تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016) - بهینگی

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم – آموزش فارسی اکسس ۲۰۱۶)

92
0
اشتراک گذاری :
آموزش اکسس- قسمت یک: آشنایی با پایگاه های داده

در درس قبل با نحوه تهیه گزارشات ساده در اکسس آشنا شدید. البته اکسس امکانات پیشرفته ای برای ایجاد و ویرایش گزارشات پیشرفته می دهد. ویزارد گزارش(Report Wizard) ابزاری است که در فرایند ایجاد کوئری های پیچیده کمک می کند. وقتی گزارشی ایجاد شد، چه از طریق دستور Report و چه از طریق ویزارد گزارش می توانید فرمت آن را به شکلی که دقیقا می خواهید تبدیل کنید.

در این درس، با نحوه استفاده از ویزارد گزارش برای ایجاد گزارشات پیشرفته آشنا می شوید. همچنین یادمیگرید چطور از امکانات قالب دهی (Formatting) برای قالب متن، تغییر رنگ و فونتهای گزارش و افزودن تصویر یا لوگو استفاده کنید.

ویزارد گزارش (Report Wizard) : ایجاد گزارشات پیشرفته

همانطور که در درس قبلی گفته شد، وقتی از دستور گزارش استفاده می کنید در واقع گزارش را به روشی ساده تهیه کرده اید. وقتی می خواهید از چندین شی (چند جدول و کوئری) گزارش ایجاد کنید، به روش گفته شده در درس قبل امکان پذیر نیست. ویزارد گزارش امکان ساخت گزارش با استفاده از فیلدهای مختلف از چندجدول و کوئری را می دهد. همچنین امکان سازماندهی و چیدمان داده ها را می دهد.

ایجاد گزارش با استفاده از ویزارد گزارش (Report Wizard)

۱٫ سربرگ Create را انتخاب کرده و گروه Reports را پیدا کنید. روی دستور Report Wizard کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ ویزارد گزارش ظاهر می شود. در ادامه این درس، در خصوص صفحات مختلف ویزارد گزارش صحبت می کنیم.

گام یک : فیلدهایی موردنیاز در گزارش را انتخاب کنید

۱٫ روی دکمه آبشاری کلیک کنید تا جدول یا کوئری که فیلدهای موردنظر شما را دارد، انتخاب کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ فیلدی را از لیست سمت چپ انتخاب کنید و بر فلش جهت راست کلیک کنید تا فیلد موردنظر به گزارش اضافه شود.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ می توانید فیلدهایی را از بیش از یک جدول یا گزارش با تکرار گام های فوق انتخاب کنید. وقتی فیلد موردنظر خود را اضافه کردید، روی دکمه Next کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

گام ۲: گزارش را سازماندهی کنید

ویزارد گزارش به شما امکاناتی می دهد تا نحوه نمایش و سازماندهی داده ها در گزارش را تعیین کنید. این امکانات باعث گروه بندی داده های مشابه در فیلدهای کزارش شده و فیلدهای گزارش را در سطح مختلف مانند لیست شماره دار مرتب می کنید. اگر گزارش شما فقط از یک جدول یا کوئری است، می توانید از این گام عبور کنید.

۱٫ اکسس لیستی از امکانات مختلف سازماندهی ارائه می کند. یکی از این گزینه ها را از لیست انتخاب کنید تا گزارش پیش نمایش شود.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ روی دکمه Next کلیک کنید وقتی از ساختار اولیه داده ها راضی شدید.

۳٫ اگر ساختار گزارش راضی کننده نبود، می توانید سطوح و گروه بندی فیلدها را تغییر دهید. یک فیلد را از لیست انتخاب کرده و روی فلش سمت راست برای اضافه کردن آن به سطح جدید کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

۴٫ اگر لازم است، ترتیب فیلدهای گروه بندی شده را با انتخاب یک فیلد و کلیک روی دکمه فلش بالا یا پایین تغییر دهید تا گروه فیلدها جابجا شود.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

۵٫ وقتی از ساختار گزارش راضی شدید، روی دکمه Next کلیک کنید.

گام سوم: داده های گزارش را مرتب (سورت) کنید

۱٫ روی فلش بالا-پایین کلیک کنید و فیلدی که می خواهید در ابتدا سورت شود را انتخاب کنید.

۲٫ روی دکمه سمت راست کلیک کنید تا به صورت صعودی یا نزولی مرتب شود.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ هر سورت دیگری که می خواهید نیز اضافه کنید. می توانید براساس حداکثر ۴ فیلد داده ها را سورت کنید. این سورت ها به ترتیب از بالای لیست تا پایین اعمال می شود، یعنی سورت اصلی بر اساس بالاترین فیلد در لیست انجام می شود.

۴٫ وقتی با نحوه سورت داده ها در گزارش راضی شدید، روی دکمه Next کلیک کنید.

بسته به گروه بندی که برای داده ها انتخاب کرده اید، ممکن است گزینه های سورت داده محدود شود.

گام ۴: انتخاب طرح و عنوان گزارش

۱٫ روی طرح (layout )های مختلف گزارش کلیک کنید تا ظاهر گزارش را ببینید. طرحی که می خواهید در گزارش استفاده کنید را انتخاب کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ حالت عمودی(portrait ) یا عرضی(landscape ) را که مناسب گزارش است، انتخاب کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ وقتی از طرح گزارش راضی شدید، روی دکمه Next کلیک کنید.

۴٫ کادر متنی ( text box) را انتخاب کرده و عنوان گزارش را در آن وارد کنید.

۵٫ انتخاب کنید که می خواهید گزارش را پیش نمایش دهید یا اینکه طراحی آن را تغییر دهید، سپس روی دکمه Finish کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۶٫ گزارش ایجاد شده و ذخیره می شود.

ممکن است که اندازه فیلد و سطر و مکان آن ها را تغییر دهید تا گزارش به شکل مطلوب شما نمایش داده شود. برای اینکار، بایستی به نمای طراحی ( Design view) تغییر حالت دهید. وقتی تمام شد، به نمای گزارش (Report view) برگردید تا تغییرات را مشاهده کنید.

قالب بندی ( فرمت دهی) گزارشات

یکی از نقاط قوت گزارش اینست که می توانید ظاهر آن را تغییر دهید تا مورد پسند باشد. می تواند سربرگ (Header) و پابرگ (Footer) اضافه کنید، رنگ جدید اضافه کنید و یا حتی لوگوی شرکت را به گزارش اضافه کنید. همه این موارد منجر می شود گزارش به آنچه موردنظر است، تبدیل شود.

اصلاح متن گزارش

اطلاعات درون گزارش از کوئری یا جدولی که گزارش براساس آن ساخته شده است، مستقیما وارد شده است، که به این معناست که درون گزارش قابل ویرایش نمی باشد. البته، می توانید برچسب های متنی(Text Label)، سربرگ و پابرگ گزارش را افزوده، تغییر داده یا حذف کنید تا گزارش شفاف تر شده و راحت تر خوانده شود. به عنوان نمونه، اگر در گزارش قبلی نیاز به عناوین فیلدها نباشد می توان به سادگی آن ها را حذف نمود.

همانند سایر نرم افزارهای مجموعه آفیس، اکسس این امکان را فراهم می کند تا رنگ و فونت متن، شکل ها و … را تغییر دهید. انتظار می رود که با نحوه تغییر این موارد در مجموعه آفیس آشنا باشید. البته برای آشنایی بیشتر می توانید به این درس در آموزش Word 2016 در بهینگی مراجعه کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

ویرایش سربرگ(هدر) و پانویس(فوتر)

برای نمایش و ویرایش سربرگ و پانویس گزارش، می توانید روی دستور View در نوار ریبون کلیک کرده و گزینه Design view را انتخاب کنید. سربرگ و پانویس در فضای سفید تحت عنوان Page Header و Page Footer قابل مشاهده است.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

با توجه به طراحی گزارش، ممکن است فضای سفیدی در قسمت Page Header و Page Footer  مشاهده نکنید. در این حالت، بایستی قسمت هدر و فوتر را تغییر اندازه داده تا بتوانید چیزی در این قسمت اضافه کنید. بسادگی روی هر قسمت کلیک کرده و خط مرزی پایین هر بخش را بکشید تا بتوانید آن را بزرگتر نمایید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

افزودن متن به هدر یا فوتر ( سربرگ یا پانویس)

۱٫ سربرگ Design را انتخاب کرده، گروه ابزار Controls را پیدا کنید و بر دستور Label کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ موس را در ناحیه ای که میخواهید Label ( برچسب یا کادر متنی) ایجاد کنید کلیک کرده و درگ کنید. موس را در محل موردنظر خود رها کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ روی کادر متنی کلیک کرده و متن موردنظر خود را تایپ کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

افزودن زمان و تاریخ به هدر و فوتر

۱٫ سربرگ Design را انتخاب کرده، گروه ابزار Header/Footer را پیدا کنید و سپس روی دستور Date and Time کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ کادر محاوره ای ظاهر می شود. گزینه موردنظر خود برای فرمت نمایش تاریخ / زمان را انتخاب کنید. پیش نمایش از فرمت انتخابی قابل مشاهده است.

۳٫ وقتی که فرمت موردنظر خود را انتخاب کردید، روی OK کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

به طور پیش فرض، تاریخ و زمان در قسمت سربرگ ( هدر) نمایش داده می شود. اگر میخواهید در پانویس ( فوتر) قرار گیرد، کافی است باکس تاریخ و ساعت را انتخاب کرده و به محل موردنظر خود کشیده و رها کنید.

افزودن شماره صفحه به سربرگ (Header) و پانویس (Footer)

۱٫ سربرگ Design را انتخاب کنید و گروه ابزار Header/Footer را پیدا کنید.

۲٫ روی دستور Page Numbers کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ کادر محاوره ای Page Numbers ظاهر می شود. در قسمت Format، گزینه Page N را انتخاب کنید تا فقط شماره هر صفحه را نمایش دهد یا Page N of M را انتخاب کنید تا شماره صفحه فعلی و شماره کل صفحات را نمایش دهد.

۴٫ در قسمت Position، بالا یا پایین صفحه را که محل نمایش شماره صفحه خواهد بود انتخاب کنید.

۵٫ روی دکمه آبشاری کلیک کنید تا چیدمان یا تراز (Alignment) شماره صفحه مشخص شود.

۶٫ وقتی تنظیمات تمام شد، OK را کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

ویرایش ظاهر گزارش

برای افزودن لوگو

۱٫ از سربرگ Design روی دستور View کلیک کرده و حالت Layout View را از لیست کشویی انتخاب کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ گروه ابزار Header/Footer را انتخاب کرده و روی دستور Logo کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ کادر محاوره ای ظاهر می شود. فایل لوگوی موردنظر را انتخاب کرده و سپس روی OK کلیک کنید تا به گزارش افزوده شود.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۴٫ اندازه کوچکی از تصویر لوگو در سربرگ نمایش داده می شود. برای تغییر اندازه تصویر می توانید حاشیه تصویر را گرفته و بکشید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۵٫ در صورت نیاز، محل لوگو را نیز با گرفتن و درگ کردن آن می توانید تغییر دهید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

تم و فونت گزارش

تم مجموعه رنگ ها و فونتهایی است که در پایگاه داده استفاده شده است تا نمای یکنواخت و حرفه ای به آن بدهد. به طور پیش فرض، تم مورد استفاده در پایگاه داده اکس تم آفیس است. وقتی این تم تغییر کند، تم کلیه آیتم های موجود در پایگاه داده ( رنگ، فونت و …) نیز تغییر می کند.  طراحی و ویرایش گزارشات با استفاده از عناصر تم می تواند موجب ایجاد ظاهر شکیل تر و حرفه ای تر گزارش شود.

برای تغییر تم :

۱٫ سربرگ Design را انتخاب کرده، گروه ابزار Themes را پیدا کرده و سپس روی دستور Themes کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ منوی آبشاری پدیدار می شود. تم مطلوب خود را انتخاب کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ تم انتخاب شده در کل پایگاه داده اعمال می شود.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

تغییر فونت های تم

۱٫ سربرگ Design را انتخاب کرده، گروه ابزار Themes را پیداکنید و دستور Fonts را کلیک کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۲٫ منوی آبشاری پدیدار می شود. فونت موردنظر خود را انتخاب کنید.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

۳٫ فونت انتخاب شده به کل پایگاه داده اعمال می شود.

تهیه گزارشات پیشرفته : استفاده از ویزارد گزارش ( درس پانزدهم - آموزش فارسی اکسس 2016)

تمرین

  1. پایگاه داده تمرینی را باز کنید.
  2. گزارش Cookies Sold را باز کنید.
  3. تاریخ و زمان به سربرگ (Header) اضافه کنید.
  4. شماره صفحات به پانویس (فوتر) اضافه کنید.
  5. یک تم جدید و فونت جدید تم انتخاب کنید.
  6. لوگوی جدیدی به آن اضافه کنید. می توانید هر تصویر دلخواهی در کامپیوتر خود را به عنوان لوگو در نظر بگیرید.
با گوشی اسکن کنید
"یک ستاره""دو ستاره""سه ستاره""چهار ستاره""پنج ستاره!"

اولین امتیاز را شما بدهید
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای ترتیب پیشنهادی بهینگی برای آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 از ابتدا:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz