ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم) - بهینگی

ذخیره اسناد word و بازیابی آن – آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

205
1
اشتراک گذاری :
پرینت سند (printing documents): آموزش کاربردی word 2016 (قسمت چهاردهم)

مقدمه

در این مطلب که هدف از آن آشنایی با محیط کاری word است،  با نحوه ذخیره اسناد word با گزینه های(save و save as) آشنا میشوید. ضمنا تفاوت های جزئی آن نیز بیان می شود. در ادامه نحوه ی بازیابی خودکار فایل ها ( اسناد ) را یاد گرفته و در نهایت با انواع فرمت هایی که یک سند word ذخیره میشود آشنا میشوید.

مطلب قبلی آشنایی با محیط کاری word

بیشتر بخوانید:  محیط کاری Word - آموزش کاربردی و فارسی Word 2016 (قسمت سوم)

ذخیره اسناد word

نرم افزار word برای ذخیره یک سند دو پیشنهاد میدهد: استفاده از گزینه save و save as. این گزینه ها دارای روشهای مشابه هستند اما تفاوت های جزئی دارند.

این موضوع که اسنادی را  که قبلا در هر جایی ساخته یا ویرایش کرده را بتوانید ذخیره کنید، بسیار حائز اهمیت است. ذخیره کردن سریع مانع از دست رفتن زحمات شما در تهیه سند میشود. همچنین برای پیدا کردن سریع تر یک سند باید محل ذخیره آن را نیز به خاطر بسپارید.

save :

زمانی که فایلی را ایجاد و یا ویرایش می کنید، از گزینه ی save برای ذخیره تغییرات استفاده می کنید. save یکی از دستورات پرتکرار و کاربرد در word است. زمانی که شما برای اولین بار سندی را ذخیره میکنید نام و محل ذخیره شدن آن  را بایستی وارد کنید. در دفعات بعد که همان سند را Save می کنید، نیازی به تعیین نام و محل ذخیره آن نیست، در محل قبلی ذخیره خواهد شد.

save as :

از دستور Save as زمانی استفاده میکنید که قصد دارید یک نسخه دیگر از سند ایجاد نمایید، در حالی که اصل آن سند را نگه میدارید. زمانی که شما از این دستور استفاده میکنید، لازم است  که نام و محل ذخیره متفاوت برای نسخه کپی شده انتخاب نمایید.

ذخیره روی drive :

تمام امکانات در مجموعه نرم افزارهای آفیس – از جمله word – به منظور ذخیره و اشتراک آنلاین اطلاعات بهینه شده است.  ذخیره و اشتراک آنلاین اطلاعات با کمک on drive انجام مشود. on drive یک فضای نگهداری آنلاین برای اسناد و فایل هاست. اگر قصد دارید از on drive استفاده نمایید، باید به حساب کاربری خود در آفیس وارد شوید. البته این امکان فعلا برای کاربرانی ایرانی وجود ندارد.

چگونه یک سند word را ذخیره کنیم؟

گام اول : موس را روی گزینه save در quick access toolbar  برده و کلیک نمایید.

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

گام دوم : اگر فایلی را برای دفعه اول ذخیره نمایید گزینه save as در backstage view نمایان میشود.

گام سوم : شما به یک مکان و نام برای ذخیره فایل نیاز دارید. برای انتخاب یک مکان روی کامپیوتر روی گزینه browse  کلیک کنید.

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

گام چهارم : save as در کادر محاوره ای ظاهر میگردد. محلی که میخواهید سند در آنجا ذخیره شود را انتخاب نمایید.

گام پنجم : یک نام برای سند تایپ کنید و روی گزینه save کلیک نمایید.

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

گام ششم : سند ذخیره خواهد شد. شما میتوانید با کلیک مجدد روی گزینه save ، سندی که تغییراتی روی آن اعمال نموده اید را ذخیره کنید.

ذخیره فایل برای ایجاد نسخه جدید از آن

اگر میخواهید یک سند با نسخه متفاوت از سندی که اصل آن را نگه داشته اید، داشته باشید کافیست یک کپی از سند بسازید. مثلا اگر یک فایل با نام گزارشات فروش دارید شما میتوانید آن را با نامگزارشات فروش ۲ ذخیره نمایید. بنابراین شما میتوانید یک فایل جدید را ویرایش کنید، درحالیکه نسخه اصلی بدون تغییر می ماند.

برای این کار روی گزینه save as در نمای پشت صحنه (backstage view) کلیک کنید. در این حالت نیز مثل زمانی که یک فایل را برای اولین بار ذخیره میکنید، به مکان و نام برای ذخیره فایل احتیاج دارید.

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

تغییر مکان ذخیره پیش فرض روی on drive

word به صورت پیش فرض برای ذخیره اسناد on drive  را پیشنهاد می کند. اگر از on drive استفاده نمیکنید، ممکن است این مساله برای شما خوشایند نباشد. در این صورت می توانید مکان ذخیره فایل را به صورت پیش فرض کامپیوتر خود قرار دهید.

گام اول :  برای دسترسی به backstage view روی گزینه file کلیک نمایید

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

گام دوم : روی گزینه option کلیک کنید

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

گام سوم : کادر محاوره ای امکانات (word options) نمایان میشود. از قسمت چپ گزینه save را انتخاب نمایید، مربع مشخص شده در تصویر زیر را تیک بزنید. سپس روی ok کلیک کنید. بصورت پیش فرض اسناد ها روی کامپیوتر ذخیره می شوند.

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

بازیابی خودکار اسناد

word بصورت خودکار اسنادی که در حال کار روی آنها هستید، را در پوشه ای موقت ذخیره میکند. اگر فراموش کردید تغییرات را ثبت کنید یا مشکلی برای word پیش آمد، می توانید از اسنادی که به صورت خودکار ذخیره شده اند، استفاده کنید. البته باید گزینه بازیابی خودکار(auto recovery) اسناد فعال باشد.

چگونه از بازیابی خودکار استفاده کنم؟

گام اول : word را باز کنید. اگر نسخه های ذخیره خودکار یک فایل یافت می شوند، پنجره بازیابی سند در سمت چپ ظاهر خواهد شد.

گام دوم : برای باز کردن یک فایل موجود کلیک نمایید. سند بازیابی میشود.

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

تذکر : بصورت پیش فرض ذخیره خودکار word هر ۱۰ دقیقه انجام میشود. اگر شما فایلی را در کمتر از ۱۰ دقیقه قبل ویرایش کرده اید ممکن است word آن تغییرات را ذخیره نکرده باشد.

نکته : اگر فایلی که احتیاج دارید را مشاهده نمیکنید، میتوانید از backstage view تمام فایل هایی که بصورت خودکار ذخیره شده است را مرور نمایید. برای این کار روی گزینه file کلیک کنید و سپس روی manage versions کلیک کنید. سپس بازیابی اسناد ذخیره نشده را انتخاب کنید(مطابق تصویر زیر).

ذخیره اسناد word و بازیابی آن - آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)

تمرین قسمت چهارم آموزش

تمرین ۱) با save as یک کپی از یک سند ایجاد کنید ، نام کپی جدید را “تمرین قسمت چهارم ” ذخیره نمایید. و سپس آن را داخل پوشه ای درون کامپیوتر خود ذخیره کنید.

تمرین ۲) مکان ذخیره را که بصورت پیش فرض میباشد ( احتمالا درایو c ) تغییر دهید.

مطالب قبلی آموزش word

بیشتر بخوانید:  آموزش Word - قسمت یک : آشنایی با محیط کاری
بیشتر بخوانید:  محیط کاری Word - آموزش Word 2016 (قسمت دوم)
بیشتر بخوانید:  محیط کاری Word - آموزش کاربردی و فارسی Word 2016 (قسمت سوم)
با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

1 دیدگاه برای "ذخیره اسناد word و بازیابی آن – آموزش کاربردی و فارسی word 2016 (قسمت چهارم)"

به من اطلاع بده
avatar
نمایش بر اساس:   جدیدترین ها | قدیمی ترین ها | محبوب ترین ها
طراحی سایت
مهمان

باسلام
ممنون از سایت خوبتون.

wpDiscuz