواند زمان خاصِ تماسهای تلفنی در برنامه خود در درنظربگیرید، به طوری که بخشی عادی از برنامه روزانه شما باشد!

۴٫ یک نفس عمیق بکشید و فکر کنید!

وقتی عامل وقفه فرد دیگری است، خیلی راحت ممکن است درگیر کاری شوید که از نظر آن فرد کاملا فوری و اضطراری است. اما در واقعیت نظر آن شخص صحیح نبوده و بسیاری از آنها شرایط بحرانی نیستند. بدنیست قبل از اینکه درگیر درخواست هر شخصی شوید، در مورد آن فکر کنید.

فرض کنید همین الان یکی از همکاران نزد شما آمده و ادعا می کند کار و مساله فوری پیش آمده است. چند دقیقه برای بررسی شرایط و مساله کنار بگذارید. نفس عمیق بکشید و ذهن خود را آزاد کنید و مساله موردنظر را بررسی کنید. یک تاخیر کوتاه، حتی چند دقیقه، باعث خواهد شد که شرایط را به طور دقیق ارزیابی کرده و به طور مناسب واکنش نشان دهید. به این ترتیب تا حد زیادی از درگیر شدن در کارهایی که واقعا ضروری نیستند، راحت می شوید.

۵٫ مهارت نه گفتن داشته باشید.

مدیریت وقفه های کاری : افزایش تمرکز و کنترل زماناگر سرتان شلوغ است و کاری به شما پیشنهاد می شود، در حالیکه شخص دیگری وقت آزاد برای انجام آن کار دارد، در این صورت آن کار برای شما نه ضروری و نه مهم خواهد بود. در چنین شرایطی، رد کردن این پیشنهاد به طور کاملا  مودبانه و صادقانه، همراه با توضیح کوتاهی بهترین شیوه است. بدانید که نه گفتن از نظر همه قابل پذیرش و درک است.

به عنوان مثال در حال حاضر دارم روی پرژه ی مهمی کار می کنم که به زودی باید تحویل دهم، متاسفم، که نمیتوانم به شما کمک کنم.

۶٫ زمان های در دسترس و غیرقابل دسترس

اجازه دهید مردم بدانند که چه زمان هایی شما در دسترس هستید و چه زمان هایی خیر. مطمئن شوید که مردم می دانند، زمان هایی که در دسترس نیستید، اگر کار خود مطرح کنند، در واقع موجب ایجاد وقفه شده اند.

در مواقعی که نمی خواهید در دسترس باشید و احتمال می دهید همکارانتان رفت و آمد خواهند داشت، از عوامل آگاه کننده استفاده کنید. مثلا پشت در اتاق بنویسید: “بسته است” و …

 

نکته:  مراقب باشید.اگر  مدیر هستید یکی از بخش های مهم شغل مدیریت این است که در دسترس افراد دیگر باشید تا مسائل اضطراری که در کار پیش خواهد آمد را رسیدگی کنید. همچنین برای اینکه افراد را به اثربخش ترین شکل ممکن مدیریت کنید، بایستی در دسترس آنها باشید.

به هر حال، از ایده ی زمان های غیرقابل دسترس استفاده کنید. اما در آن افراط نکنید. مطمئن شوید که دیگران می توانند در این زمانهای غیرقابل دسترس هم با شما ارتباط بگیرند، اگر واقعا با بحران مواجه شده اند.

۷٫ زمانهای معین برای گفتگو و ملاقات

برنامه زمانبندی منظمی برای افرادی که اغلب با ان ها گفت و گو می کنید، تهیه کنید. از این افراد بخواهید قبل از ملاقات لیست موضوعات را بنویسیند تا وقت کمتری تلف شود.

البته یک تله رایج برای مدیران نیز در خط مشی درهای باز اتفاق می افتد. خط مشی درهای باز خوب است، اما باید افراد محدودی را به محدوده کاری خود دعوت کنید. مثلا در برنامه ی خود، جلسه ای را زمانبندی کرده اید. از همکاران خود بخواهید برای انجام جلسه به محل کار وی رفته یا اتاق جلسات بروید. اینکه از اتاق افراد دیگر بلند شوید و به اتاق خود برگردید، بسیار راحت تر است نسبت به زمانی که از افراد دیگر بخواهید که اتاق کار شمار را ترک کنند، در حالیکه راحت نشسته اند.

۸٫ وقفه های غیر قابل کنترل

آن دسته از وقفه هایی است که هر چقدر تلاش کنید بازهم غیر قابل کنترل هستند. بیشتر مردم از داشتن برنامه ی مناسب، خوشحال و راضی هستند، اما وقتی که برنامه درست اجرا نمی شود، به سرعت با  گفتن جمله ای مانند این ” که من در حال حاضر فقط  ۵ دقیقه زمان دارم که در مورد این موضوع صحبت کنم” تمام پارامتر ها را تغییر می دهند. از افرادی که اختلال ایجاد می کنند نخواهید که بنشینند و در بحث های کوچک شرکت نکنند. بعضی افراد هم کارشان ایجاد اختلال و وقفه در کار است، این افراد را دعوت نکنید کنارتان بنشینند. خودتان هم در گفتگوهای کوتاه با آنها وارد نشوید.

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz