ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان - بهینگی

ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان

اشتراک گذاری :
ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان

تفاوت بین افراد متوسط و افراد بسیار کارآمد در این است که گروه دوم در همکاری با دیگران، بسیار سازمان یافته تر عمل می کنند. سازمانی خصوصی، حرفه ای و موفق جایگاهی برای افراد کارآمد و با حقوق مکفی است.

خوشبختانه، سامان دهی یک مهارت است و تمام مهارت ها قابل یادگیری اند. می توانید یاد بگیرید که خیلی سامان یافته، کارآمد و پربازده باشید. وقتی چنین است، در یک بازه زمانی یکسان به نسبت اطرافیان خود تولیدات بیشتری خواهید داشت.

مدیریت موفق زمان

طبق یکی از قوانین مورفی، قبل از این که بتوانید کاری را انجام دهید، ابتدا باید کار دیگری بکنید.
آنچه قبل از هر کار پر بازده ای باید انجام دهید این است که خود را کاملا سامان دهی کنید. کار اصلی مدیریت موفق زمان، برنامه ریزی و سامان دهی خود و کارتان برای رسیدن به حداکثر بازدهی است. رسیدن به بهترین نتیجه، تنها از این طریق امکان پذیر است که قبل از شروع کار، تمام چیزهایی که نیاز دارید، جمع آوری کنید. سپس باید جایگاهی را برای آن ها یافته و اطمینان یابید هر چیز در جای خود است.

از قبل برنامه ریزی کنید

۳ابزارها و تکنیک های مدیریت زماندرصد افراد موفق، مصمم، بااراده، پیگیر و برنامه ریز هستند و همیشه فهرست اهداف و فعالیت هایشان را می نویسند و بازنویسی می کنند. آن ها مکتوب فکر می کنند و بعد به طور مداوم، برنامه هایشان را تحلیل و ارزیابی می نمایند.

هر چه وقت بیشتری را صرف برنامه ریزی کنیم، برنامه هایمان بهتر شده و احتمال شکست در آن ها کمتر می شود. با کار مداوم روی برنامه هایتان جهت دست یابی به مقصد، اهداف تان روز به روز بیشتر قابل درک و دست یافتنی می شود.

وقتی درباره هر اقدامی فکر کرده و برنامه ریزی کنید، اعتمادتان نسبت به توانایی دستیابی به هدف هایتان بیشتر می شود. حتی وقتی بزرگ ترین هدف خود را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید و آن بخش ها را در یک سری اقدامات خاص مرحله به مرحله سامان دهی نمایید، به نظر می رسد این کار بیشتر قابل مدیریت و تحت کنترل باشد. هر چه بیشتر برنامه ریزی کنید، بیشتر اهدافتان را به عمق ضمیر ناخودآگاه می برید و آن جاست که هدف، قدرت انگیزشی خود را می یابد.

بازگشت ۱۰۰% سرمایه

بازدهی یک برنامه ریزی خوب، بسیار زیاد است. تخمین زده می شود که هر یک دقیقه که صرف برنامه ریزی می شود، ده دقیقه کاری را صرفه جویی می کند. به عبارت دیگر، سرمایه گذاری در برنامه ریزی، ۱۰۰% بازگشت زمان و انرژی را در پی دارد.

در واقع، تمام چیزهایی که باید بفرشیم و ارائه دهیم، زمان ماست. هر چه از زمان به صورت کارآمد تر استفاده کنیم – اگر همه چیز در شرایط برابر باشد – در آخر برداشت بیش تری خواهیم داشت. کار شما سرمایه گذاری در زمان در جایی است که می توانید بالاترین بازده زندگی را از آن داشته باشید. در کجا ۱۰۰% سرمایه شما باز می گردد؟

برنامه ریزی دقیق فعالیت ها

گاهی مردم می گویند سرشان به قدری شلوغ است که نمی توانند بنشینند و برنامه ریزی کنند. واقعیت این است که اگر همه چیز را با جزئیات و به طور مفصل برنامه ریزی کنید، می بینید که فقط چند دقیقه در روز را به فرآیند برنامه ریزی اختصاص داده اید. تنها راهی که با آن می توانید زمان را به وجود آورید، برنامه ریزی دقیق فعالیت ها از ابتدای کار است. به یاد داشته باشید که به ازای هر دقیقه برنامه ریزی، ده دقیقه در وقت صرفه جویی می کنید.

دلیل اصلی شکست

پیتر دراکر می گوید ” اقدام بدون برنامه ریزی، دلیل هر شکستی است.” اگر به اشتباهات بزرگی که در زندگی مرتکب شده اید، نگاهی بیاندازید می بینید همگی یک عامل مشترک دارند. یعنی بدون تفکر کافی، تصمیمی عجولانه گرفته و کاری را انجام داده اید، یا اطلاعات کافی دریافت نکرده اید یا زمان کافی را صرف ارزیابی و ایجاد تعادل بین نظرات موافق و مخالف نکرده اید. در هر مورد، شکست و عدم برنامه ریزی دقیق می تواند بسیار گران تمام شود.

ابزارها و تکنیک های مدیریت زماندر عین حال، خواهید فهمید که هر یک از موفقیت های شما در زندگی یا یک پروژه کاری، از طریق یک برنامه ریزی خوب به دست آمده اند. هر چه زمان بیشتری را صرف فکر کردن به کار و نتایج و پیامدهای احتمالی اقداماتتان کنید، کارآمدتر شده و نتایج کارتان رضایت بخش تر خواهد شد.

واقعیت این است که قبل از شروع کار، هر چه برنامه هایتان کامل تر و بهتر باشد، احتمال بیشتری دارد که به موفقیت برسید.
طبق یک گفته قدیمی ” موفقیت حاصل نظم بسیار است ” یکی از بهترین تمرین ها در تادیب نفس، صرف زمان برای فکر کردن و برنامه ریزی کارهاست.

چهار روش برای سامان دهی شخصی

۱- تمیزی عادت مهمی است

به یاد داشته باشد که پاکیزگی در بهره وری شخصی عادت مهمی به شمار می رود. صرفا با تمیز کردن و سامان دهی محل کارتان می توانید بهره وری و خروجی خود را تا حد زیادی بهبود ببخشید. حتما شنیده اید که ” نظم، قانون اول بهشت است. ” نظم، روی زمین هم قانون اول است. به کمی نظم نیاز دارید تا آرام بوده و بر محیط پیرامون و زندگی خود کنترل داشته باشید، هر مرتبه که بخشی از کار یا زندگی تان را نظم می بخشید، واقعا احساس آرامش و رضایت خواهید کرد.

وقتی میز کار یا دفترتان را تمیز می کنید، احساس می کنید در اوج موفقیت کاری هستید. وقتی ماشین تان را می شویید، احساس می کنید نسبت به زندگی شخصی تان مسئول ترید. وقتی به مرتب کردن کیف دستی یا حتی خانه و کمد لباس هایتان می پردازید، احساس می کنید آدم کارآمدتری هستید، عزت نفستان افزایش می یابد. میزان اعتماد به نفس و مناعت طبع تان بالا می رود. احساس می کنید فرد قدرتمند تری هستید. انرژی بیشتری پیدا می کنید و اراده مصمم تری را برای رسیدن به هدف در خود می بینید.ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان

بیشتر بخوانید:  اعتماد به نفس و انگیزش (قسمت سوم)

۲- عقب بایستید و خود را ارزیابی کنید

عقب تر از میزتان یا محل کارتان بایستید و از خود بپرسید: ” چه جور فردی اینجا کار می کند؟ ” به کیف دستی تان نگاهی بیاندازید و بپرسید: ” چه شخصی چنین کیفی دارد؟ ” به بیرون و داخل ماشین تان نگاه کنید، به کمد لباس هایتان نگاهی بیاندازید. خانه، حیاط و گاراژتان را ببینید و از خود بپرسید: ” چه فردی در چنین جایی زندگی می کند؟ ”
آیا به چنین فردی مسئولیت مهمی را واگذار می کنید؟ در صورت مثبت یا منفی بودن پاسخ تان، دلیل خود را بگویید. خود را از زاویه دید یک فرد بی طرف، صادقانه ارزیابی کنید. نظرتان چیست؟

در مصاحبه با مدیران ارشد، پنجاه نفر از پنجاه  و دو نفر پاسخگو گفتند به فردی که میز به هم ریخته ای دارد و محل کارش نامرتب است، ترفیع نمی دهند. این مدیران معتقدند نمی توان مسئولیتی را به فردی نامنظم تفویض کرد، حتی اگر آن فرد کارش را درست انجام دهد. اجازه ندهید این اتفاق برای شما بیفتد.

۳- از توجیه آوردن اجتناب کنید

بسیاری از افراد که در محیط های شلوغ و به هم ریخته کار می کنند، از هوششان علیه خود استفاده می کنند. از زیرکی خود استفاده می کنند تا کارهای خود را به خاطر شلوغی و به هم ریختگی محل کارشان توجیه نمایند. چنین جملاتی را می گویند ” می دانم جای هر چیزی کجاست.” یا جملات عجیبی مثل ” یک میز تمیز و مرتب، نشانه یک ذهن مریض است. ” را بر زبان می آورند.

با این حال، بررسی زمان و حرکت از بهره وری در محل کار نشان می دهد که این جملات در واقع فریب نفس هستند. فردی که می گوید می داند هر چیزی کجاست، حجم زیادی از ذهن و انرژی خلاقانه خود را به کار می برد تا به یاد بیاورد هر چیزی را کجا گذاشته است و از انجام کارهایش باز می ماند.

افرادی که می گویند در محیط به هم ریخته، خوب می توانند کار کنند، معمولا اشتباه می کنند. اگر آن ها برای مدتی طولانی در محلی تمیز و مرتب مشغول کار شوند، بسیار کارآمد تر و خلاق تر خواهند شد. اگر دوست دارید محل کار به هم ریخته تان را توجیه کنید، بهتر است خود یا دیگران را به چالش کشیده و یک روز کامل پشت یک میز تمیز و مرتب کار کنید. نتیجه این کار، شما را متعجب خواهد کرد.

۴ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان– پشت یک میز مرتب کار کنید

جو شوگرمن، پیشگام تبلیغات پستی، کتابی نوشته است که در آن پنج قانون موفقیتش را تشریح می کند. یکی از اصولش این بود که ” هر روز کاری را، با میزی تمیز و مرتب به پایان برسانید. ” او این قانون را در تمام سازمان اعمال کرد، این سیاست تمام کارکنان را مجبور می کرد به صورت کارآمدتر کار کنند و تا پایان روز، کارشان را تکمیل نمایند. این کار کمک بزرگی برای موفقیت شما محسوب می شود.

ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان

در مدیریت زمان، پنج ابزار و تکنیک وجود دارد که باید از آن ها استفاده کرده و آن ها را دنبال کنید تا به حداکثر بهره وری و سامان دهی شخصی دست یابید. آشنایی با هر یک از این ابزارها و تکنیک ها و مهارت یافتن در آن ها به زمان زیادی نیاز ندارد، اما پرداختن به آنها، بهره وری و کارآمدی بیشتری را برای شما به ارمغان می آورد.

همان طور که گوته می گوید: ” هر کاری قبل از این که آسان شود، سخت است. ” شکل گیری عادت های خوب دشوار است اما زندگی با این عادت ها کار آسانی است. وقتی این عادت ها را در خود ایجاد کردید، اتوماتیک و آسان می شوند، این عادت ها در ادامه زندگی کاری، به شما کمک زیادی می کنند.

۱- از یک برنامه ریز زمانی استفاده کنید

اولین ابزار مدیریت زمان مورد نیاز شما، سیستم برنامه ریزی زمان است که تمام مواردی را که برای برنامه ریزی و سامان دهی زندگی نیاز دارید، در بر دارد. بهترین برنامه ریز های زمان، چه پرونده های کاغذی و چه نسخه های الکترونیکی، شما را قادر می سازد برای تمام سال، ماه، هفته و هر روز خود برنامه ریزی کنید. یک برنامه ریز زمان خوب دارای یک فهرست اصلی است که طبق آن می توانید هر وظیفه، هدف و کار لازم را انجام دهید.

این فهرست، هسته سیستم برنامه ریزی زمانی شما می شود، با استفاده از این فهرست، هر کاری را به ماه ها، هفته ها و روز های مخصوصی اختصاص می دهید.

بخش دوم سیستم برنامه ریزی زمان، تقویمی است که به شما امکان می دهد زمانتان را سامان دهی کرده و ماه های پیش رویتان را برنامه ریزی کنید. با استفاده از یک سیستم درست می توانید موراد خاصی از فهرست اصلی خود را به روز مشخصی که می خواهید آن کار را انجام دهید، منتقل نمایید.

بخش بعدی سیستم برنامه ریزی زمان، یک فهرست روزانه است. شاید این فهرست روزانه، مهمترین ابزار برنامه ریزی قلمداد شود. برخی افراد آن را ” فهرست کار ” می نامند. وینستون چرچیل فهرست روزانه خود را با این کلمات شروع می کرد: ” کارهای امروز “.

بیشتر بخوانید:  مدیران در مدیریت زمان چه نقشی دارند؟ ارتقای مهارتهای مدیریت زمان در کارکنان

۲- همیشه طبق یک فهرست کار کنید

هر مدیر اجرایی موفقی با استفاده از یک فهرست روزانه کار می کند. این فهرست، قدرتمندترین ابزاری است که تاکنون برای حداکثر بهره وری یافته شده است. مدیران ناموفقی که معمولا حجم زیادی از کار و زمان اندکی دارند، یا از فهرست استفاده نمی کنند، یا اگر فهرستی دارند، به آن مراجعه نمی نمایند. آن ها اغلب همه چیز را می نویسند. در نتیجه، همواره زنگ تلفن، وقفه، موقعیت های اضطراری و غیرمنتظره و درخواست های ایمیل، حواس آن ها را پرت می کند.

وقتی یک فهرست روزانه می سازید، تک تک کارها و وظایف خود را که قصد دارید در طول روز انجام دهید، می نویسید. قانون این است که از روز اولی که فهرست روزانه را بکار می برید، می توانید بهره وری خود را تا ۲۵ درصد افزایش دهید. این بدین معنی است که تنها با نوشتن کارهای روزانه خود، می توانید دو ساعت اضافه در هشت ساعت کاری خود داشته باشید. با استفاده از این فهرست، بهتر از هر ابزار مدیریت زمان دیگری می توانید از هرج و مرج به نظم برسید.

ابزارها و تکنیک های مدیریت زمانمزایای فهرست کردن کارها

هر وقت که حجم زیاد کار شما را دست پاچه کرد، می توانید خیلی زود با نوشتن تک تک کار ها و برنامه ریزی برای انجام دادن آن ها در آینده، به نظم دست یابید. فهرست کردن ده، بیست یا سی مورد به شما اجازه می دهد بر زمان و زندگی تان کنترل و تمرکز داشته باشید.

وقتی فهرست کارهای روزانه خود را نوشتید و کار را شروع کردید، وظایف و مسئولیت های جدید پیش خواهند آمد. باید پاسخ تماس های تلفنی را بدهید، باید نامه نگاری کنید. در هر مورد، قبل از انجام هر کاری، آن را در فهرست روزانه خود وارد کنید.

گاهی در چهارچوب زمان شما، انجام یک کار یا تقاضا به نظر اضطراری و فوری می آید. اما چیزی که شما را از دیگر کارهایتان منحرف می کند، زمانی اهمیت واقعی خود را باز می یابد که آن را بنویسید. کاری که در فهرست و در کنار دیگر وظایف و مسئولیت های شما نوشته می شود، اغلب از اهمیت چندانی برخوردار نیست.

۳- فهرست خود را به ترتیب اولویت سامان دهی کنید

وقتی فهرست برای فعالیت های روزانه خود داشته باشید، در مرحله بعد باید این فهرست را به ترتیب اولویت مرتب کنید. وقتی فهرست خود را سامان دهی کردید، از صبح تا شب، به صورت یک نقشه راهنما به موثرترین و کارآمدترین روش ممکن برای تان عمل می کند. این راهنما به شما می گوید چه باید بکنید و چه چیزی اهمیت کمتر یا بیشتری دارد. خیلی زود عادت استفاده از فهرست را به عنوان یک طرح اولیه در خود گسترش خواهید داد. قبل از انجام دادن هر کاری، آن را در فهرست نوشته و به نسبت ارزشش در مقایسه با دیگر کارها سامان دهی کنید.

۴- از هر سیستم مدیریت زمانی که دوست دارید استفاده کنید

فرقی نمی کند کارتان چیست یا در چه زمینه ای است، سیستم های مدیریت زمان دیجیتالی وجود دارند که می توانید از آن ها در کامپیوترهای شخصی خود استفاده کنید و هر بخشی از زندگی خود را با آن سامان دهی نمایید. می توانید فایل ها و اطلاعات خود را در سراسر شرکت و دنیای اطرافتان آپلود کنید یا دانلود کرده و انتقال دهید، ادغام کرده یا پاکسازی کنید یا به اشتراک بگذارید. به علاوه، سیستم های مدیریت زمان بیشماری نیز وجود دارند که انواع مختلفی از روش های دستی را برای نوشتن اهداف و برنامه ها فراهم می کنند.

هیچ فرقی نمی کند از چه سیستم یا برنامه ریز مدیریت زمانی استفاده می کنید. همه آن ها خوب هستند، این سیستم ها را کارشناسان طراحی کرده اند و همگی شامل چیزهایی است که به دو برابر و سه برابر کردن بهره وری کمک می کند. مهم ترین بخش هر سیستم برنامه ریزی زمان این است که به طور مداوم آن را به کار ببرید تا درست مثل نفس کشیدن تبدیل به عادت شود. تسلط یافتن بر سیستم مدیریت زمان نیاز به کمی زمان دارد، اما وقتی آن را یاد گرفتید و به کار بردید، فردی کارآمدتر و موثرتر خواهید شد.ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان

۵- از سیستم ۴۵ فایلی استفاده کنید

سامان دهی زمان و برنامه تان از حدود دو سال قبل از شروع کار وجود دارد، این سیستم ” ۴۵ فایل ” نام دارد. این ابزار، یک یادآور برنامه های آینده است که به شما امکان می دهد فعالیت ها و تماس های تلفنی خود را تا بیست و چهار ماه آینده برنامه ریزی کنید.

این سیستم به این شکل کار می کند:

ابتدا، جعبه ای حاوی چهل و پنج فایل و چهارده پرونده برای گذاشتن درون آن ها دریافت می کنید. چهل و پنج فایل به شکل زیر تقسیم می شوند:
سی و یک فایل برای هر روز از ماه شماره بندی می شوند. دوازده فایل برای دوازده ماه سال اختصاص می یابد. دو فایل بعدی مختص دو سال آینده است، این روش فوق العاده ای است که از طریق آن می توانید از فایل ها در کشوی میزتان استفاده کنید.

وقتی قرار ملاقاتی یا مسئولیتی برای شش ماه آینده دارید، کافی است آن ها را در فایل ماهانه بگذارید. در آغاز هر ماه تمام مسئولیت هایتان را بیرون آورده و در فایل های روزانه که از یک تا سی و یک شماره بندی شده اند قرار می دهید، هر روز فایل مربوط به آن روز را بیرون می آورید و این نقطه ی آغاز برنامه ریزی شما محسوب می شود.

راه اندازی این سیستم، تنها چند دقیقه به طول می انجامد اما تضمین می کند که هرگز یک قرار ملاقات یا کار یا تماس تلفنی را فراموش نکنید. به شما کمک می کند که بر وقت خود کنترل داشته باشید و نظم را در آینده خود اعمال نمایید.

با گوشی اسکن کنید
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

میانگین امتیاز 5٫00 از 5 با 1 رای
Loading...

نویسندگان:
ترتیب پیشنهادی بهینگی برای :

دیدگاه بگذارید

اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد

به من اطلاع بده
avatar
wpDiscuz