سه الزام کاربردی کنترل پروژه : توصیه برای مدیران پروژه - بهینگی

سه الزام کاربردی کنترل پروژه : توصیه برای مدیران پروژه

127
0
اشتراک گذاری :
سه الزامی که مدیران پروژه باید برای کنترل کردن پروژه های خود باید رعایت کنند

در این مطلب سه الزام کاربردی کنترل پروژه را معرفی می کنیم. این الزامات برآمده از مشورت و گفتگو با مدیران متعدد پروژه است.

مشورت با مدیران پروژه: الزام کاربردی کنترل پروژه چیست؟

همه ی ما ایده هایی خوبی در نظر داریم. ولی سخت ترین کار، عملی کردن ایده هاست. به عنوان نمونه بخش منابع انسانی تمایل دارد برگه هایی توزیع کند تا زمان خود را برنامه ریزی کنید. صدها صفحه پیشنهاد، در مورد مدیریت کسب و کار نوشته شده است که چگونه هفته، روز و ساعت را بهتر مدیریت کنید.

هنگامی که تلاش می کنید و پیشنهادات را در اختیار تیم یا سازمان قرار می دهید، چه اتفاقی می افتد؟ چگونه برنامه های کاری پیچیده، چند سطحی و چند ساله را به تیم ها و واحد های کسب و کاری که کاملا بی نظم هستند، ارائه می دهید.

من با سه نفر از مدیران ارشد که پروژه های بزرگی را رهبری می کنند مشورت کردم.  در مورد سازمان های پیچیده ای که به سرعت در حال پیشرفت هستند صحبت کردم. از آن ها پرسیدم که چه الزاماتی را رعایت می کنند تا اثربخشی بالاتری داشته باشند.

همه ی آن ها در حرفه خود در صنایع متعددی کار کرده بودند. پروژه های موفقی را به اجرا در اورده بودن. تجارب زیادی از سطوخ مختلف سازمان کسب کرده بودند.
سه الزامی که به گفته ی آنها بیشترین تاثیر را دارد، عبارتند از:

۱سه الزام کاربردی کنترل پروژه : توصیه برای مدیران پروژه.استراتژیک عمل کنید نه تاکتیکی.

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران انجام می دهند، این است که تمام وقت خود روی تاکتیک ها تمرکز می کنند.

در صورتی که واقعا باید وقتشان را روی تصمیمات استراژیک بگذارند.

تاکتیک مهم است. زیرا به جزئیات توجه دارد و هنگامی که موعد تحویل نزدیک شده است، بایستی جزییاتت اجرا به خوبی مشخص شوند.

اما دیدگاه استراتژیک می پرسد که آیا هدف در نظرگرفته شده مناسب است؟

به عنوان نمونه در یک شرکت فعال در حوزه رسانه، تیم ها متشکل از مدیران پروژه متخصص و فنی بودند. تیم ها فاقد متفکران استراتژیک هستند که توانایی اولویت بندی مسائل را دارند. در این شرایط، مدیران پروژه فنی صدها هدف جزئی تعریف کرده بوند که بر حسب یک تصویر کلی از پروژه بود. در هریک از این اهداف جزئی، مهمترین محصولات مشتریان تحویل می شوند.

استراتژی در خصوص اولویتها صحبت می کند. به موازنه بین اهداف و منابع می پردازد.

۲٫ درباره ی بحران ها گفت و گو کنید.

در اکثر سازمان ها، مدیران بیشتر زمان خود را  در جلسات به شاخص های متاخر اختصاص می دهند. شاخصهایی که نگاه آنها به گذشته بوده و میزان تحقق اهداف تاکنون را نشان می دهند. . گفتگو در مورد  شرایط آتی خیلی مفید تر از گفت گو در مورد شرایط فعلی سازمان است. نباید تمرکز کاملا معطوف به شاخصهای گذشته نگر باشد.

به عنوان نمونه، به همان سازمان فعال در حوزه رسانه برمیگردم. مدیران ارشد سازمان متوجه شده بودند که دیدگاه افراد نسبت به شکستها تغییر کرده است. افراد نگران از دست دادن شغل خود هستند. به همین دلیل قادر نیستند که عکس المعل مناسب و صحیح نشان دهند.

هنگامی که مدیران ارشد صحبت در مورد شکستها را عادی کنند، در مورد بحران ها گفتگو کنند، کارکنان نیز راحت تر در خصوص از مسیر منحرف شدن امور و رفع عیب آنها صحبت خواهند گرفت.

به عبارت بهتر، دیدگاه بهتر نسبت به شکستها و خرابی ها می تواند موجب افزایش روحیه در سازمان شود. مدیران ارشد بایستی بدانند چگونه از افرادی که از وقت خود درست استفاده می کنند، قدردانی کنن. و چگونه روی مواردی که هشدار بوده و اخبار بدی را به گوششان می رساند، متمرکز باشند.

سه الزام کاربردی کنترل پروژه : توصیه برای مدیران پروژه

۳٫باید شاخص های پیشگو داشته باشیم نه اینکه شاخص ها متاخر باشند.

این رویکرد مشابه همان جمله معروف است که پیشگیری بهتر از درمان است. بهتر است که در وضعیت بحرانی قرار نگیریم تا هشدار ها آشکار شود، بلکه وضعیتهای بحرانی را پیش بینی نماییم.

تعداد زیادی از مدیران نمی توانند بگویند پروژه از هدف تعیین شده دور شده،بیش از  بودجه ی تخمینی هزینه شده و یا فراتر از مواعید زمانی مقرر تحویل خواهد شد. تا زمانی که

این اتفاقات روی دهد و کاملا هشدارها آشکار شود.

در مقابل استفاده از شاخصهای پیشگو بسیار بهتر است. براساس این شاخصها  مدیران اشتباهات احتمالی را پیش بینی می کنند. این شاخصهای پیشگو بایستی متمرکز بر اهدافی باشند که واقعا مهم است. اگر صرفه جویی در بودجه  جزء مواردی است که به  آن اهمیت می دهید،شاخص هایی را ایجاد کنید که سیر پس انداز را نشان دهد.

سه الزام کاربردی کنترل پروژه : توصیه برای مدیران پروژه

 

ترجمه شده از  hbr

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz