تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶) - بهینگی

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

162
0
اشتراک گذاری :
آموزش اکسس- قسمت یک: آشنایی با پایگاه های داده

اگر بخواهید اطلاعاتی از پایگاه داده خود را در اختیار فرد دیگری بگذارید، می توانید از گزارش (Report) استفاده کنید. در این حالت نیازی نیست که گیرنده گزارش با پایگاه داده کار کند. گزارشات امکان ساختاردهی و ارائه داده ها را به شکل کاربردوستانه و جذاب می دهد. اکسس ایجاد و سفارشی سازی گزارش را ساده نموده است. گزارش ها می تواند بر مبنای کوئری یا جدولی در پایگاه داده باشند. در ادامه نحوه تهیه گزارش، تغییر در ظاهر گزارش، پرینت و ذخیره گزارش به فرمتهای مختلف آموزش داده می شود.

در طی این درس از پایگاه داده تمرینی اکسس استفاده می کنیم.

تهیه گزارش در اکسس

گزارش اجازه میدهد تا اجزای مختلفی از داده های پایگاه داده را به شکل خوانا و قابل پرینت نمایش دهید. اکسس اجازه میدهد تا گزارشات را از جداول و کوئری ها تهیه کنید.

۱٫ جدول یا کوئری که می خواهید در گزارش استفاده کنید را انتخاب کنید. فرض کنید میخواهیم لیستی از کلوچه هایی که فروخته شده است پرینت کنیم. به این منظور کوئری Cookies Sold را باز کنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۲٫ سربرگ create در نوار ریبون را انتخاب کنید. گروه گزارشات(Reports) را پیدا کرده و روی دستور Report کلیک کنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۳٫ اکسس گزارش جدیدی بر مبنای کوئری انتخاب شده تهیه می کند.

۴٫ احتمال دارد برخی از داده های گزارش در صفحات مختلف قرار گرفته باشد. برای رفع این مشکل، اندازه های فیلد را تغییر دهید. یک فیلد را انتخاب کرده، و گوشه ی آن را گرفته و تا زمانی که به اندازه مطلوب برسد، درگ کنید. این کار را با سایر فیلدها نیز انجام دهید تا گزارش در یک صفحه جا شود.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۵٫ برای ذخیره گزارشات، روی دستور Save در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick access) کلیک کنید. کادر ذخیره پدیدار می شود و یک اسم برای گزارش می خواهد، اسم گزارش را وارد کرده و دکمه OK را بزنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

همانند جداول و کوئری ها، گزارشات نیز می توانند مرتب شده یا فیلتر شوند. بسادگی فیلدی که می خواهید مرتب شده یا فیلتر گردد را انتخاب کنید و کلیک راست کنید، سپس گزینه موردنظر خود را از منوی ظاهر شده انتخاب کنید.

حذف فیلد

ممکن است گزارش از فیلدهایی تشکیل شده باشد که نیاز نیست نمایش داده شوند. به عنوان نمونه، در گزارش ما فیلد کدپستی (Zip Code) وجود دارد، که در لیست سفارشات موردنیاز نیست. به این ترتیب میتوان این فیلدهای اضافی را حذف نمود. خبر خوب اینکه حذف فیلد اضافی در گزارشات موجب نمی شود تا آن فیلد در جداول یا کوئری نیز حذف شود.

برای حذف فیلد در گزارش

۱٫ سلول مربوط به فیلد موردنظر را در گزارش انتخاب کنید و سپس دکمه delete کیبورد را بزنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۲٫ فیلد حذف می شود.

دقت کنید وقتی فیلدی را حذف می کنید، هدر مربوط به آن فیلد را نیز حذف کنید. برای اینکار، هدر را انتخاب کرده و سپس دکمه delete را بزنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

پرینت و ذخیره گزارشات در پیش نمایش پرینت

می توانید از طریق دستورات پرینت در نمای پشت صحنه (Backstage view) نسبت به پرینت گزارش اقدام کنید، البته می توانید از پیش نمایش پرینت ( Print Preview) نیز استفاده کنید.

پیش نمایش پرینت نشان میدهد که گزارش چگونه در صفحه پرینت می شود. پیش نمایش پرینت همچنین امکان ویرایش نحوه نمایش گزارش را می دهد، امکان پرینت و یا ذخیره گزارش را به فرمتهای مختلف می دهد.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

برای پرینت گزارش

۱٫ از سربرگ Home روی دستور View کلیک کرده و سپس دستور Print Preview را از لیست آبشاری انتخاب کنید. گزارش شما همانطوری که در صفحه پرینت خواهد شد، نمایش داده می شود.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۲٫ اگر لازم است، اندازه صفحه و حاشیه های صفحه (margin width) و راستای صفحه(page orientation) را با استفاده از دستورات مربوطه تغییر دهید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۳٫ روی دستور پرینت کلیک کنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۴٫پنجره محاوره ای پرینت نمایش داده می شود. تنظیمات دلخواه پرینت را وارد کرده و سپس روی OK کلیک کنید. گزارش پرینت خواهد شد.

ذخیره گزارشات

می توانید گزارشات رو به فرمتهای مختلفی ذخیره کنید که خارج از اکسس هم قابل رویت است. به این کار صدور فایل (Export) گفته می شود، اینکار اجازه میدهد تا گزارشات را به فرمتهای مختلف مشاهده کرده و حتی اصلاح کنید.

اکسس گزینه های مختلفی برای ذخیره به صورت فایل اکسل، فایل text، PDF، و سند Html  و …. میدهد. می توانید نمونه فایلهای مختلف خروجی را امتحان کنید.

برای صدور گزارش:

۱٫ از سربرگ Home، روی دستور View کلیک کرده و از لیست آبشاری Print Preview را انتخاب کنید.

۲٫ گروه ابزارهای Data را در نوار ریبون پیدا کنید

۳٫ یکی از گزینه های مختلف فرمت ها را انتخاب کنید یا روی دکمه More کلیک کنید تا گزارشات شما به صورت word یا Html ذخیره شود.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۴٫ یک پنجره محاوره ای ظاهر می شود. محل ذخیره گزارش را انتخاب کنید

۵٫ نام فایل را نوشته و سپس روی Publish کلیک کنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

۶٫ پنجره ای دیگر ظاهر می شود که پیغام می دهد فایل شما با موفقیت ذخیره شده است. روی دکمه Close کلیک کنید تا به گزارش برگردید.

۷٫ برخی فرمتهای فایل موجب می شود تا Export Wizard ظاهر شود. مراحل گفته شده در آن را برای تهیه فایل موردنظر دنبال کنید.

تهیه گزارش : ایجاد گزارش در اکسس (درس چهاردهم آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

تمرین

  1. پایگاه داده تمرینی را باز کنید.
  2. کوئری Customers who live nearby را باز کنید. از این کوئری برای ساخت گزارش استفاده خواهیم کرد.
  3. اندازه فیلدها را تغییر دهید تا همه فیلدها در یک صفحه قرار گیرند. همچنین چک کنید که کلیه اطلاعات نمایش داده شوند.
  4. شماره صفحه را به سمت چپ صفحه ببرید.
  5. گزارش را در قالب PDF خروجی بدهید.
با گوشی اسکن کنید
"یک ستاره""دو ستاره""سه ستاره""چهار ستاره""پنج ستاره!"

اولین امتیاز را شما بدهید
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 از ابتدا:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz