مدیریت زمان - بهینگی

مدیریت زمان : مفهوم و اهمیت، راهکارهای جامع

اشتراک گذاری :
مدیریت زمان: مفهوم، اهمیت و راهکارها

شاید بهترین جمله برای درک مدیریت زمان اینست که زمان و فرصتها برای کسی صبر نمی کند. هر فرد بایستی ارزش زمان را برای موفقیت در تمامی ابعاد زندگی خود بداند. افرادی که زمان را اتلاف می کنند، همانهایی هستند که در معرفی هویت فردی خود شکست خواهند خورد.

مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به مدیریت اثربخش[۱] زمان اشاره دارد. مدیریت اثربخش زمان یعنی اینکه زمان مناسب به فعالیت درست تخصیص داده شود. مدیریت اثربخش زمان به افراد اجازه می دهد که براساس اهمیت هر فعالیت، بازه زمانی مشخصی به آن اختصاص دهند. مدیریت زمان به بهترین استفاده از زمان اشاره دارد؛ زمان در واقع منبعی است که همواره محدود بوده و خواهد بود.

از خود بپرسید کدام فعالیت مهمتر است و چقدر زمان بایستی به آن تخصیص شود؟ بدانید چه فعالیتی زودتر بایستی انجام شود و کدام فعالیتها می توانند با تاخیر انجام شود؟ بنابراین دو عامل در مدیریت زمان اهمیت و فوریت فعالیت ها هستند.

مدیریت زمان نقش مهمی نه تنها در سازمان ها بلکه در زندگی فردی ایفا می کند.

اجزای مدیریت زمان

مدیریت زمان شامل:

  • برنامه ریزی اثربخش.
  • تنظیم اهداف[۲] و مقاصد[۳].
  • تعیین آخرین مهلت[۴].
  • واگذاری مسئولیت ها.
  • اولویت بندی فعالیت ها بر اساس اهمیت و فوریت انها.
  • صرف زمان مناسب برای فعالیت های درست.

در ادامه با هریک از این اجزای مدیریت زمان آشنا می شویم.

بیشتر بخوانید:  مقابله با اهمال کاری : 8 نکته مدیریت کارها برای انجام کارهای بیشتر

برنامه ریزی اثربخش

قبل از هرچیز روز خود را برنامه ریزی کنید.  لیست کارها یا برنامه کارها[۵] را بنویسید. فعالیتهای مهم که بایستی در یک روز انجام شود را نوشته و زمانی که باید به هر فعالیت تخصیص دهید، بنویسید. در ابتدا فعالیتهایی را که اولویت بالاتری دارند، را پی گیری کنید و به دنبال آن فعالیت هایی که از اهمیت کمتری بر خوردار هستند را انتخاب کنید. فعالیت ها را به نوبت کامل کنید. فعالیت های جدید را تا قبل از اتمام فعالیتهای قبلی شروع نکنید. هر فعالیتی که کامل کردید، آن را تیک بزنید. اطمینان حاصل کنید که فعالیت در چارچوب زمانی مقرر انجام شده باشد.

تنظیم اهداف و مقاصد

کار بدون اهداف نهایی و اهداف جزئی در یک سازمان شبیه کاپیتان کشتی است که راه خود را گم می کند. مسلما در این صورت گم خواهید شد. اهدافتان را طوری تنظیم کنید که مطمئن شوید واقع بینانه و دست یافتنی هستند.

تعیین آخرین مهلت

برای خودتان آخرین مهلت را قرار بدهید و سخت تلاش کنید تا وظایف پیش روی آخرین مهلت را کامل کنید. منتظر این نباشید که سرپرست شما  هر زمانی شما را راهنمایی کند. یاد بگیرید مالکیت کار را در دست بگیرید.شخصی که می تواند بهترین زمان تحویل را قراربدهد خود شما هستید. به خودتان بگویید که چقدر زمان  و چند روز نیاز است تا به وظیفه معینی اختصاص داده شود. از یک ابزار برنامه ریزی برای مشخص کردن تاریخ های مهم برای اخرین موعد تحویل استفاده کنید.

مفهوم و اهمیت مدیریت زمان : راهکارهای جامع و کاربردی بهینگی زمان

واگذاری مسئولیت ها

نه گفتن را در محیط کار یاد بگیرید. هرچیزی را خودتان انجام ندهید. افراد دیگری هم هستند.کسی نباید چیزی را که می داند برای او دشوار است قبول کند. نقش ها و مسئولیت ها باید براساس علاقه و تخصص کارمندبه او واگذار شود تا وظایف در آخرین موعد تحویل به پایان برسند. شخصی که راجع به فعالیتی دانش ندارد، زمان بیشتری برای انجام آن نیاز دارد به نسبت فردی که دانش آن فعالیت را دارد.

اولویت بندی فعالیتها

فعالیت ها براساس دو معیار اهمیت[۶] فعالیت و فوریت[۷] فعالیت اولویت بندی می شوند. تفاوت بین کار مهم و کار فوری را درک کنید. شناسایی اینکه کدام وظایف باید در طول روز انجام شوند، کدام وظایف باید در طول ماه انجام شوند و غیره. وظایفی که اهمیت بیشتری دارند، باید سریعتر انجام شوند.

زمان را صرف فعالیت های درست کنید

عادت کنید که کارهای درست را در زمان درست انجام بدهید. کار انجام شده در زمان نامناسب، خیلی کارایی ندارد. کل روزتان را فقط برای کاری که میتوان یکساعته انجام داد، هدر ندهید. .همچنین مدتی را جداگانه برای پاسخ به تماس های شخصی و چک کردن اکانت های مجازی تان صرف کنید. زیرا انسان همانند ماشین نیست، که کل روز فقط کار کند.

مفهوم و اهمیت مدیریت زمان : راهکارهای جامع و کاربردی بهینگی زمان

الزامات مدیریت زمان

برای مدیریت اثربخش زمان لازم است که :

منظم باشید : از نگهداری انبوهی از فایل و کاغذ در محل کار خودداری کنید. تمام چیز هایی را که لازم ندارید را دور بیندازید. اما تمام مدارک مهم را پوشه بندی کنید. تمام فایل ها در پوشه ی مخصوص خود نگهداری کنید و روی هر کدام از آن ها برچسبی بچسبانید. این کار موجب حذف جست و جو های غیر ضروری و صرفه جویی در زمان می شود.

زمان را هدر ندهید : با ولگردی و پرسه زدن وقت کشی نکنید. روی کارتان تمرکز کنید و وظایف خود را به موقع به پایان برسانید. به خاطر داشته باشید که سازمان شما  برای سرگرمی با بازی های کامپیوتری و  سرکشیدن به اتاق های دیگران حقوق نمی دهد. ابتدا وظیفه ی مقرر شده را به پایان برسانید، سپس هر کاری دوست داشتید انجام دهید. تا آخرین لحظه از کار دست نکشید.

تمرکز کنید : یکی از الزامات متمرکز شدن ، مدیریت اثربخش زمان است. عادت کنید که از ابزارهای برنامه ریزی و سازماندهی و تقویم های رومیزی برای بهتر شدن مدیریت زمان استفاده کنید. زنگ های هشداردهنده روی گوشی یا کامپیوترتان نصب کنید.

فواید مدیریت زمان

مدیریت زمان به بهترین استفاده ممکن از زمان موجود و در دسترس اشاره دارد. مدیریت زمان فرد را به خوبی قادر می سازد که درست ترین کارها را در بهترین زمان انجام دهد. مدیریت زمان نقش محوری در زندگی شخصی و زندگی حرفه ای ایفا می کند.

اجازه بدهید برخی فواید مدیریت زمان را مرور کنیم :

وقت شناسی، نظم، روحیه کاری و اعتماد به نفس

مدیریت زمان باعث می شود که فرد وقت شناس و منظم بشود. فرد یاد میگیرد که کار را وقتی واقعا موردنیاز است انجام دهد. این نتیجه مدیریت اثربخش زمان است. برای استفاده صحیح از زمان، اشخاص باید “برنامه کاری” یا یک “لیست کار[۸]” در آغاز روز تهیه کنند. در این لیست فعالیت هایی که در یک روز خاص بر اساس اهمیت و فوریت آنها بایستی انجام شود تعیین می شود. در برابر هر فعالیت نیز  زمان اختصاص یافته به آن نوشته می شود. برنامه کاری به افراد احساس هدفمندی در محیط کار می دهد. فرد می داند روز او چگونه خواهد بود و مطابق با آن کار خواهد کرد که منجر به افزایش خروجی می شود.

در نتیجه مدیریت اثربخش زمان، فرد منظم تر می شود. قرار دادن اشیا در محل مناسب آن، زمان غیرضروری برای جستجوی آنها را حداقل می کند. این اشیا می تواند هرچیزی مثل اسناد، فایلها، پوشه ها، اقلام و لوازم باشد. برای مدیریت بهتر زمان، بایستی میز کاری و محیط کار افراد منظم، تمیز و مرتب باشد. در سایه مدیریت زمان، افراد مدیریت اشیای اطراف خود را نیز یاد می گیرند.

مدیریت اثربخش زمان روحیه فرد را نیز ارتقا داده و اعتماد به نفس در وی ایجاد می کند. در نتیجه مدیریت زمان، افراد کارهای خود را در بازه زمانی پیش بینی شده انجام می دهند. وقت شناسی موجب شهرت و معروفیت آنها در سازمان می شود. افرای که ارزش زمان را می دانند،خودشان بی نظمی و شلوغی را مدیریت می کنند. افرادی که کارها را در زمان مقرر به اتمام می رسانند، مورد توجه دیگران بوده و مرکز توجه در هرجایی و همواره هستند.

مفهوم و اهمیت مدیریت زمان : راهکارهای جامع و کاربردی بهینگی زمان

دستیابی به اهداف، موفقیت، استرس و اضطراب کمتر

افرادی که به برنامه زمانی خود می چسبند و آن را رعایت می کنند، آنهایی هستند که به اهداف و مقاصد خود در کوتاه ترین زمان ممکن می رسند. مدیریت اثر بخش زمان به کارکنان کمک می کند تا به سطوح موردنظر اهداف در موعد مقرر رسیده و کارها را در زمان موردنیاز آن به اتمام برسانند.

مدیریت اثربخش زمان به کارمند کمک می کند تا به  قله موفقیت سریعتر دست بیابد. ضمن اینکه این موفقیت را  نیز برای مدت طولانیتری حفظ می کند. کارمندی که فقط کار را به خاطر بیکار نبودن انجام می دهند، در اثرگذاری بر دیگران شکست خوده و در کار جدی گرفته نمی شوند. مدیریت اثربخش زمان نقش اساسی در افزایش بهره وری فردی ایفا می کند. وقتی فرد به خوبی زمانش را مدیریت می کند، خروجی  به طور چشمگیری افزایش می یابد

مدیریت درست زمان شما را در برنامه ریزی بهتر و در نهایت پیش بینی صحیح تر کمک می کند: افراد باید یاد بگیرند که همه ی مسائل را به خوبی برنامه ریزی کنند و از الان بدانند که تا ۵ سال دیگر در چه جایگاهی قرار خواهند داشت.

تحقیقات نشان می دهد، افرادی که وظایف خود را به موقع انجام می دهند، در معرض اضطراب و استرس کمتری هستند. هیچ شکی نیست که اگر زمان را اتلاف کنید، یک روز افسوس آن را خواهید خورد. کارهای نیمه تمام خود را به موقع تمام کنید و در نتیجه می توانید زمان کافی برای دوستان، آشنایان و اعضای خانواده خود بگذارید.

مدیریت زمان باعث می شود، هر کسی بتواند در محل کار خود، وظایف و فعالیت هایش را اولویت بندی کند. خیلی ابلهانه است که سر خود را خیلی شلوغ کنید، یا کارهای متعددی قبول کنید، یا بار خیلی زیادی بردارید. هر چیزی که در مسیر راهتان قرار می گیرد، نپذیرید.

مدیریت زمان کمک می کند تا هر فردی به راهبرد برنامه ریزی شده ی خود، در زندگی برسد.

بهینگی اکیدا به شما توصیه میکند سایر مطالب آرشیوِ ما راجع به “مدیریت زمان” که در باکسِ زیر این مطلب موجود می باشد را از دست ندهید.

با گوشی اسکن کنید
2 votes, average: 5٫00 out of 52 votes, average: 5٫00 out of 52 votes, average: 5٫00 out of 52 votes, average: 5٫00 out of 52 votes, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 2 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz