امکانات بیشتر در کوئری : آموزش Sorting, Hiding ,Totals (درس یازدهم) - بهینگی

امکانات بیشتر در کوئری : آموزش Sorting, Hiding ,Totals (درس یازدهم)

149
0
اشتراک گذاری :
اشیای Access : جدول، فرم، کوئری و گزارش - آموزش Access 2016 (قسمت دوم)

اکسس امکانات زیادی برای طراحی و اجرای کوئری هایی می دهد که می تواند اطلاعات مورد نیاز را جستجو و نمایش دهد. به عنوان نمونه، فرض کنید به دنبال تعداد اقلامی هستید که در یکی از جداول پایگاه داده موجود است؟ یا می خواهید که نتایج پرس و جو به صورت خودکار سورت و مرتب سازی شود؟ در صورت آشنایی با امکانات بیشتر در کوئری اکسس، تقرییا می توان هر نوع کوئری را ایجاد کرد.

درس قبلی آموزش فارسی و کاربردی اکسس ۲۰۱۶

بیشتر بخوانید:  کوئری از چند جدول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس دهم)

در این درس ابتدا نحوه ویرایش و سورت کوئری ها در نمای طراحی کوئری (design view) مطرح می شود. در ادامه تابع Total نیز آموزش داده می شود تا ایجاد کوئری برای انجام محاسبات ریاضی در پایگاه داده را یاد بگیرید. سپس با سایر امکانات جزئی تر در کوئری های اکسس آشنا می شویم.


ویرایش کوئری ها

اکسس امکانات متعددی برای ایجاد کوئری های قدرتمند و دقیق تر فراهم می کند. همچنین امکان ویرایش کوئری، معیارهای کوئری و اتصال بین جداول را بعد از ساخت کوئری نیز وجود دارد. می توانید نحوه سورت ( مرتب سازی sort ) یا پنهان سازی (hide) برخی فیلدها ( ستون ها) در نتایج کوئری را نیز تغییر دهید.

برای ویرایش کوئری :

وقتی یک کوئری موجود در پایگاه داده را باز می کند، در نمای دیتاشیت (datasheet view) ظاهر می شود. این نما نتایج کوئری را نمایش می دهد. برای ویرایش کوئری، باید به محیط طراحی کوئری (Design view ) وارد شوید. همان نمایی که در آن کوئری را ساختید. دو راه برای تغییر به نمای طراحی وجود دارد :

  • روی سربرگ Home در نوار ریبون، روی دستور View کلیک کنید. از منوی آبشاری روی دستور Design View کلیک کنید.

امکانات بیشتر در کوئری : نمای طراحی برای ویرایش کوئری در اکسس 2016 (درس یازدهم)

  • در گوشه سمت راست پایین پنجره اکسس، آیکون های کوچکی مشاهده می کنید. می توانید روی آیکون Design view کلیک کنید که آخرین آیکون از سمت راست است.

امکانات بیشتر در کوئری : نمای طراحی برای ویرایش کوئری در اکسس 2016 (درس یازدهم)

بعد از اینکه وارد نمای طراحی شدید، تغییرات موردنیاز را در کوئری انجام داده و سپس دستور Run را بزنید تا نتایج کوئری نمایش داده شود.

توجه: در حین تغییر نما، ممکن است با گزینه ی SQL VIEW مواجه شده باشید. در نمای SQL View می تواند توابع پیشرفته ای در کوئری اعمال کنید. این توابع به زبان SQL نوشته می شوند.


مرتب سازی کوئری (Sorting Fields)

در اکس می توانید انواع مختلف یا چندین نوع سورت در هنگام طراحی کوئری ایجاد کنید. به این ترتیب نتایج کوئری به همان ترتیبی که می خواهید نمایش داده خواهد شد.

وقتی سورت بر مبنای بیش از یک فیلد عمل می کند، در واقع از سورت چند سطحی ( multilevel sort ) استفاده کرده ایم. سورت چند سطحی این امکان را فراهم می کند که ابتدا یک سورت اولیه اجرا شود، سپس داده های مرتب شده بر اساس فیلدهای بعدی نیز سورت شوند. به عنوان نمونه، اگر جدول مشتریان داشته باشید که در آن فیلدهای مربوط به آدرس مشتریان هم وجود دارد، می توانید در ابتدا بر اساس شهر و سپس بر اساس کد پستی سورت کنید.

وقتی بیش از یک سورت در کوئری وجود داشته باشد، اکسس آنها را به ترتیب از چپ به راست انجام می دهد. به این معنی که اولین فیلدی که از سمت چپ برای سورت انتخاب شده است، در ابتدا سورت می شود و به همین ترتیب سایر فیلدها. به عنوان نمونه، در مثال فوق، ابتدا بایستی فیلد شهر و سپس فیلد کد پستی (Zip Code) را سورت کنید.

امکانات بیشتر در کوئری : مرتب سازی (Sort) فیلدها در کوئری اکسس 2016 (درس یازدهم)

برای انجام سورت همزمان چند فیلد (سورت چند سطحی)

۱٫ کوئری را باز کرده و به نمای طراحی (ِdesign view) بروید.

۲٫ فیلدهایی که می خواهید بر اساس آنها سورت کنید، پیدا کنید. در سطر sort در جدول پایین صفحه، روی دکمه آبشاری کلیک کرده و نوع سورت را صعودی (Ascending ) یا نزولی (Descending ) انتخاب کنید.

امکانات بیشتر در کوئری : مرتب سازی (Sort) چند فیلد در کوئری اکسس 2016 (درس یازدهم)

 

۳٫ همین کار را برای سایر فیلدهایی که می خواهید سورت کنید، انجام دهید. به یاد داشته باشید که سورت به ترتیب از سمت چپ به سمت راست جدول اعمال می شود، در نتیجه فیلدی که می خواهید ابتدا بر اساس آن سورت شود، بایستی در چپ ترین قسمت جدول باشد. در صورتی که می خواهید محل یک فیلد را جابجا کنید، می توانید بالای فیلد کلیک کرده و با استفاده از درگ کردن آن را جابجا کنید.

امکانات بیشتر در کوئری : مرتب سازی (Sort) چند فیلد در اکسس 2016

۴٫ روی دکمه Run کلیک کنید تا کوئری اجرا شود.

امکانات بیشتر در کوئری : اجرای کوئری در اکسس 2016

۵٫ اکنون می توانید نتیجه کوئری خود را ببینید

امکانات بیشتر در کوئری : اجرای کوئری در اکسس 2016

مرتب سازی و سورت جداول بدون استفاده از کوئری

از سورت بر اساس چند فیلد ( سورت چند سطحی) می توانید برای سورت کردن جداول بدون اینکه کوئری داشته باشید، نیز استفاده کنید. روی سربرگ Home در نوار ریبون کلیک کنید، در گروه ابزار Sort & Filter روی دستور آبشاری Advanced کلیک کنید. از منویی که ظاهر می شود، گزینه Advanced Filter/Sort را اتتخاب کنید. سپس سورت چند سطحی خود را اعمال کنید. وقتی کار تمام شد، روی دستور Toggle Filter کلیک کنید، تا سورت اجرا شود.

امکانات بیشتر در کوئری : مرتب سازی چند فیلد در جدول در اکسس 2016

 


مخفی کردن بعضی فیلدها در کوئری (Hiding Fields)

برخی اوقات در کوئری از برخی فیلدها استفاده می کنید تا شرط یا معیاری (Criteria) را بر آنها اعمال کنید. اما به داده های آن فیلد نیازی ندارید و لازم نیست تا در نتایج نهایی نمایش داده است. به عنوان مثال، کوئری که در درس گذشته ساختیم را دقت کنید : کوئری برای پیداکردن نام و اطلاعات تماس مشتریانی که سفارش داشته اند. یکی از فیلدهایی که برای ایجاد کوئری نیاز داشتیم، Order ID بود که روی آن شرطی قرار می دادیم. تا بر اساس این شرط مطمئن شویم مشتریانی نمایش داده شوند که سفارش داشته اند.

اما نیازی نیست که این شماره های سفارش (Order id) در نتیجه کوئری دیده شوند. در واقع، ما فقط به دنبال نام و اطلاعات تماس این دسته از مشتریان هستیم، بنابراین شماره سفارش مورد نیاز نیست. در چنین شرایطی امکان پنهان سازی برخی فیلدها در نتایج کوئری وجود دارد.

توجه : اگر به فیلدی کلا نیاز ندارید، در کوئری آن را اضافه نکنید. اگر می خواهید روی یک فیلد شرط یا معیاری را اعمال کنید، آن را به کوئری اضافه کنید ولی در نتایج نمایش ندهید.

برای پنهان سازی یک فیلد درون کوئری

۱٫ کوئری را باز کنید و به نمای طراحی (ِDesign view) بروید.

۲٫ فیلدی که می خواهید انتخاب کنید را مشخص کنید.

۳٫ علامت تیک در چک باکس موجود در سطر Show در جدول پایین صفحه را بردارید.

امکانات بیشتر در کوئری : پنهان سازی فیلد در کوئری اکسس 2016

 

۴٫ برای مشاهده نتیجه کوئری، روی دکمه Run  کلیک کنید.

نمایش فیلدهای مخفی در کوئری

اگر می خواهید فیلدی که قبلا مخفی کرده اید را نمایش دهید، می توانید تیک مربوطه به Show را برای آن فیلد بزنید.

بیشتر بخوانید:  ویرایش ظاهر جدول : آموزش فارسی و کاربردی اکسس 2016 (درس ششم)

برخی محاسبات ریاضی در کوئری

تا این لحظه، توانستیم کوئری ساده از یک جدول  و  کوئری از چند جدول را تهیه کنیم. در ادامه نحوه اعمال یک یا چند معیار ( فیلتر ) در کوئری را یاد گرفتیم. سپس با نحوه مرتب سازی و پنهان سازی فیلدهای کوئری آشنا شدیم. اکنون می خواهیم با امکانات پیشرفته تری از کوئری آشنا شویم. یکی از این امکانات پیشرفت، استفاده از توابع Totals در کوئری است که برخی محاسبات ریاضی روی داده ها انجام می دهد.

کوئری های Total: شمارش و جمع زدن و سایر محاسبات ریاضی در کوئری اکسس

برخی اوقات تعیین معیارها به تنهایی نمی تواند نتایج موردنیاز شما را ایجاد کنید. خصوصا وقتی که با داده های عددی کار می کنید. شاید بخواهید نتایج کوئری را به شکلی گروه بندی شده یا شمارش شده ببینید. برای مثال، در پایگاه داده شیرینی فروشی میخواهیم ببنیم که هر قلم از محصولات شیرینی فروشی تا کنون چند بار سفارش شده است. برای این کار، بایستی از توابع Total در کوئری استفاده کنیم تا مجموع و مقدار سفارش برای هر آیتم را محاسبه کنیم.

به طور خلاصه، برای اینکار ابتدا باید لیست سفارشات را بر حسب هر نوع محصول گروه بندی کنیم و سپس مقدار سفارش را از فیلد Quantity برای هر نوع محصول جمع زده و نمایش دهیم. در ادامه به طور گام به گام مراحل این کار را یاد می گیرید

امکانات بیشتر در کوئری : استفاده از محاسبات ریاضی در کوئری اکسس 2016

معرفی توابع پر کاربرد ریاضی در کوئری اکسس

تابع مجموع (Sum) در مثال فوق نتایج موردنیاز را تهیه می کند. اما ممکن است در شرایط دیگر نیاز به توابع ریاضی دیگری داشته باشیم تا نتیجه مورد انتظار را تهیه کنید. برخی از پرکاربردترین توابع ریاضی در کوئری ها عبارتند از :

شمارش (Count) : تعداد کل از یک نوع داده

مجموع (Sum) : جمع زدن داده ها با یکدیگر

میانگین (Average) : پیداکردن میانگین همه ی داده ها

ماکزیمم (Maximum) :پیدا کردن بیشترین مقدار در داده ها

می نیمم (Minimum) : پیدا کردن کمترین مقدار در داده ها

اولین (First) : پیدا کردن اولین یا زودترین داده

آخرین (Last) :پیدا کردن آخرین یا دیرترین داده

برای ایجاد کوئری Total : مجموع داده ها

به عنوان مثال، می خواهیم تعداد اقلام فروش رفته از هر محصول را پیدا کنیم. برای اینکار کوئری می سازیم که همه اقلام فروش رفته را نمایش دهد. قبلا در پایگاه داده تمرینی شیرینی فروشی، کوئری مربوط با نام Menu Items Ordered ایجاد شده است

۱٫ کوئری مربوط را باز کرده و به نمای Design View  بروید.

۲٫ از سربرگ Design، گروه ابزار Show/Hide را پیدا کنید. سپس دستور Totals را بزنید.

امکانات بیشتر در کوئری : افزودن سطر Total به کوئری اکسس 2016

۳٫ سطر به جدول طراحی کوئری ( جدول پایین صفحه) اضافه می شود، که تمام مقادیر درون آن Group by نوشته شده است. فیلدی که می خواهید مجموع آن را حساب کنید را انتخاب کرده و در سطر Totals فلش رو به پایین آبشاری را کلیک کنید.

امکانات بیشتر در کوئری : افزودن سطر Total به کوئری اکسس 2016

۴٫ نوع محاسباتی که می خواهید در این فیلد اعمال شود، را انتخاب کنید. در مثال ما، می خواهیم تا مجموع مقادیر محصولات فروش رفته را محاسبه کند، بنابراین تابع Sum را انتخاب می کنیم.

امکانات بیشتر در کوئری : انتخاب تابع ریاضی در کوئری اکسس 2016

۵٫ وقتی کار طراحی کوئری تمام شد، روی دستور Run در سربرگ Query Tools Design کلیک کنید.

امکانات بیشتر در کوئری : اجرای کوئری در اکسس 2016

 

نتایج کوئری در نمای دیتاشیت (datasheet view) نمایش داده می شود. می توانید کوئری را با استفاده در دکمه save در نوار ابزار دسترسی سریع ذخیره کنید.

امکانات بیشتر در کوئری : اجرای کوئری Total در اکسس 2016


امکانات بیشتر در کوئری های اکسس

برای آشنایی با اهم امکانات موجود در کوئری اکسس، چند درس کوتاه در بهینگی ارائه خواهد شد.

این درسها در ادامه معرفی می شوند.

کوئری های پارامتری (Parameter Query)

کوئری پارامتری به کاربر اجازه می دهد تا با استفاده از یک مقدار یا عبارت برای جستجو یا فیلتر بتواند کوئری را بروزرسانی کنید. وقتی کوئری پارامتری را باز می کنید، اکسس مقدار یا عبارت موردنظر را می پرسد و نتایجی را نشان میدهد که با این مقدار همخوانی داشته باشد.

مثلا می خواهیم پرفروش ترین اقلام را در پایگاه داده شیرینی فروشی پیدا کنیم. در یک دوره زمانی، اقلامی که بیشتر از ۱۰ واحد فروش دارند، پرفروش محسوب می شوند و در دوره ی زمانی دیگر، اقلامی که بیشتر از ۱۵ واحد فروش دارند، پر فروش محسوب می شوند. بنابراین مقداری که بر اساس آن اقلام پرفروش مشخص می شوند، را پارامتر جستجو می نامیم و بهتر است به جای اینکه به طور ثابت در کوئری تعیین شوند، توسط کاربر قابل تغییر باشند.

درس مربوط به کوئری های پارامتری در بهینگی منشتر خواهد شد.

کوئری پیدا کردن مقادیر تکراری (Find duplicate query)

کوئری پیدا کردن مقادیر تکراری می تواند تمام رکوردهای تکراری در پایگاه داده را نمایش دهد. براساس آن می توانید تصمیم بگیرید که این رکوردهای تکراری را حذف کنید. وجود رکوردهای تکراری بر جامعیت پایگاه داده اثر منفی دارد.

درس مربوط به کوئری پیداکردن مقادیر تکراری در بهینگی منشتر خواهد شد.

بیشتر بخوانید:  سیستم پشتیبانی تصمیم (DSS) و انواع آن

توضیحات تکمیلی در خصوص ساخت کوئری :

برای آگاهی از نحوه نوشتن معیارهای کوئری به زودی در بهینگی مطلب راهنمای نوشتن معیار ( شرطهای) کوئری را منتشر خواهیم کرد. در این مطلب چندین معیار رایج در کوئری های اکسس را توضیح می دهیم. نسخه انگلیسی آن را از اینجا دانلود کنید.


چالش : تمرین ساخت کوئری مربوط به درس یازدهم آموزش اکسس

  • پایگاه داده تمرینی را باز کنید.
  • کوئری با نام Customers Who’ve Ordered from Nearby Towns را باز کنید و به نمای طراحی بروید.
  • سطر Totals را به کوئری اضافه کنید.
  • در فیلد Order ID مقدار سطر Totals را برابر با Count قرار دهید. به این ترتیب تعداد سفارشاتی که هر مشتری داشته است، را محاسبه می کنیم.
  • فیلد City را به فیلدهای کوئری اضافه کنید. برای اینکار در بخش نمایش ارتباطات اشیا روی فیلد City دوبار کلیک کنید تا به جدول طراحی (جدول پایین صفحه) اضافه شود.
  • فیلد City را در جدول پایین صفحه گرفته و سمت چپ فیلد نام درگ کنید. اکنون باید در جدول کوئری فیلد City اولین فیلد از سمت چپ باشد.
  • سورت های زیر را به این کوئری اضافه کنید:

– سورت صعودی در فیلد City

– سورت صعودی در فیلد Last Name

  • سپس فیلد City را پنهان (hide) کنید.
  • کوئری را اجرا کنید. اکنون باید ۱۴ ردیف در نتایج کوئری نمایش داده شود. اولین رکورد در کوئری نیز مثل شکل زیر است:

امکانات بیشتر در کوئری : تمرین کوئری در اکسس 2016

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 51 vote, average: 4٫00 out of 5

میانگین امتیاز 4٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz